4.1 Monitoraggio e controllo dei rischi
Il monitoraggio e il controllo continuo dei rischi del progetto assicurano che la strategia di risposta al rischio e il piano d’azione per il trattamento del rischio siano implementati e portati avanti in modo efficace. Di solito le revisioni dei rischi sono incluse nell’agenda regolare delle riunioni di gestione del progetto e utilizzate nella maggior parte delle fasi e delle pietre miliari del progetto. Le revisioni dei rischi facilitano una migliore gestione del cambiamento e il miglioramento continuo.
Il processo di controllo e monitoraggio dei rischi include i seguenti strumenti e tecniche: rivalutazione dei rischi, audit dei rischi, misurazione delle prestazioni tecniche, analisi delle riserve, riunioni di stato. L’input principale per il processo di controllo e monitoraggio dei rischi è la watch list dei rischi prioritari che sono stati identificati per le azioni di risposta e trattamento dei rischi. La watch list dei rischi è usata come criterio per rivedere i dati di performance del lavoro, incluso lo stato dei deliverable, i costi sostenuti e l’avanzamento del programma del progetto.
Il processo di controllo e monitoraggio dei rischi fornisce l’assicurazione che i controlli e le procedure appropriate per la gestione dei rischi siano chiaramente compresi e seguiti rigorosamente. Il processo permette di determinare se:
- Le azioni di trattamento adottate hanno portato a ciò che è stato effettivamente pianificato.
- Tutte le informazioni sulle procedure di gestione dei rischi erano appropriate.
- Sono state raggiunte conoscenze migliorate e utilizzate per identificare quali lezioni potrebbero essere apprese per la misurazione e la gestione dei rischi per progetti futuri.
Il processo di controllo e monitoraggio dei rischi si traduce nella generazione di revisioni del registro dei rischi e nell’integrazione di nuovi elementi di azione per il processo di trattamento dei rischi.
4.2 Segnalazione e comunicazione dei rischi
La comunicazione con gli stakeholder del progetto per mezzo di rapporti sui rischi del progetto può essere una forza motrice critica che permette di intraprendere un’adeguata gestione dei rischi e raggiungere i risultati del progetto secondo le aspettative. La comunicazione e il reporting dei rischi aiutano il project manager, il proprietario del progetto e il cliente a capire i rischi, le opportunità e i compromessi esistenti. Lo scopo della comunicazione del rischio e del reporting è di assicurare che tutte le parti siano pienamente informate dei rischi esistenti evitando spiacevoli sorprese e azioni non autorizzate. Il project manager insieme al team di progetto e al risk owner crea report e comunica con le parti interessate al fine di mantenere la coerenza delle azioni di gestione del rischio e delle ipotesi sottostanti.
Un risk report è un riassunto dei rischi e delle opportunità del progetto, lo stato più recente delle azioni di trattamento e un’indicazione delle tendenze nell’incidenza dei rischi. I seguenti elementi servono come base per generare rapporti sullo stato dei rischi del progetto:
- Il registro dei rischi e il piano d’azione di supporto per il trattamento dei rischi
- Revisioni dei dati di performance del lavoro
- Progresso la schedulazione del progetto
- Stato dei deliverable del progetto prodotti
I rapporti sui rischi sono solitamente presentati al senior management su base regolare o come richiesto. Il reporting dei rischi del progetto è una parte del reporting standard della gestione del progetto.