Come creare un modulo di richiesta di progetto (e perché la tua azienda ne ha bisogno)

Che tu abbia completato un progetto un centinaio di volte prima o che tu debba affrontare una nuova sfida, avere un qualche tipo di modulo formale di richiesta di progetto evita che l’intera operazione scenda in un gioco di telefono rotto e risorse sprecate.

Non importa quanto sia buona la disciplina della tua squadra, se tutto quello che hanno per andare avanti quando richiedi un progetto è un messaggio vago e la loro memoria dei requisiti, prima o poi avrai un problema. O verrà iniziato un progetto che non varrà il tuo tempo, o le tue istruzioni si perderanno nello scorrere fino a quelli che agiscono.

“Durante le manovre, un brigadiere al comando di una certa brigata di stanza ad Aldershot passò la parola al colonnello più vicino a lui:

“Il nemico avanza dal fianco sinistro. Mandate rinforzi.”

Quando raggiunse l’estremità del fianco destro fu ricevuto il messaggio:

“Nemico che avanza con gli ham-shanks. Mandate tre e quattro pence!”. – Garson O’Tool, riportando un caso reale di telefono rotto del 1914

Anche se l’obiettivo generale non diventa confuso prima di raggiungere le prime linee, la squadra che riceve la richiesta del progetto ha poche o nessuna possibilità di vedere il quadro generale, allontanandosi dai benefici che il progetto potrebbe portare.

Quindi, se preferite lavorare sui vostri progetti più importanti senza sprecare tempo e risorse, continuate a leggere. È tempo di creare un sistema aziendale per organizzare i vostri progetti in richieste ufficiali e standardizzate che mostrano esattamente cos’è il progetto, chi ci lavorerà, quando è previsto e quali risorse vi sono assegnate. È il momento di creare un modulo formale di richiesta di progetto.

Cos’è un modulo di richiesta di progetto?

I moduli di richiesta di progetto stabiliscono i dettagli principali di un progetto, permettendo a tutte le persone coinvolte di vedere cos’è, perché vale la pena completarlo, quanto tempo dovrebbe richiedere, quali risorse sono dedicate ad esso, e così via. Se avete bisogno di chiedere (o vi è stato chiesto) qualcosa che vada oltre il prestito di una penna, avrete da guadagnare creando un modulo di richiesta ufficiale per assicurarvi che nulla vada perso o dimenticato.

E’ anche un ottimo modo per evitare che messaggi contrastanti passino attraverso la vostra azienda.

Pensate ai moduli di richiesta come a proposte di progetto, ma invece di presentare un progetto al vostro manager, CEO o stakeholder, sono loro a richiedere che il progetto venga completato. Le proposte chiedono “possiamo farlo?” mentre i moduli di richiesta ti dicono “dobbiamo farlo”.

Questo permette ai manager di definire esattamente cosa dovrebbe essere un progetto, come realizzarlo, e mostrare il valore previsto a tutti quelli che ci lavorano, motivandoli a portare a termine il lavoro. Tutti sanno di cosa si tratta, e così il progetto può essere finanziato e completato in modo affidabile (e sicuro).

In altre parole, ogni modulo di richiesta di progetto dovrebbe contenere abbastanza informazioni per trasmettere l’intero progetto ai team che ci lavoreranno, e anche per iniziare senza confusione. È inevitabile che avrete bisogno di condividere informazioni e aggiornamenti man mano che le cose progrediscono, ma all’inizio questo dovrebbe fornire tutto ciò di cui tutti hanno bisogno per fare qualche passo avanti.

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Prima di entrare nei dettagli pesanti, se stai cercando un modulo gratuito che puoi adattare e usare per standardizzare le tue richieste, non cercare oltre. Il modello di modulo di richiesta di progetto qui sotto ti permetterà di presentare richieste di progetto, assegnare i membri del team appropriati, tracciare i tuoi progressi e altro ancora, approfittando del miglior software di documentazione dei processi sul mercato.

Perché sono importanti?

I moduli di richiesta di progetto aiutano sia le persone che richiedono il progetto sia quelle che ci lavoreranno, portando chiarezza ad entrambe le parti.

Il team che lavora al progetto sarà in grado di iniziare non appena viene approvato, piuttosto che perdere tempo con riunioni extra, chat su Slack e confusione generale. È uno dei modi migliori per descrivere chiaramente e concisamente un progetto e come iniziarlo.

Questa chiarezza, insieme alle informazioni generali nel modulo di richiesta (come la data di fine prevista, lo scopo e il budget), aiuta anche il progresso del progetto ad essere pianificato in anticipo e le scadenze più piccole fissate, il che significa che è molto più probabile che rimanga in pista.

Per quanto riguarda le persone che presentano il modulo di richiesta del progetto, il documento formale aiuta ad assicurarsi che qualsiasi progetto richiesto abbia una portata realistica e che valga effettivamente la pena di essere preso di mira. Il formato standardizzato fa in modo che ogni angolo sia considerato, e che il costo sia pesato contro i guadagni previsti in bianco e nero, rendendo il valore del progetto e i suoi risultati cristallini.

Lasciare che la squadra che sarà responsabile del progetto veda questo darà loro anche la possibilità di esprimere qualsiasi preoccupazione sul progetto prima che qualsiasi tempo o risorsa venga spesa su di esso. Se qualcosa non quadra o sembra una perdita di tempo, allora la questione può essere discussa da tutte le persone coinvolte, e si può prendere una decisione informata se continuare con il progetto, modificare il modulo di richiesta, o scartarlo e concentrarsi invece su qualcos’altro.

Come creare un modulo di richiesta di progetto

Creare un modulo di richiesta di progetto utile non è difficile. Scrivere un modulo che sarà usato costantemente e fornirà tutte le informazioni di cui la tua squadra ha bisogno, insieme alla motivazione per rispettare i tempi e produrre risultati di alta qualità, è tutta un’altra questione.

Grazie al cielo, ci sono un paio di semplici principi che puoi seguire per essere sicuro di creare un modulo di richiesta efficace senza rendere le cose inutilmente noiose e noiose. Principalmente, devi:

• Decidere un formato coerente
• Scegliere un progetto da richiedere
• Coprire i dettagli di base nella tua richiesta
• Mantenere le cose semplici
• Rendere le tue scadenze e le risorse dedicate ragionevoli
• Avere un sistema di invio o promemoria

Tuffiamoci in ognuno di questi in un piccolo dettaglio.

Decidere un formato coerente

Come quando si impara a scrivere una procedura, bisogna prima decidere un formato fisso che il modulo di richiesta del progetto seguirà. Questo significa che i progetti possono essere confrontati e contrapposti se non siete sicuri di quale richiedere a un team; il formato unico rende facile vedere l’investimento e il valore previsto di tutti loro.

Avere un formato digitale (o almeno una copia digitale) per il modulo è anche un must, poiché questo fornirà una risorsa a cui fare riferimento facilmente in seguito nello sviluppo del progetto e può essere molto più facilmente condiviso tra i membri del team. Per non parlare del fatto che se la richiesta ha bisogno di una revisione, una singola copia digitale condivisa (come il modello di prima in questo post) è molto più facile da tenere aggiornata che dover stampare e sostituire tutte le istanze fisiche.

Non c’è una regola fissa per il formato da usare, ma finché ti permette di includere tutti i dettagli rilevanti, può essere facilmente condiviso e aggiornato, ed è improbabile che venga cancellato o perso, dovresti essere a posto.

Scegli un progetto

Non puoi scrivere un modulo di richiesta di progetto finché non scegli effettivamente un progetto. Qui è utile avere una sorta di analisi preventiva sul valore dei potenziali progetti prima di iniziare, poiché questo sarà il tuo più grande indicatore di ciò su cui varrà la pena lavorare per primo.

In caso di dubbio, fai una riunione con chiunque sarà coinvolto nel progetto e discuti il tempo e le risorse che richiederà rispetto ai benefici che riceverai e altre informazioni come eventuali elementi sensibili al tempo. Se ne hai uno importante, urgente, che darà un grande beneficio al tuo business e che non richiederà troppo tempo, quello è il progetto che dovresti richiedere per primo.

Coprire i dettagli di base

Ora è il momento di registrare i dettagli di base del tuo progetto nel modulo di richiesta. Anche se questi cambieranno leggermente a seconda della natura e delle dimensioni del progetto, insieme ai team coinvolti e alle dimensioni della vostra azienda, le domande di base a cui dovete rispondere sono le seguenti:

• Qual è il progetto?
• Perché è importante?
• Quali benefici previsti porterà?
• Dove sarà realizzato?
• Chi ci lavorerà?
• Come sarà realizzato?
• Quando sarà completato?
• Cosa è necessario per completarlo?

La chiave qui è assicurarsi di trasmettere abbastanza per permettere a tutti di andare avanti con il progetto mentre li convinci dei benefici che porterà. Se la tua squadra capisce l’importanza dei loro compiti (per esempio, in relazione al resto dell’azienda o anche alla loro stessa squadra) è più probabile che completino il progetto in tempo e con un’alta qualità.

Tuttavia, questo non significa che tu abbia la licenza di blaterare per pagine e pagine…

Mantieni la semplicità

Il bacio della morte per qualsiasi processo, metodo o richiesta documentata è di renderla così eccessivamente dettagliata che la persona che la legge la ignora completamente. Le persone non vogliono che gli si dica ogni dentro e fuori di ciò che devono fare – vogliono solo che il lavoro sia fatto e tolto di mezzo.

Così, se non mantieni il tuo modulo di richiesta semplice includendo solo la panoramica di alto livello del progetto, il modulo diventerà così lungo che chiunque lo usi inevitabilmente taglierà gli angoli. Invece, mettete tutto quello che hanno bisogno di sapere per iniziare a fare progressi, ma non dite loro quello che già sanno.

Mantenetelo semplice, mantenetelo leggibile, e soprattutto, mantenetelo utile.

Rendete le scadenze e le risorse ragionevoli

Le scadenze sono a cavallo di una linea incredibilmente sottile tra lo spingere una squadra al burnout e il lasciarla andare fino alla letargia, quindi è importante impostare quelle che mettono abbastanza pressione per incoraggiare la vostra squadra a lavorare bene. Lo stesso vale per le risorse che assegni al progetto – devi essere ragionevole invece di essere avaro o sprecone.

Ancora una volta, non c’è una formula fissa per ottenere il giusto equilibrio, ma con le scadenze cerca di mirare ad una cifra che dia un po’ di margine di manovra al tuo team, ma non così tanto da renderlo compiacente. Se necessario, incoraggiateli a suddividere il progetto in compiti più piccoli con scadenze più rapide, poiché questo aumenterà l’urgenza del lavoro e aiuterà il progetto a progredire ad un ritmo costante.

Per quanto riguarda le risorse, tutto è o qualcosa di cui avete bisogno o un investimento contro una ricompensa. Se è necessario, non cercare un sostituto. Per esempio, se hai bisogno di assumere un freelance per gestire un lavoro per il quale non hai il talento, assicurati di assumere un buon freelance invece di lesinare sul prezzo per il gusto di farlo (si ottiene ciò che si paga).

Se ci sono risorse opzionali che potrebbero migliorare la velocità del progetto o la qualità finale, pesale rispetto all’investimento che richiederebbero. Per esempio, se un particolare strumento renderebbe un compito più veloce e più facile, soppesate questo beneficio rispetto al costo dello strumento, insieme a qualsiasi beneficio continuo derivante dall’avervi accesso. Se il compromesso vale la pena, ottieni l’accesso e includi i dettagli di accesso nel modulo di richiesta del progetto.

Imposta un sistema di invio o di promemoria

Come ogni processo documentato, non serve a niente creare un modulo di richiesta se tutti lo ignoreranno. Quindi, dovete assicurarvi che sia visibile e che il progetto (o piuttosto le scadenze) non venga dimenticato. Il modo in cui lo farete dipenderà in gran parte dalla vostra app di gestione dei progetti, ma come minimo voi e chiunque altro sia coinvolto dovreste impostare degli avvisi per ricordarvelo prima della scadenza finale.

Diciamo che, come noi qui a Process Street, state usando un qualche tipo di sistema di calendario per gestire i vostri compiti (per noi è Trello). In questo caso, vorresti usare le informazioni nel modulo di richiesta del progetto per dividere il progetto in scadenze attraverso il tuo calendario, culminando nella data finale sul modulo.

Anche se stai usando Google Calendar piuttosto che una fantasiosa applicazione a pagamento, dovresti essere in grado di impostare eventi e promemoria per le tue varie scadenze. Il layout naturale del calendario ti permetterà di controllare facilmente quali compiti devono essere svolti e quando devono essere svolti.

Genera automaticamente il tuo perfetto modulo di richiesta di progetto

Come qualsiasi documento con un formato standard, puoi creare automaticamente i tuoi moduli di richiesta di progetto utilizzando Zapier. Poiché l’unica cosa che cambia tra un modulo e l’altro sono le informazioni (e non il formato generale), puoi inserire le informazioni del tuo progetto in un modello, un questionario o qualsiasi altra cosa che possa memorizzare i dettagli rilevanti, e poi far sì che Zapier spedisca tutto nel tuo modello di modulo standard.

Pensaci come se avessi un generatore di fatture – Zapier può rilevare informazioni come il progetto e la scadenza da qualsiasi cosa tu usi per memorizzarle, e poi creare un documento formattato da solo. Puoi anche farti mandare via e-mail un link al prodotto finale per risparmiarti di dover andare a cercarlo da solo.

Il modo più semplice per impostare l’automazione di questo processo è quello di annotare le informazioni del tuo progetto utilizzando il modello di modulo di richiesta progetto fornito in precedenza nel post. Puoi poi usare un account gratuito su Zapier per rilevare le informazioni inserite in Process Street e spedirle a un’app di creazione di moduli di tua scelta.

Per saperne di più, controlla il nostro ebook gratuito sull’automazione dei processi aziendali.

A volte i più piccoli cambiamenti possono fare una differenza enorme nella tua azienda. Avere un modulo formale di richiesta di progetto potrebbe non essere l’aspetto più affascinante del vostro business, ma è uno dei modi vitali in cui il vostro business può rimanere coerente ed evitare lo spreco di risorse mentre continuate a crescere.