Szolgáltatási szerződések elszámolása:

Az elmúlt években kiadott számos új és frissített számviteli standardok között jelentős változások történtek a vállalatok szolgáltatási szerződések kezelésében. Egyrészt az új lízing elszámolási útmutató arra késztette a szervezeteket, hogy újra megvizsgálják az olyan szolgáltatási szerződéseket, amelyek lízinget tartalmazhatnak, ami bonyolultabbá teszi e megállapodások értelmezését és az azokkal kapcsolatos jelentéstételt. Másrészt az egyes szoftverszerződések elszámolására vonatkozó új szabályok tisztázzák, hogy a könyvelőknek hogyan kell megközelíteniük ezeket a megállapodásokat.

Olvasson tovább, hogy megismerje az új változásokat, és hozzáférjen a megfelelés egyszerűsítését segítő ingyenes eszközökhöz.

Szolgáltatási szerződésekbe ágyazott lízingek elszámolása

Az ASC 842, az IFRS 16 és a GASB 87 új lízingelszámolási standardok értelmében a szervezeteknek meg kell vizsgálniuk a szolgáltatási szerződéseiket (például logisztikai, biztonsági és adattárolási szerződések), és fel kell mérniük, hogy ezek a megállapodások tartalmaznak-e beágyazott lízingeket.

A beágyazott lízingek azonosítására nincsenek rövidítések. A szolgáltatási szerződések ritkán tartalmazzák a “lízing” vagy “bérlet” kifejezéseket, ami a folyamatot összetett vállalkozássá teszi, különösen azon vállalatok számára, amelyeknek nagy mennyiségű megállapodást kell értékelniük. A KPMG egyik felmérésében, amelyet abban az időszakban tettek közzé, amikor a részvénytársaságok az új standardra való áttérés időszakában, a válaszadók arról számoltak be, hogy a beágyazott bérleti szerződések azonosítása volt az áttérés egyik legnagyobb kihívása.

Azért, hogy jobban tisztázzuk, hogyan lehetnek a bérleti szerződések beágyazva a szerződésekbe, nézzünk végig egy példát.

A vállalatnak van egy biztonsági szolgáltatási szerződése az ABC Securityvel. Az ABC Security kamerákat, monitorokat és billentyűzeteket biztosít az A vállalat létesítményeihez. A szerződés kimondja, hogy az A vállalat teljes körűen használhatja az ABC Security felügyeleti berendezéseit. A szerződés felsorolja az egyes tételeket, egy azonosító számmal együtt, amelyeket e szerződéshez használnak.

A Vállalat A teljes mértékben ellenőrzi a felügyeleti berendezéseket, és lényegében az összes gazdasági hasznot megkapja a biztonsági berendezésekből. A szerződés berendezésre vonatkozó része megfelel a beágyazott lízingre vonatkozó valamennyi előírásnak:

1. A mögöttes eszközök konkrétan azonosítottak.
2. A vállalat A ellenőrzést gyakorol a mögöttes eszközök felett.
3. A vállalat A lényegében a mögöttes eszközökből származó összes gazdasági hasznot megkapja.

Ha kiindulópontot keres a szerződések értékeléséhez, a biztonsági, logisztikai és raktározási megállapodások általában tartalmaznak beágyazott bérleti szerződéseket.

A LeaseQuery egy beágyazott lízing tesztet kínál, amellyel minden egyes szerződését értékelheti a beágyazott lízingek szempontjából:

Ha olyan szerződést talál, amely lízinget tartalmaz, használja a lízingeszközök nyomon követését, hogy részletes nyilvántartást vezessen. Kifejezetten kormányzati szervezetek számára is van egy lízingeszköz-követőnk.

A szoftverlicencek az ASC 842, az IFRS 16 vagy a GASB 87 szerint szolgáltatási szerződésnek minősülnek?

A lízingelszámolás új szabályai kérdéseket vetnek fel a szoftver mint szolgáltatás (SaaS) díjakkal és szoftverlicencekkel kapcsolatos költségek kezelésével kapcsolatban. Számos szoftverszerződés biztosít a vevőknek jogot egy immateriális eszköz használatára. A “használati jog” megfogalmazás miatt zavar van abban, hogy ezek a szerződések lízingnek tekinthetők-e. A US GAAP szerint az ASC 842 egyértelműen kimondja, hogy az immateriális javak nem felelnek meg a lízing feltételeinek. A GASB 87 szintén kizárja az immateriális javakat.

Az IFRS 16 szerint az immateriális javak (és így a szoftverlicencek is) megfelelhetnek a lízing feltételeinek. Így az ilyen licencekhez kapcsolódó költségek kezelése eltér a US GAAP-tól. Az IFRS szerint beszámolót készítő vállalatok számára elengedhetetlen, hogy együttműködjenek a könyvvizsgálóikkal annak érdekében, hogy az iránymutatást helyesen értelmezzék.

A szoftver mint szolgáltatás szerződések elszámolása – mi változott

A felhőalapú szoftverek használata már a világjárvány előtt is növekedett. A COVID-19 nyomán a SaaS a munka, az iskola és még a szórakozás szempontjából is létfontosságú forrássá vált. Mivel oly sok szervezet fektet be a felhőalapú számítástechnikába, fontos, hogy tájékozódjunk az ilyen szerződések elszámolására vonatkozó útmutatásról.

A frissített útmutatás, a FASB ASC 350-40-es alfejezete, A szolgáltatási kapcsolatnak minősülő felhőalapú számítástechnikai megállapodásban felmerülő implementációs költségek ügyfél általi elszámolása (ASC 350-40) 2020. január 1-jén lépett hatályba az állami vállalatok számára. A nem nyilvános vállalatoknak a 2020. december 15. után kezdődő éves beszámolási időszakokban kell követniük az új iránymutatást.

Az ASC 350-40 kiadását megelőzően a szoftverszerződésekre kétféle számviteli kezelés létezett:

1. Szoftverlicencet tartalmazó szerződések: A szervezetek aktiválhatták a szoftverlicenc költségét és a bevezetési költségeket.
2. Kizárólag szolgáltatást tartalmazó szoftverszerződések: az iránymutatás kissé homályosabb volt.

A felhőalapú számítástechnikai szerződések esetében a vevő gyakran szolgáltatást vásárol, és nem licencet. Mivel az iránymutatás nem volt egyértelmű, gyakori volt, hogy az ilyen szerződésekkel kapcsolatos összes költséget felmerült költségként kezelték, ami ahhoz vezetett, hogy a szervezetek elmulasztották bizonyos díjak aktiválásának lehetőségét.

Az eredmény az lett, hogy a helyhez kötött szoftverek megvásárlása vonzóbb döntésnek tűnt a vállalat végeredménye szempontjából. Egy SaaS-termék megvásárlása azonban olyan messzemenő előnyökkel járhat, amelyek háttérbe szorítják az eredménykimutatással kapcsolatos aggályokat. A FASB, részben annak felismerésére, hogy a standardban lévő tisztázatlanság tisztességtelenül befolyásolja ezeket a vásárlási döntéseket, kiadta az ASC 350-40 standardot. Az új útmutató tisztázza a felhőalapú számítástechnikai megállapodások – a szoftverlicenceket tartalmazó és a szoftverlicenceket nem tartalmazó megállapodások – kezelését. Olvassa el blogunkat, amely részletesebb magyarázatot ad az új iránymutatásról, valamint egy lépésről lépésre bemutatott példát a szolgáltatási szerződések elszámolására, beleértve a naplóbejegyzéseket is.

Előfizetéses informatikai megállapodások elszámolása kormányzati szervezetek számára

A magánszervezetekhez hasonlóan a kormányzati szervezetek is nagy eltéréseket mutatnak a felhőalapú számítástechnikai szerződések elszámolásának megközelítésében. 2020-ban a GASB kiadta a 96. számú, Előfizetésen alapuló információtechnológiai megállapodások című nyilatkozatot (GASB 96), amely az első iránymutatás az állami és helyi önkormányzatok számára a szoftverszerződésekkel kapcsolatos beszámoláshoz. Az új szabályok a 2022. június 15. után kezdődő beszámolási időszakokra lépnek hatályba.

Az iránymutatás az előfizetésen alapuló információtechnológiai megállapodás (SBITA) definícióját úgy határozza meg, mint “olyan szerződés, amely egy SBITA-szállító informatikai szoftverének használati joga feletti ellenőrzést ad át, önmagában vagy tárgyi tőkeeszközökkel (az alapul szolgáló informatikai eszközökkel) kombinálva, a szerződésben meghatározottak szerint, egy bizonyos időtartamra, csere vagy csere jellegű ügylet keretében”. Annak egyszerű megállapításához, hogy az Ön szerződései megfelelnek-e a definíciónak, használja ingyenes SBITA azonosító eszközünket.

A GASB 96-ban felvázolt beszámolási követelmények tükrözik a GASB 87, a lízingekről való beszámolásra vonatkozó kormányzati útmutatóban foglaltakat. A kormányzati szervezeteknek egy használati joggal kapcsolatos előfizetési eszközt és egy megfelelő előfizetési kötelezettséget kell nyilvántartaniuk. A standard útmutatást ad a pénzkiadásokra, például a bevezetési díjakra vonatkozóan is, hogy a jövőben elkerülhetők legyenek az eltérések abban, ahogyan a kormányzati szervezetek a nem előfizetési költségekről beszámolnak.

IFRS és a felhőalapú számítástechnikai szerződések

A FASB-vel és a GASB-vel ellentétben az IASB úgy döntött, hogy nem veszi fel a munkatervébe a felhőalapú számítástechnikai szerződésekre vonatkozó új standard meghatározását. A testület értelmezési bizottsága úgy döntött, hogy az IAS 38, az IFRS 15 és az IAS 1 standardokban kínált jelenlegi útmutatás elegendő útmutatást nyújt a SaaS-szerződések kezelésére, beleértve a testreszabási és konfigurációs költségeket is. Ez egy előzetes napirendi döntés, és az Értelmezési Bizottság 2021. február 15-ig fogadja az észrevételeket.

Előre tekintve

A felhőalapú számítástechnikai megállapodások elszámolására vonatkozó FASB és GASB változások némi könnyebbséget jelenthetnek a könyvelők számára. Mivel egyre több szoftvert hosztolnak a felhőben, ezek a frissítések lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy megalapozott döntéseket hozzanak a potenciális szoftverberuházásokkal kapcsolatban anélkül, hogy a vásárlás számviteli kezelésével kapcsolatos zavarok hátráltatnák őket.

A beágyazott lízingek folyamatos kezelése viszont több lábmunkát igényel. Olyan folyamatokat kell bevezetnie, amelyek lehetővé teszik az új szerződések értékelését és a lízing és a nem lízing költségek azonosítását.

A felhőalapú számítástechnikára vonatkozó új standardok egyszerűséget és egyértelműséget kínálnak, míg a lízingekre vonatkozó standardok bonyolultabbá teszik a dolgokat. A Testületek egy kicsit adnak és egy kicsit elvesznek.