Mi az a távollétkövető?
A távollétkövető egy olyan eszköz, amely segít nyomon követni az alkalmazottak távollétét.
Ezek az eszközök többféle formában és méretben létezhetnek, többek között Excel-sablonként vagy online (felhő) rendszerként.
Az Excel-alapú távollétkövető
Az Excel-alapú távollétkövető könnyen használható, amennyiben telepítve van az Excel. Egyszerűen letöltheti a sablont, és elkezdheti hozzáadni a felhasználókat és a távolléteket.
Az Excel sablon hátrányai különösen akkor mutatkoznak meg, ha néhánynál több alkalmazottat kell kezelni.
Minden távolléti kérelemnek és lekérdezésnek a vezetőn keresztül kell érkeznie, nem lehetséges, hogy a munkavállalók a vezetővel való időpontlekérdezés nélkül tervezzék meg a távolléteiket.
A megkeresések érkezhetnek telefonhíváson, üzeneten vagy e-mailen keresztül, ami megnehezítheti a távolléti kérelmek nyomon követését.
Az egyetlen fájlban való tárolás megkönnyíti a félreállítását vagy törlését is.
Ha informatikai probléma merül fel, például fájlrongálás vagy akár egy elveszett laptop, akkor az összes távolléti információ elvesztését kockáztatja. Fontos gondoskodni arról, hogy a táblázatáról rendszeresen biztonsági mentést készítsen.
Az Excel-sablonokból hiányzik a hibák megelőzése érdekében a bemenetek érvényesítésére szolgáló funkció is.
Online távollétkövető rendszerek
Egy hosztolt (felhőalapú) rendszer sokkal jobban skálázható a néhány alkalmazottnál nagyobb létszámú vállalatok számára. Ezek a rendszerek lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy saját maguk foglalják le szabadságukat egy jóváhagyási rendszerrel, amellyel a vezetőjük könnyen jóváhagyhatja a távollétet.
A munkavállalóknak lehetőségük van arra is, hogy a rendszerben megtekinthessék saját távolléteiket. Ez csökkenti azoknak a kérdéseknek a számát, amelyeket a vezetők kapnak a munkavállaló távolléteivel kapcsolatban.
A hibák megelőzése olyan ellenőrzésekkel történik, amelyek biztosítják, hogy a munkavállalók nem foglalhatnak több távollétet, mint amennyit engedélyeznek, valamint más érvényesítésekkel együtt ez segít abban, hogy a távollétek nyomon követése gondtalan folyamat legyen.
Ezek a rendszerek azt is lehetővé teszik, hogy a vezetőség könnyen megtekinthesse a statisztikákat és számadatokat a távolléti adatokról. A könnyen hozzáférhető jelentések a közelgő munkák tervezésében és becslésében is segítenek.
Kieran Baker, Absentia alapítója