17 suggerimenti per migliorare immediatamente la collaborazione tra le squadre

“LE PERSONE SONO il vostro prodotto più importante. Usatele per migliorare continuamente la vostra organizzazione”, dice Chuck Intrieri, consulente di gestione di Supply Chain. Questo è esattamente ciò che fa la collaborazione tra team. Spinge al miglioramento continuo all’interno dell’organizzazione, riduce i costi e permette l’agilità e la risoluzione creativa dei problemi. Soprattutto – mantiene tutti allineati con gli obiettivi generali dell’azienda.

Ma la collaborazione tra team non avviene per caso – richiede tempo e impegno. Purtroppo, è più facile trovare esempi di team interfunzionali che non funzionano. La ricerca ha dimostrato che su 95 team in 25 aziende leader, il 75% dei team interfunzionali sono disfunzionali.

“I team interfunzionali spesso falliscono perché l’organizzazione manca di un approccio sistemico. I team sono danneggiati da una governance poco chiara, da una mancanza di responsabilità, da obiettivi che mancano di specificità e dal fallimento delle organizzazioni nel dare priorità al successo dei progetti interfunzionali.”
– Benham Tabrizi, Stanford University

In passato, l’unico momento in cui il dipartimento IT e quelli delle operazioni aziendali potevano interagire era alla festa annuale dell’ufficio. Ma oggi è una storia diversa, dato che più aziende incoraggiano – o addirittura richiedono – la collaborazione interfunzionale.

“Prima, queste funzioni erano gestite come silos. Ma il business è diventato più complesso e le organizzazioni continuano a investire in tecnologia per prendere decisioni strategiche. Qualche anno fa non era necessario lavorare insieme – ora è essenziale.”
– Tim Hird, direttore esecutivo di Robert Half Management Resources

La collaborazione di successo richiede fiducia. È già abbastanza difficile stabilire quel legame di fiducia quando qualcuno lavora nella stessa stanza con te. Questa sfida diventa sempre più difficile quando si hanno team che collaborano da dipartimenti diversi.

A Scoro, abbiamo team che lavorano in tutto il mondo. Il più delle volte, questa è una grande cosa. Quando i team collaborano, possiamo applicare una prospettiva globale al nostro lavoro. Tuttavia, la distanza crea alcuni ostacoli. Questi ostacoli aiutano i tuoi team a crescere, ma solo se li affronti in modo appropriato.

Per iniziare a vedere i benefici della collaborazione tra team, usa questi 17 consigli per iniziare e continuare.

Standardizza i tuoi processi

Imposta un posto coerente e centrale per documentare le riunioni e i file importanti. Assicurati che questa sia una fonte online in tempo reale, così non dovrai preoccuparti di gestire più versioni di informazioni.

La standardizzazione dei processi richiede tempo e uno sforzo continuo da sostenere. Può essere facile per il personale ricadere nei vecchi modi di fare le cose.

La comunicazione automatizzata per gli aggiornamenti regolari è un modo eccellente di stabilire pratiche standard. Per esempio, in Scoro abbiamo automatizzato il processo di distribuzione delle note delle riunioni al team. Dopo ogni riunione, il documento contenente le note della riunione del prodotto viene automaticamente inviato per e-mail a tutte le parti interessate con le indicazioni su come inviare le idee future al team. Questo fa risparmiare al team di prodotto innumerevoli ore ogni mese e assicura che tutti siano sempre sulla stessa pagina.

L’automazione dei servizi professionali (PSA) non si ferma alla comunicazione. Utilizza un processo automatizzato per migliorare il flusso di lavoro complessivo dell’organizzazione. La PSA consiste nell’integrare le applicazioni, ristrutturare le risorse di lavoro e utilizzare le applicazioni software in tutta l’organizzazione.

Per esempio, Zapier collega i vostri strumenti online in modo che possano condividere i dati. Questo aiuta a costruire i processi più velocemente e a fare di più – senza bisogno di codice.

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Sfida le tradizioni

È sempre difficile correggere il proprio lavoro, quindi un nuovo set di occhi può essere un’enorme opportunità per trovare errori e modi per migliorare. La collaborazione tra team crea un ambiente in cui “il modo in cui abbiamo sempre fatto” può essere messo in discussione e considerato da una nuova prospettiva.

La collaborazione fatta bene non significa solo lavorare a stretto contatto e imparare gli uni dagli altri – ma andare a caccia di nuove idee e ideali. I grandi team sanno come collaborare non solo tra di loro, ma anche con altri team.

Stare in cima alle cose in tempo reale

Non programmare troppo le riunioni o inviare costantemente e-mail. Usa la tecnologia come il software di gestione aziendale per gestire la squadra, condividere il feedback e monitorare i risultati.

Scoro permette di creare un cruscotto di squadra in tempo reale a cui tutti possono accedere. È possibile aggiungere grafici, diagrammi, metriche visive e indicatori di prestazioni chiave (KPI) al dashboard. I KPI forniscono una rapida panoramica sul fatto che la squadra stia raggiungendo i suoi obiettivi, portando a un processo decisionale più informato.

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Scambio di membri del team

Se il tuo team di vendita sta avendo una riunione, porta uno sviluppatore, copywriter o marketer. L’intersezione di diversi team da luoghi diversi aiuterà a facilitare una migliore comprensione tra uffici e dipartimenti.

Potrebbero portare una nuova prospettiva che non avevi nemmeno considerato. Nel peggiore dei casi: torneranno al loro team con una migliore comprensione di ciò che il reparto vendite fa tutto il giorno, e condivideranno questa conoscenza con il loro team.

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Utilizza i social media nel modo autentico

Molte aziende sembrano aver perso l’idea originale dietro i social media. È un ottimo strumento per costruire il tuo marchio e promuovere il tuo prodotto, ma nessuno vuole essere su una piattaforma che è piena solo di marketer che si mandano link tracciati a vicenda.

Lo scopo dei social media è quello di connettersi. Incoraggia il tuo team ad essere attivo sui tuoi canali – crea un gruppo privato su Facebook o un account Instagram del team. Questo aiuterà a unire la vostra azienda attraverso gli uffici e potrebbe essere una delle uniche opportunità che hanno per esplorare le loro vite al di fuori dell’ufficio.

Potreste dover prendere l’iniziativa per far partire questi canali interni, ma possono essere un grande richiamo morale se l’idea decolla. Aiuterà anche a guidare l’impegno sui canali sociali pubblici dell’azienda – i tuoi dipendenti sono una delle più grandi risorse che hai per aumentare questa metrica.

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Misura l’impatto

Le persone vogliono sapere che i loro sforzi stanno facendo la differenza – mostrare loro i risultati li renderà più interessati a continuare lo sforzo. Crea slancio e assicura la sostenibilità dei team.

Su una scala più ampia, misurare l’impatto di ogni team in un unico sistema aiuta a capire veramente il ROI dell’intero business e migliora la trasparenza nell’organizzazione.

Misurare i KPI e le metriche aiuta a capire i possibili ritorni:

● Il ROI operativo aiuta a valutare come la collaborazione elimina o evita i costi associati alla gestione del business. Potresti tagliare i costi di viaggio, ridurre le esigenze di infrastruttura, abbassare i costi di banda o di energia, risparmiare sullo spazio dell’ufficio e così via.

● Il ROI di produttività si riferisce a processi più efficienti, a un processo decisionale accelerato e a tempi di ciclo ridotti.

● Il ROI strategico può essere il più difficile da misurare, ma forse il più trasformativo. Questo tipo di ROI si verifica quando la collaborazione permette alla vostra azienda di fare un enorme balzo in avanti in aree come il miglioramento della soddisfazione e della fedeltà dei clienti, l’accelerazione dell’innovazione, l’introduzione di nuovi modelli di business o l’ingresso in nuovi mercati.

Identificare i problemi esistenti

A prima vista, il lavoro di squadra interfunzionale sembra un processo facile da implementare.

Basta mettere insieme un gruppo di persone da diverse parti dell’organizzazione che hanno qualcosa da contribuire sull’argomento e accadranno buone cose. Mentre sembra brillante in teoria, come molte buone teorie sul comportamento del gruppo, quando viene testato sul campo, emergono degli ostacoli.

Capire alcune delle sfide affrontate dai team interfunzionali è il primo passo per farli funzionare. Fate una lista dei problemi che sorgono. Per esempio, le aspettative del team e gli obiettivi aziendali potrebbero non essere soddisfatti a causa di una mancanza di comunicazione. Oppure i diversi dipartimenti si affidano a tecnologie diverse per la gestione delle informazioni, il che ostacola il progresso dei team interfunzionali e rende inutilmente difficile lavorare insieme.

I team interfunzionali hanno troppo potenziale per lasciarli deragliare da questi problemi evitabili. I manager che riescono a trovare il modo di aggirare questi ostacoli saranno ricompensati con team che realizzano il loro scopo e raggiungono un impatto misurabile.

Fissare gli obiettivi

Gestire un progetto di qualsiasi tipo richiede una forte leadership e sapere esattamente dove il team è diretto. Un obiettivo chiaro è particolarmente importante quando si tratta di stabilire le condizioni per una collaborazione di successo sul posto di lavoro. Iniziare un progetto dichiarando le sfide condivise che l’azienda sta affrontando e raccogliere input da tutti i team coinvolti.

Una volta che tutti si sono accordati su quali problemi hanno bisogno di una soluzione, il passo successivo è stabilire gli obiettivi della collaborazione e gli obiettivi per arrivarci.

Gli obiettivi dovrebbero essere direttamente collegati ai problemi e agli obiettivi aziendali su larga scala. Impostare un numero ragionevole di obiettivi per problema – limitare il numero di questi obiettivi rende il progetto più gestibile e meno opprimente.

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Consolidare la tecnologia

I membri del team spesso usano una varietà di strumenti per svolgere il loro lavoro, il che può far perdere tempo e impedire una reale collaborazione. I rappresentanti delle vendite, per esempio, possono usare CRM per tracciare le attività, mentre il team di sviluppo usa un’applicazione di ticketing completamente diversa. Mentre ha senso che ogni dipartimento usi l’automazione migliore per la sua funzione principale, questo può ostacolare il lavoro di squadra interfunzionale.

Ovviamente, usiamo Scoro per gestire il nostro lavoro. Tutti i nostri team e reparti sono nel sistema in modo che tutto possa essere gestito e visualizzato da un luogo centrale. Tutti i dati sono visualizzati in tempo reale, e questo rende la nostra comunicazione tra i team un gioco da ragazzi.

Consolidando gli strumenti e facendo in modo che tutti usino gli stessi, non solo migliorerete la comunicazione, ma semplificherete anche la logistica e l’allocazione delle risorse.

Stabilire una cultura della collaborazione

La cultura della collaborazione consiste nel creare un ambiente in cui la collaborazione è apprezzata e premiata. Alcuni manager vedono la collaborazione come un “bello da avere” che interferisce con i processi fondamentali e la produttività. Ma i manager intelligenti sanno che questo è un atteggiamento miope.

Attraverso il lavoro di squadra e la collaborazione, i dipendenti sono in grado di trarre vantaggio dalla base di conoscenza collettiva dell’organizzazione, approfittando di un pool di competenze molto più ampio di quanto sarebbe altrimenti disponibile per loro. Questo permette all’organizzazione di evitare la sovrapposizione del lavoro e la reinvenzione, accelerando la risoluzione dei problemi e l’innovazione.

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Non programmare troppo le riunioni

Quando si lavora con team grandi e dispersi, può essere necessario molto tempo perché gli orari di tutti si allineino per una riunione. Le riunioni sottraggono anche tempo al vostro team per lavorare sul loro lavoro regolare, il che è frustrante per loro. Per queste ragioni, è importante limitare il numero di riunioni in qualsiasi sforzo di collaborazione interfunzionale, usando il tempo saggiamente.

Quando è necessario incontrarsi, ci dovrebbe essere un ordine del giorno rigoroso e un metodo ben definito per documentare le attività di follow-up.

Dave Gilboa, il co-fondatore dell’azienda da 1. 2 miliardi di dollari Warby Parker, ha condiviso un metodo di lavoro per il team.2 miliardi di dollari Warby Parker ha condiviso una tecnica per ottenere il massimo dalle riunioni e filtrare l’inefficienza:

“Alla fine di ogni settimana, cerco di guardare il mio calendario e rivedere tutte le riunioni che ho avuto quella settimana e valutarle zero, uno o due. Zero significa che è stato un pessimo uso del tempo e, se dovessi rifarlo, non avrei partecipato a quella riunione. Due è un ottimo uso del tempo – voglio passare più tempo in questo tipo di riunioni. E uno è una via di mezzo. E poi mi metterò in contatto con la mia assistente e mi assicurerò che capisca quali di queste riunioni voglio di più e quali potrebbero essere filtrate in modo che, si spera, con il tempo il mio programma diventi sempre più produttivo.”

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Stabilire dei leader

Ogni squadra ha bisogno di un leader che assicuri la responsabilità e offra un feedback ad ogni membro della squadra. Il leader può anche fungere da collegamento tra i team e la direzione.

In una collaborazione efficace tra team, ogni persona coinvolta sa esattamente cosa ci si aspetta da lui. Il leader fornisce la linea temporale e la guida per mettere le persone in pista. Allo stesso tempo, i buoni project manager si rendono conto che le condizioni possono cambiare e che i conflitti si verificano. Avere la flessibilità di modificare i piani quando arriva un’idea migliore porta a processi più efficienti nel lungo periodo.

Equilibrio tra collaborazione e concentrazione

Per far collaborare le persone, molte aziende stanno abbracciando la pianta dell’ufficio aperto. Ci sono molti vantaggi in questo stile di ufficio, in primo luogo l’apertura e la trasparenza promossa tra colleghi e dipartimenti. È più facile lavorare insieme quando si hanno stanze aperte dove la collaborazione può avvenire spontaneamente.

Uno studio del MIT ha affermato che i ricercatori sono stati in grado di prevedere il 35% delle prestazioni di un team semplicemente misurando il numero e la qualità delle interazioni faccia a faccia. Tuttavia, uno studio di Gensler ha scoperto che il 69% dei lavoratori sono insoddisfatti dei livelli di rumore dei loro posti di lavoro.

La conclusione: è necessario dare ai vostri dipendenti un equilibrio – spazio per concentrarsi e respirare, fornendo anche spazi aperti per la collaborazione. Assicuratevi che il design del vostro ufficio porti armonia tra il lavorare da soli e mettere insieme i vostri migliori cervelli.

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Seleziona i giusti membri del team

Le aziende stanno trovando sempre più difficile differenziarsi dalla concorrenza. Quelle che hanno tirato avanti hanno imparato che mettere le persone giuste nei lavori giusti facendo le cose giuste crea un’opportunità che altrimenti non esisterebbe.

Il problema con i team è che possono fare o rompere il tuo progetto. C’è una ragione per cui i VC intelligenti continuano a dire al mondo che investono prima nei team e poi nelle idee.

La collaborazione funziona meglio quando i membri del team hanno competenze complementari necessarie per completare il progetto. Importante quanto le competenze – sono le personalità. I team funzionano quando le persone giuste lavorano insieme.

Altrettanto importante per mantenere il giusto mix in un team è rimuovere le persone che non dovrebbero far parte del team – o perché il loro lavoro non è allineato con gli sforzi del team o perché stanno in qualche modo ostacolando il lavoro del team.

Favorire la creatività

Le tue persone migliori sono risolutori di problemi creativi – quindi aiutale a liberarsi e ascoltale. Fate della creatività un punto focale della vostra cultura aziendale incoraggiando i dipendenti a coltivare le idee, specialmente in un ambiente collaborativo. Organizza sessioni regolari di brainstorming e coinvolgi tutti.

Vediamo aziende come Google che istituiscono la politica del 20 per cento in cui gli sviluppatori di Google sono incoraggiati a spendere il 20 per cento delle loro ore di lavoro in progetti collaterali. È stato un tentativo di dare ai dipendenti il tempo e lo spazio per pensare in modo innovativo. In effetti, la politica funziona bene, con alcuni dei migliori prodotti di Google (ad esempio Google News) originati dal programma.

Ricorda di lasciare sempre la porta aperta per le grandi idee, non importa da quale sezione dell’azienda l’idea proviene.

Regalare la collaborazione

La gente risponde al rinforzo positivo – quindi premia i comportamenti che vuoi vedere di più. C’è qualcosa da imparare da ogni progetto, anche da uno fallito. Imparate dagli errori e dai guadagni, e usate queste lezioni per costruire squadre più forti e un più alto tasso di successo dei progetti.

Tutte le altre strategie possono essere minate se i dipendenti di tutta l’organizzazione non vengono riconosciuti per il loro sforzo di squadra. Non è raro trovare incentivi che si basano solo sugli obiettivi di un dipartimento.

Per migliorare la collaborazione interfunzionale, è importante fissare obiettivi che migliorino il sistema complessivo, non solo un pezzo di esso.

Sperimenta diverse tecniche

Prova cose nuove. Ogni squadra e organizzazione è diversa – quello che funziona per gli altri potrebbe non funzionare per voi. Non abbiate paura di provare una nuova strategia. La maggior parte dei cambiamenti avrà almeno un effetto positivo a breve termine sui vostri team, specialmente se l’idea è venuta dall’interno.

La collaborazione tra team richiede tempo e sforzo, ma è piena di ricompense. I team che fanno della collaborazione una priorità, aiutano a spianare la strada per una più agevole integrazione di nuovi sistemi e processi.