Tarkat tiedot tilojen hallinnan ja pääomasuunnittelun raportoinnissa ovat tärkeitä. Tapa, jolla johtajat esittävät nämä tiedot, on vielä tärkeämpi.
Raportin tuottamisessa ei riitä pelkkä tietojen esittäminen, vaan on olennaista sitouttaa yleisö ja kertoa kiehtova tarina siitä, mitä on saavutettu ja mitä tiimisi suunnittelee saavuttavansa tulevaisuudessa.
Tarkka raportointi on myös keino, jonka avulla voidaan määritellä seuraavat askeleet ja tarvittavat toimenpiteet. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun seuraaviin vaiheisiin liittyy taloudellisten, ohjelmallisten ja henkilöstöresurssien hankkiminen.
Kiinteistöpäällikkönä käytät päivittäin erilaisia välineitä ja järjestelmiä, kuten fyysisiä laitteita manuaalisten korjausten suorittamiseen ja tietojärjestelmiä, jotka ovat olennaisia kiinteistöjesi ja fyysisen omaisuutesi toiminnan kannalta. Laitoksen hallinnointi on prosessi, johon kuuluu oikeiden työkalujen käyttäminen oikeaan aikaan optimaalisten tulosten saavuttamiseksi.
Organisaatiosi menestyksen kannalta tärkein yksittäinen työkalu on kuitenkin raportointijärjestelmäsi. Tietojen kerääminen, hallinta ja tallentaminen on olennainen osa kiinteistönhoitoalaa. Tässä keskustelemme siitä, miksi tarkka raportointi on niin tärkeää.
1. Tuottavuuden ja tehokkuuden maksimointi
Tilojen ja fyysisen omaisuutesi toiminnallisen tuotoksen maksimointi ja samalla käyttö- ja pääomakustannusten minimointi on laitosryhmän tärkein tasapainoilutehtävä. Tämän saavuttamiseksi on erittäin hyödyllistä käyttää laitoshallintajärjestelmää, joka sisältää reaaliaikaisen raportoinnin ja tarjoaa tietojen visualisointia.
Ymmärtääksesi, kuinka tehokkaita kunnossapitokäytäntösi ovat, on mahdollista mitata tiimisi valmiita työmääräyksiä suhteessa jätettyjen työmääräysten kokonaismäärään. Tämä yksinkertainen tietokokonaisuus valaisee, ovatko kunnossapitotoimintasi tehokkaita vai onko tiimisi jumiutunut liian suureen ruuhkaan.
Opi parantamaan ennaltaehkäisevää kunnossapito-ohjelmaasi >
Se voi myös paljastaa, kuinka nopeasti nämä korjaukset suoritetaan. Tämä on helppo tapa hallita seisokkiaikoja ja parantaa tuottavuutta. Tilojenhallintaohjelmiston avulla kerätyt tiedot ovat avainasemassa, kun tunnistetaan nopeasti mahdolliset toiminnalliset heikkoudet ja korjataan ne hyvissä ajoin ennen kuin niistä tulee ongelma.
2. Hanki hankkeillesi rahoitusta
Yleisesti tilojenhoitajat ovat riippuvaisia rakennusten ylläpitäjistä ja talousosastoista, kun he määrittelevät asioita, kuten toimintabudjetteja tai tulevia pääomamenoja. Tämä tarkoittaa, että jokaisen kiinteistöpäällikön tulisi olla asiantuntija käyttökelpoisten toimintatietojen poimimisessa ja niiden käyttämisessä tehokkuuden osoittamiseen.
Oikeitten mittareiden määrittäminen ja pääomasijoitushankkeiden selittäminen oikeilla rahoitusanalyysin termeillä on kriittisen tärkeää, jotta varmistetaan, että hankkeet saavat rahoitusta ja hyväksynnän. Ilman oikeita taloudellisia malleja voi olla vaikeaa selittää tarkasti talouden sidosryhmille, miksi tietyt hankkeet on rahoitettava.
Oppaa lisää omaisuuden hallinnasta ja pääomasuunnittelusta Intellisin avulla >
Voidaksesi menestyksekkäästi myydä pääomankorjaushankkeesi on tärkeää esittää vakuuttava liiketoiminta-asiakirja, jonka tukena on älykästä tietoa. On ratkaisevan tärkeää, että kiinteistöpäälliköt ymmärtävät toiminnan käytännön näkökohtien lisäksi myös sen taloudellisen perustan.
Kiinteistöhallintajärjestelmä, jossa on vankat tiedonkeruuominaisuudet, auttaa sinua osoittamaan kiinteistösi sijoitetun pääoman tuoton, omaisuuden tuoton ja oman pääoman tuoton – joihin kaikkiin vaikuttaa se, miten rakennusta käytetään.
FOUNDATION.Plansin kaltaisen tilojenhallintajärjestelmän avulla on helppo muuntaa visiosi toiminnallisiksi tavoitteiksi ja yhdistää pääomahankesuunnitelmasi yksilölliseen suorituskykyyn, strategiseen suunnitteluun ja korostaa samalla tuloksia jatkuvaa parantamista varten.
3. Varmista tulevaisuus data-analytiikan avulla
Rakennukset ja infrastruktuuri alkavat rapistua heti, kun ne otetaan käyttöön. Rakennusten ikääntyessä ne käyvät läpi rappeutumisprosessin, joka voidaan luokitella viiteen elinkaaren vaiheeseen, jotka korreloivat omaisuuden uudistamisen kanssa:
- Varhuus: alle 1 vuosi
- Lapsuus: 1-16 vuotta
- Nuoruus: 17-29 vuotta
- Aikuisuus: 30-49 vuotta
- Vanhuus: 50+ vuotta
Kiinteistöpäälliköiden on tärkeää tietää, milloin suuremmat korjaus- ja kunnossapitokysymykset alkavat kussakin näistä vaiheista. Pääomasuunnittelun tehokkuutta on mahdollista parantaa huomattavasti keräämällä tietoja laitteiden elinkaaresta, korjausaikatauluista verrattuna alan standardeihin ja vertailuarvoihin.
Kaikki nämä tekijät voivat vaikuttaa siihen, milloin sinun on säästettävä rahaa suurempaa peruskorjausta tai uusimista varten. Tämä tekee suunnitteluprosessista paljon sujuvamman ja auttaa osastoa pysymään aikataulussa.
Tiedot ovat avainasemassa auttaessaan laitosjohtajia määrittämään parhaan lähestymistavan, jolla esimiehiä ja teknikkoja voidaan motivoida pysymään hyvin toimivan ennaltaehkäisevän kunnossapito-ohjelman tiellä.
Yksi FOUNDATIONin parhaista ominaisuuksista on se, että se on pilvipohjainen tiedonkeruujärjestelmä, jonka avulla voidaan päivittää fyysisen omaisuuden tietoja reaaliajassa tai jopa liikkeellä ollessaan.
Lue oppaamme mobiiliteknologiasta kiinteistöpäälliköille >
Mobiilidatankeruuteknologia antaa kiinteistöpäälliköille mahdollisuuksia monin tavoin, kuten työprosessien kulun hallinnassa, fyysisen omaisuuden seurannassa ja kiinteistöjen tilojen valvonnassa. Mobiiliteknologia auttaa kiinteistöpäälliköitä kommunikoimaan, tekemään yhteistyötä ja hallitsemaan työmäärää tehokkaammin.