Acadian e Interact collaborano per coltivare una cultura collaborativa, favorire l’esperienza sociale e colmare il divario tra i dipendenti dispersi attraverso la loro intranet, ‘Acadian Central’.
“Interact ci ha permesso di trasmettere rapidamente informazioni a tutti i nostri dipendenti in tutto il paese. Mi ha anche aiutato a conoscere personalmente i nostri dipendenti molto meglio. Posso vedere le loro facce, conoscere i loro interessi e hobby, vedere i loro risultati lavorativi, e in generale mi sento molto più connesso alla nostra forza lavoro. La nostra azienda può essere di 4.000 persone, ma mi sento come se fossimo una grande famiglia, in gran parte grazie a questa Intranet.”
Richard Zuschlag, Presidente & CEO, Acadian Companies
Con sede a Lafayette, Louisiana, Acadian Companies offre una serie diversificata di servizi progettati per offrire supporto e formazione in materia di salute, sicurezza e trasporto. Fondata come un piccolo servizio di ambulanze nel 1971, l’organizzazione è composta da sei divisioni con più di 4.300 dipendenti sparsi in tutti gli Stati Uniti.
L’intranet legacy di Acadian fu sviluppata da programmatori interni. Con la crescita dell’azienda e l’intensificarsi delle richieste al dipartimento IT, Acadian ha stabilito che la sua intranet interna non era più adatta.
La sua forza lavoro, diversa sia dal punto di vista demografico che geografico, ha espresso chiaramente il suo feedback. L’intranet mancava di funzioni di collaborazione sociale e di contenuti personalizzabili, portando a lamentele da parte di molti dipendenti che si sentivano esclusi dagli eventi aziendali o non erano a conoscenza di ciò che stava accadendo all’interno dell’azienda. Oltre a questo aspetto centrale del marchio aziendale, ogni divisione ha anche scopi e obiettivi diversi. Questo ha portato alla necessità di una maggiore accessibilità e funzionalità di ricerca.
Acadian ha arruolato Interact per aiutare a creare una solida soluzione Intranet per mantenere ogni dipendente collegato e informato, insieme all’aggiunta di un aspetto sociale molto richiesto.
La nascita di Acadian Central
Per iniziare il loro viaggio, Acadian ha condotto una vasta ricerca con i dipendenti per determinare quali caratteristiche erano più importanti e come volevano condividere informazioni. La ricerca ha rivelato quanto segue:
- I dipendenti volevano un mix di contenuti aziendali e sociali.
- La capacità di accedere all’intranet attraverso varie piattaforme, compresa quella mobile, era importante.
- A causa delle sei diverse divisioni di Acadian, la capacità di personalizzare il contenuto era un elemento chiave per mantenere l’intranet rilevante per ogni utente.
- Mantenere le informazioni fresche e facili da trovare era un altro fattore chiave.
Per rendere i dipendenti entusiasti della nuova Acadian Central, hanno progettato una mascotte chiamata “A.C., l’esperto dell’Acadian Central”. Un personaggio A.C. fu creato per ogni divisione come rappresentazione di ogni tipo di dipendente. Si assicurò di vestire la parte con numerosi cambi d’abito e nomi corrispondenti.
A.C. appariva in tutta la intranet, pubblicando informazioni utili e “come fare” per mantenere i dipendenti pienamente versati in ciò che il nuovo sito poteva fare. Ricorda loro di compilare i loro profili, di seguire altri dipendenti e di tenere il passo con importanti promemoria dell’amministratore delegato, dei vicepresidenti e di altri leader dell’azienda.
Un design mobile-friendly
Il feedback dei dipendenti indicava l’accessibilità come uno dei principali problemi della vecchia intranet. Per combattere queste difficoltà, Acadian fece uso del design mobile-responsive di Interact.
Per le esigenze mobili di Acadian, la capacità di Interact di ospitare link e documenti era una miniera d’oro. Per migliorare questa caratteristica, Acadian ha sviluppato dei “pulsanti” facili da vedere proprio in cima alla loro homepage, che collegano a tutti i software e gli strumenti più importanti.
Questa barra degli strumenti ha reso l’uso della intranet più intuitivo. C’è stato un feedback estremamente positivo da parte degli impiegati che non devono più cercare i link di cui hanno bisogno. Con frequenti richieste di aggiungere e spostare questi pulsanti, Acadian li ha incorporati anche nelle loro sottopagine (la pagina HR & Benefits e la pagina Links).
Per garantire che i dipendenti vedano le informazioni di cui hanno bisogno, ci sono sezioni simili per le “notizie” sulla nuova homepage.
La sezione News & Memos è vitale per diffondere informazioni cruciali, compresi gli aggiornamenti IT e i problemi di sicurezza, i cambiamenti nel protocollo medico e nelle attrezzature usate dai medici, e i corsi di formazione continua richiesti al personale. Si sparge la voce sugli eventi e le celebrazioni aziendali, in modo che i dipendenti distribuiti non si sentano esclusi.
“Avere tutti questi documenti in un unico posto mi rende facile indicare ai nuovi dipendenti quella pagina durante l’orientamento”, dice Heidi Luquette, coordinatore dell’orientamento. “Dà loro uno sportello unico a cui rivolgersi, così la navigazione in Intranet – insieme al loro nuovo lavoro – fa meno paura.”
Per aggiungere contemporaneamente un elemento sociale e sottolineare il nuovo design mobile-friendly, Acadian ha indetto un concorso “Dov’è A.C.?” per sottolineare il fatto che A.C. è ora sempre con il suo staff. Hanno anche distribuito ritagli di coroplastica da 11 pollici del personaggio A.C. e hanno lanciato un concorso per vedere dove i nostri dipendenti potevano portare A.C. I dipendenti sono stati incoraggiati a portarlo al lavoro, a casa e in vacanza. È stato chiesto loro di scattare una foto di A.C. e di pubblicarla nella galleria dei suoi viaggi sull’intranet.
Introdurre A.C. in diverse parti del sito ha aiutato a dare una personalità alla loro intranet. Mostrò ai dipendenti che, a differenza dell’intranet precedente, Acadian Central non era solo una casa soffocante per i dati, ma un centro sociale e divertente per connettersi con i colleghi.
Per incoraggiare i dipendenti a completare i loro profili (foto, biografia, posizione, interessi e competenze), fu lanciato un concorso. Per quattro settimane, 25 vincitori sono stati scelti ogni settimana tra tutti i dipendenti con il 100% di completamento del profilo, utilizzando il rapporto “Completezza del profilo” in Interact Analytics. I vincitori, scelti a caso, hanno ricevuto una tazza isolata in alluminio “Acadian Central”. Durante questo concorso, la completezza del profilo è aumentata di quasi il 650% in sole quattro settimane.
Il nuovo “Acadian Central”
Acadian ha lanciato originariamente il 19 aprile 2017, introducendo funzioni sociali e una migliore accessibilità insieme a una gamma diversificata di contenuti per i suoi utenti.
Tuttavia, nonostante i miglioramenti visti dopo aver mandato in pensione la sua intranet interna legacy, il team stava ricevendo feedback che il nuovo sito stava diventando più un problema che uno strumento utile.
Il team Intranet ha stabilito di ottenere feedback attraverso una ricerca a livello aziendale. Hanno scoperto che il personale sentiva che l’intranet era troppo ingombra, carina, sociale e troppo complicata, presentando difficoltà quando si cercava di trovare le cose di cui avevano bisogno. Nonostante gli sforzi per servire le diverse divisioni e i loro bisogni, era, in realtà, costruita per un solo pubblico.
Il team di Intranet si mise a fare una serie di miglioramenti ad Acadian Central:
- Impostazione di titoli ricchi di parole chiave, riassunti e tag per tutti i contenuti per migliorare la reperibilità
- Introduzione di Best Bets per dare priorità alle pagine più popolari per particolari termini di ricerca
- Riprogettazione del tema, introducendo il marchio esterno stabilito
- Rimozione delle caratteristiche sociali in eccesso, come gli annunci di matrimonio e di nascita, dalla homepage
- Introducendo un metodo migliore per caricare i profili dei dipendenti
- Eliminando centinaia di pagine duplicate e inutili
- Assegnando un’immagine predefinita per sostituire la vecchia grafica “immagine rotta”
Il risultato è stato un look and feel più pulito e semplice, che ha iniziato a generare un feedback più positivo da parte dei dipendenti.
Una strategia premiata per i lavoratori offline
Anche se il nuovo design ottenne risultati favorevoli, fu la mancanza di ottimizzazione per ogni dipendente a rappresentare la sfida più grande. Per soddisfare questa esigenza, il team di Acadian si è concentrato sulla creazione di homepage personalizzate per ogni divisione, alleggerendo i contenuti e i link non necessari e spingendo al contempo contenuti e notizie su misura che fossero rilevanti per gli utenti.
La forza lavoro varia e diffusa dell’organizzazione comprende medici e personale sanitario, personale aziendale con sede in ufficio, personale di sicurezza e personale di sicurezza. Questo gruppo finale include un certo numero di dipendenti della sicurezza remoti e off-shore che sono spesso isolati e geograficamente dispersi.
Creare una homepage su misura per questo gruppo ha richiesto una profonda comprensione delle loro esigenze e sfide uniche. Per soddisfarle, la homepage è stata pesantemente brandizzata per la divisione, aggiungendo una grafica familiare e informazioni che il personale era abituato a ricevere attraverso altri canali. Anche i feed di notizie della homepage sono stati pesantemente mirati per garantire che il contenuto fosse rilevante per la divisione.
Infine, il team ha aggiunto gli Employee Spotlights. Questo non solo ha messo in mostra il grande lavoro dei singoli dipendenti, ma li ha anche aiutati a conoscersi l’un l’altro: abbattendo i sentimenti di isolamento e disconnessione.
L’apprezzamento di Acadian del valore e del bisogno di esperienze personalizzate della intranet, è ciò che gli ha fatto guadagnare un posto negli Interact Awards, categoria Best Offline Strategy.
“Acadian è un grande esempio di comunicazione efficace ad un pubblico difficile da raggiungere. I loro lavoratori remoti spesso lottano sia per il tempo che per la ricezione, quindi fornire una homepage ridotta e un’esperienza basata su ciò di cui i dipendenti dicono di aver bisogno, assicura che la loro intranet sia più facile da capire e adottare.”
– Simon Dance, giudice del premio Interact Excellence
Risultati interessanti
Acadian Central è stata vitale per le operazioni di Acadian Companies. Ora hanno un modo per ottenere informazioni a migliaia di dipendenti in pochi minuti.
Dal lancio completo il 19 aprile 2017, non c’è stato un giorno (compresi i fine settimana e le vacanze) con meno di 800 visitatori unici. In qualsiasi giorno, Acadian può supporre che almeno 2.000 spettatori unici stiano vedendo i contenuti sulla loro intranet.
Le modifiche apportate alla homepage della divisione sicurezza di Acadian, che serve ispettori, formatori, soccorritori, agenti di sicurezza e paramedici a distanza, hanno avuto un impatto significativo e misurabile. Un maggior numero di dipendenti della sicurezza non solo visualizza il contenuto, ma passa effettivamente del tempo a leggere gli articoli e i documenti aggiunti.
Prima dell’iniziativa di personalizzazione per questa sezione particolarmente remota della forza lavoro, l’organizzazione aveva anche difficoltà a far accedere il personale alla intranet. Utilizzando il Login History Report di Interact, il team ha registrato un aumento dei login, con più della metà di tutti i dipendenti della divisione sicurezza – molti dei quali lavorano senza una connessione internet affidabile – che ora effettuano il login almeno una volta al mese.
Gli utenti stanno mostrando particolare interesse nel leggere di più sui loro colleghi, con i widget Employee Spotlights e SMS Standout che continuano ad attrarre la maggior parte delle interazioni da parte del personale, compresi i commenti e i like. Acadian Central sta svolgendo un ruolo cruciale nel collegare questi lavoratori offline tra loro e con l’organizzazione in generale.
“Da quando abbiamo apportato queste modifiche a metà 2018, abbiamo visto un aumento del 550% delle visualizzazioni della homepage della divisione, e gli utenti stanno ora trascorrendo un minuto e mezzo in più sulla pagina ogni sessione rispetto a quanto facevano prima delle modifiche.”
– Beth Chiasson,Intranet & Digital Marketing Strategist