Tenere traccia delle spese di viaggio può essere difficile. Con ricevute cartacee, ricevute via e-mail e a volte senza ricevute, è importante essere organizzati sia per chi viaggia per lavoro che per piacere.
Fortunatamente, per coloro che non sono i migliori ad avere un buon controllo delle loro spese, ci sono molte app che possono semplificare la vita. Queste app aiutano con le note spese, a fini di bilancio, la preparazione delle tasse e la divisione delle spese tra amici.
Con qualcosa per tutti, ecco le migliori app per aiutarti a tenere traccia delle tue spese.
TrabeePocket
TrabeePocket è un’applicazione semplice che ti permette di tenere traccia delle tue spese per un determinato viaggio. Prima ancora di iniziare il viaggio è possibile aggiungere tutte le spese prepagate alla scheda “preparazione”. Questo vi permette di tenere conto dei vostri voli e di qualsiasi tour che potreste aver prenotato in anticipo. Una volta che il tuo viaggio inizia, puoi facilmente aggiungere tutte le spese di viaggio aggiuntive. Puoi classificare le tue spese in otto diverse categorie, ma con la versione a pagamento, puoi aggiungere tutte le categorie aggiuntive che vuoi se hai delle spese molto specifiche di cui vuoi tenere traccia. La versione gratuita ti permette anche di tenere traccia di una sola valuta per viaggio, ma la versione a pagamento ti permette di tenere traccia di più valute in un file di viaggio.
Non solo TrabeePocket servirà come luogo per archiviare le tue spese, ma ti aiuta anche sul fronte del bilancio. È possibile impostare un budget mensile e avere la traccia delle vostre spese rispetto a quel numero complessivo. Se stai guadagnando un reddito durante il tuo viaggio, puoi anche inserire il reddito in una specifica spesa di viaggio.
Una caratteristica pulita di questa applicazione è che puoi scattare foto e legarle a una spesa specifica. Questo è grande per il viaggiatore zaino in spalla o la famiglia che vuole ricordare esattamente ciò che la spesa è stata utilizzata per, o per tenere traccia dei suggerimenti di viaggio. I viaggiatori d’affari possono anche utilizzare questa funzione scattando una foto di una ricevuta se è necessaria per una relazione sulle spese aziendali.
Costo: Gratuito; La versione aggiornata è di $1.99 e include alcune opzioni aggiuntive (cioè, valute multiple, categorie aggiuntive, visualizzare ed esportare la nota spese)
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Trail Wallet
Trail Wallet è molto simile a TrabeePocket, ma purtroppo non è disponibile per gli utenti Android. Con questa app, puoi aggiungere tutte le categorie che vuoi per separare le spese e tutto è codificato a colori per rendere l’app più visivamente attraente. (A differenza di TrabeePocket, non è necessario pagare per una versione aggiornata per aggiungere più categorie).
Quando inserisci le tue spese di viaggio, le legherai sia a un viaggio che a una data. Questo ti permette di visualizzare le tue spese nella vista Mese o nella vista Viaggio. Puoi anche distribuire le spese su più date in modo da poter vedere le tue spese giornaliere per un certo viaggio. Questo è utile se hai un budget giornaliero per assicurarti di non superare l’importo che puoi spendere in un particolare giorno.
Una bella caratteristica di questa applicazione è che puoi aggiungere tutte le valute che vuoi per un certo viaggio. Questo è utile se stai pagando in più valute – per esempio, i costi di volo e hotel in USD, ma le spese di cibo in euro.
Questa app si rivolge più verso viaggi individuali o familiari in quanto non è possibile invitare gli amici ad aggiungere spese. È possibile, tuttavia, scattare foto di ricevute e legarle a una specifica spesa, e poi esportare le immagini – perfetto per conservare tutte le ricevute o per chi viaggia per affari per scopi di spesa.
Costo: Gratuito per le prime 25 voci di spesa aggiunte a un singolo viaggio; la versione aggiornata costa 4,99 dollari e permette di inserire un numero illimitato di spese per viaggio.
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Concur
Concur è uno dei migliori programmi di spesa per viaggi di lavoro. Questa app è sicuramente più coinvolta rispetto ad altre della lista, ma ha tutte le campane e i fischietti per mantenere le vostre spese completamente organizzate. Se lavorate per una grande azienda, potreste già scoprire che questa è l’applicazione necessaria da usare per le vostre spese aziendali.
Le spese dalle carte di credito aziendali saranno caricate automaticamente e potrete anche aggiungere manualmente le spese vive. Per le spese inserite manualmente, i dipendenti possono scattare una foto della loro ricevuta che sarà inclusa nella loro relazione di spesa. Per i viaggiatori d’affari con molte ricevute cartacee durante la settimana, questa applicazione aiuta a garantire che tutte le spese siano rimborsate correttamente.
Se si gestisce una piccola impresa, questa è una grande piattaforma per voi e i vostri dipendenti da utilizzare in quanto consente di gestire le spese e preparare le note spese. Quando lavoravo per una grande società di consulenza, ho usato questo programma su base settimanale. Essere in grado di tenere traccia delle mie spese di lavoro per assicurarmi di essere rimborsato con ogni importo pagato di tasca mia è stato enorme. Per i viaggiatori solitari e di gruppo, questa non è l’applicazione che suggerisco di utilizzare in quanto non c’è bisogno di pagare il canone mensile come ci sono molte altre applicazioni gratuite disponibili.
Costo: Il costo dipende dal numero di utenti e dal tipo di account.
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Tripcoin
Tripcoin è un’app molto semplice da usare che terrà traccia di tutte le tue spese per un determinato viaggio. È possibile legare ogni spesa ad una categoria specifica, inserire una città e una data e ora definite. Puoi anche includere note e uno screenshot per tenere meglio traccia di ogni acquisto che fai.
Questa app ha una capacità di filtro molto piacevole, dove puoi guardare le spese tra una certa data, entro una certa categoria, un tipo di metodo di pagamento o entro un particolare paese. C’è anche un convertitore di valuta in tempo reale o è possibile impostare tassi di cambio personalizzati, se necessario.
Meglio di tutto, è possibile eseguire automaticamente il backup di tutti i dati attivando l’integrazione con Dropbox. Con molte delle altre applicazioni qui elencate, se perdi il tuo telefono o se i tuoi dati vengono cancellati, perderai tutte le spese inserite. Se questo accade, con questa specifica app, tutte le tue spese vengono salvate e possono essere reimportate.
Purtroppo, questa app è disponibile solo per utenti iPhone.
Costo: Gratis
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SplitWise
SplitWise è una delle mie preferite e un’applicazione che uso da anni. Se viaggiate in gruppo, questa è l’app che fa per voi. La caratteristica migliore, e unica, è che è possibile avere amici o membri della famiglia che si uniscono a un gruppo e tutti possono inserire tutte le spese sostenute per il viaggio comune. L’applicazione poi elencherà le spese e dirà a ciascuno quanto deve per rendere le cose uguali. È anche possibile designare quali spese devono essere divise tra alcuni individui. Come la maggior parte delle altre app, si può anche prendere includere una foto e note per ogni spesa inserita.
Ho usato l’app per viaggi di amici e fratelli, compresi gli addii al nubilato, viaggi di gruppo sugli sci e anche solo gite di un giorno. A parte le spese di viaggio, puoi anche usarla per dividere le spese tra coinquilini o solo gli acquisti quotidiani con gli amici.
Costo: Gratuito; La versione aggiornata è di $2.99/mese ($29.99/anno) che include la scansione delle ricevute, la conversione della valuta e altro ancora.
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Tricount
Tricount è un’app semplice, ma una grande scelta per i viaggi di gruppo. Funziona in modo molto simile a SplitWise, dove puoi dividere le spese tra più viaggiatori del tuo gruppo. Ognuno può aggiungere le proprie spese e designare l’importo specifico (o la percentuale) per ogni individuo del gruppo. Alla fine del viaggio, riceverai una ripartizione di ciò che ognuno deve all’altro.
L’app supporta più valute e ti permette di scattare foto di immagini o ricevute per accompagnare ogni spesa inserita.
Costo: Gratuito; La versione aggiornata è di $0.99 e ti permette di avere un’esperienza senza pubblicità.
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Foreceipt
Se tenere traccia delle ricevute è in cima alla tua lista di priorità, allora l’app Foreceipt sarà perfetta per le tue esigenze. È possibile allegare una ricevuta con tutte le spese inserite e tutte le immagini saranno automaticamente salvate sul tuo account Google Drive. Inoltre, tutte le ricevute e-mail possono essere tracciate anche inoltrandole direttamente all’indirizzo e-mail di Foreceipt e includendo il tuo ID unico.
Altre caratteristiche includono la capacità di caricare in batch le transazioni bancarie e di scaricare i rapporti excel per la dichiarazione dei redditi – perfetto per coloro che hanno bisogno di cancellare le spese di viaggio.
Nell’app, Foreceipt ti permette di inserire il tuo reddito, le bollette e le spese di viaggio per tenere traccia del tuo budget complessivo. È anche possibile legare tutte le spese di viaggio a una delle molte categorie pre-popolate.
Con queste capacità più coinvolte, i viaggiatori d’affari e coloro che possiedono piccole imprese probabilmente troveranno questa applicazione più utile che i viaggiatori solitari o di gruppo.
Costo: Gratuito; La versione aggiornata è di $3.99/mese ($38.99/anno) e include più scansioni di ricevute al mese, ricevute e-mail e rapporti di spesa.
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Expensify
Expensify si rivolge a viaggiatori individuali e di gruppo che viaggiano principalmente per lavoro. Questa app ti permette di completare tutti i compiti semplici come documentare le tue spese e scattare una foto della tua ricevuta, ma va un passo avanti dove puoi presentare le tue spese al tuo manager o commercialista (o davvero chi vuoi).
Per coloro che hanno bisogno di tenere traccia del chilometraggio percorso, questa app ti permette non solo di inserire manualmente le tue informazioni ma ha anche una calcolatrice GPS che puoi attivare per tenere traccia della tua distanza. È anche possibile inserire il tempo lavorato, che aiuta coloro che hanno bisogno di tenere traccia delle ore fatturabili.
L’applicazione dispone anche di più di un posto per presentare le vostre spese, in quanto è possibile tenere traccia delle operazioni aziendali e anche impostare le politiche di spesa.
Sul fronte del benessere, Expensify donerà anche $2 per ogni $1.000 in spese a Expensify.org. Queste donazioni sono date a una vasta gamma di campagne per aiutare le organizzazioni di tutto il mondo.
Costo: Gratuito fino a cinque scansioni al mese; La versione aggiornata è di $4.99/mese per utente che ti dà scansioni illimitate e capacità automatiche aggiuntive.
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Bottom Line
Con molte applicazioni per tenere traccia delle tue spese, aiuta a trovarne una che si adatti alle tue esigenze. Che tu stia viaggiando per affari o per piacere, con un gruppo o da solo, ci sono molte app là fuori che funzionano bene a seconda delle tue esigenze.
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