Lessone 4: Introduzione agli oggetti
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Introduzione
I database in Access sono composti da quattro oggetti: tabelle, query, moduli e report. Insieme, questi oggetti ti permettono di inserire, memorizzare, analizzare e compilare i tuoi dati come vuoi tu.
In questa lezione, imparerai a conoscere ognuno dei quattro oggetti e a capire come interagiscono tra loro per creare un database relazionale completamente funzionale.
Tabelle
A questo punto, dovresti già aver capito che un database è una collezione di dati organizzati in molti elenchi collegati. In Access, tutti i dati sono memorizzati in tabelle, il che pone le tabelle al centro di qualsiasi database.
Potresti già sapere che le tabelle sono organizzate in colonne verticali e righe orizzontali.
Righe e colonne in una tabella Access In Access, righe e colonne sono chiamate record e campi. Un campo è più di una semplice colonna; è un modo di organizzare le informazioni in base al tipo di dati che sono. Ogni informazione all’interno di un campo è dello stesso tipo. Per esempio, ogni voce in un campo chiamato Nome sarebbe un nome, e ogni voce nel campo chiamato Indirizzo stradale sarebbe un indirizzo.
Campi e nomi di campo Similmente, un record è più di una riga; è un’unità di informazione. Ogni cella in una data riga fa parte del record di quella riga.
Un record Nota come ogni record si estende su diversi campi. Anche se le informazioni in ogni record sono organizzate in campi, appartengono alle altre informazioni in quel record. Vedi il numero a sinistra di ogni riga? È il numero ID che identifica ogni record. Il numero ID di un record si riferisce ad ogni informazione contenuta in quella riga.
Numeri ID dei record Le tabelle sono ottime per memorizzare informazioni strettamente correlate. Diciamo che possiedi una panetteria e hai un database che include una tabella con i nomi e le informazioni dei tuoi clienti, come i loro numeri di telefono, indirizzi di casa e indirizzi e-mail. Poiché queste informazioni sono tutti dettagli sui vostri clienti, li includerete tutti nella stessa tabella. Ogni cliente sarebbe rappresentato da un record unico, e ogni tipo di informazione su questi clienti sarebbe memorizzata nel proprio campo. Se decidessi di aggiungere altre informazioni, ad esempio la data di nascita di un cliente, creeresti semplicemente un nuovo campo all’interno della stessa tabella.
Moduli, query e report
Anche se le tabelle memorizzano tutti i tuoi dati, gli altri tre oggetti – moduli, query e report – ti offrono modi per lavorare con essi. Ognuno di questi oggetti interagisce con i record memorizzati nelle tabelle del tuo database.
Forms
I form sono usati per inserire, modificare e visualizzare record. Probabilmente hai dovuto compilare dei moduli in molte occasioni, come quando visiti l’ufficio di un medico, fai domanda per un lavoro o ti iscrivi a scuola. La ragione per cui i moduli vengono usati così spesso è che sono un modo semplice per guidare le persone a inserire i dati correttamente. Quando si inseriscono informazioni in un modulo in Access, i dati vanno esattamente dove il progettista del database vuole che vadano: in una o più tabelle correlate.
Un modulo I moduli rendono più facile l’inserimento dei dati. Lavorare con tabelle estese può confondere, e quando hai tabelle collegate potresti aver bisogno di lavorare con più di una alla volta per inserire una serie di dati. Tuttavia, con i moduli è possibile inserire i dati in più tabelle contemporaneamente, tutti in un unico posto. I progettisti di database possono anche impostare restrizioni sui singoli componenti del modulo per garantire che tutti i dati necessari siano inseriti nel formato corretto. Tutto sommato, i moduli aiutano a mantenere i dati coerenti e organizzati, il che è essenziale per un database accurato e potente.
Query
Le query sono un modo di cercare e compilare dati da una o più tabelle. Eseguire una query è come fare una domanda dettagliata al tuo database. Quando costruisci una query in Access, stai definendo condizioni di ricerca specifiche per trovare esattamente i dati che vuoi.
Le query sono molto più potenti delle semplici ricerche che potresti effettuare all’interno di una tabella. Mentre una ricerca potrebbe aiutarti a trovare il nome di un cliente della tua azienda, potresti eseguire una query per trovare il nome e il numero di telefono di ogni cliente che ha fatto un acquisto nell’ultima settimana. Una query ben progettata può dare informazioni che potresti non essere in grado di trovare semplicemente guardando i dati nelle tue tabelle.
Progettazione di una query Rapporti
I rapporti ti offrono la possibilità di presentare i tuoi dati in stampa. Se hai mai ricevuto una stampa al computer di un orario delle lezioni o una fattura stampata di un acquisto, hai visto un rapporto di database. I rapporti sono utili perché ti permettono di presentare i componenti del tuo database in un formato facile da leggere. Potete anche personalizzare l’aspetto di un rapporto per renderlo visivamente attraente. Access ti offre la possibilità di creare un rapporto da qualsiasi tabella o query.
Un rapporto Mettere tutto insieme
Anche se hai una buona idea di come ogni oggetto può essere usato, inizialmente può essere difficile capire come funzionano tutti insieme. Aiuta a ricordare che lavorano tutti con gli stessi dati. Ogni dato che una query, un modulo o un rapporto utilizza è memorizzato in una delle tabelle del tuo database.
I quattro oggetti di Access I moduli ti permettono sia di aggiungere dati alle tabelle che di visualizzare dati già esistenti. I rapporti presentano i dati dalle tabelle e anche dalle query, che poi cercano e analizzano i dati all’interno di queste stesse tabelle.
Queste relazioni sembrano complicate, ma in realtà lavorano insieme così bene e naturalmente che spesso non ci accorgiamo nemmeno quando stiamo usando oggetti di database collegati. Avete mai usato un catalogo elettronico per cercare un libro in biblioteca? È probabile che abbiate inserito la vostra ricerca in qualcosa che assomiglia a questo:
An electronic card catalog Quando avete eseguito la vostra ricerca, avete inserito i vostri termini di ricerca in un modulo che poi ha creato ed eseguito una query basata sulla vostra richiesta. Quando la query terminava la ricerca nelle tabelle del database per i record che corrispondevano alla tua ricerca, ti veniva mostrato un rapporto che attingeva informazioni dalla query e dalle tabelle correlate – in questo caso, una lista di libri che corrispondevano ai tuoi termini di ricerca. Potresti rappresentare le connessioni tra gli oggetti in questo modo:
La ricerca di un libro. I dati inviati nel modulo sono usati in una query di database, che attinge i suoi dati dalle tabelle pertinenti. I risultati della ricerca sono presentati in un rapporto.
Immaginiamo che invece di usare questi strumenti si debba cercare all’interno di una gigantesca tabella contenente ogni libro nel sistema bibliotecario. I record rilevanti sarebbero probabilmente sparsi in molte tabelle: una tabella per i titoli e le descrizioni dei libri, una tabella contenente informazioni su quali libri sono stati registrati o ritirati, e una tabella con ogni filiale della biblioteca, solo per nominarne alcune.
Si dovrebbero cercare almeno tre tabelle solo per trovare un libro, conoscere la sua posizione, e vedere se è stato registrato! È facile immaginare quanto potrebbe diventare difficile trovare il libro giusto. Se non si facesse attenzione, si potrebbe anche rovinare qualcosa cancellando o modificando accidentalmente un record. È facile vedere come gli oggetti del database rendono questa ricerca molto più gestibile.
Nella nostra lezione di Introduzione ai database, abbiamo discusso il concetto di database relazionale, che è un database in grado di capire come diversi insiemi di dati si relazionano tra loro. Situazioni come l’esempio sopra sono esattamente il motivo per cui le persone trovano i database relazionali così utili. Senza un database relazionale, quello che dovrebbe essere un compito semplice – cercare un libro e vedere se è stato registrato e dove – diventa incredibilmente complicato e richiede tempo. Sapere come usare i quattro oggetti di Access può rendere anche compiti complicati abbastanza facili da usare.
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