Come riconoscere un’e-mail in modo professionale

È vero che riconoscere correttamente le e-mail di lavoro migliorerà il vostro tasso di successo, facendo affari nel 21° secolo. Un numero incalcolabile di e-mail nel mondo degli affari viene inviato per ricevere informazioni, fare una richiesta, presentare un reclamo o eseguire un piano. Per riconoscere queste varietà di e-mail in modo professionale, è necessario riconoscerle in base alla richiesta del mittente.

Ci sono modi particolari di riconoscere le e-mail che si ricevono in modo professionale. Nota questi dieci consigli per riconoscere la ricezione di un’email come un imprenditore o un individuo.

1 – Apprezzare il mittente

L’apprezzamento è un associato del riconoscimento. Come destinatario, si può vincere il mittente semplicemente inviando un ‘grazie’ di risposta per riconoscere di aver ricevuto l’e-mail. Per esempio, il tuo cliente ha inviato un’email di reclamo. Il primo passo per conquistare un tale cliente non è una reazione, ma un apprezzamento. Puoi inviare un’email come questa:

Esempio I – Riconoscere un’email in modo professionale

“Grazie, abbiamo ricevuto la tua email”

Le email che apprezzano un mittente creeranno sicuramente un’impressione che il destinatario non è uno snob.

2 – Essere diretti

Siiiate diretti quando volete riconoscere una email in modo professionale. Rendi le tue affermazioni chiare e sii specifico. Riconosci di aver ricevuto l’email come individuo o come rappresentante di una società.

3 – Lavora sul punto focale

Il punto focale dell’email che hai ricevuto dovrebbe essere adeguatamente lavorato per mostrare che hai effettivamente ricevuto l’email. Puoi ricreare i punti focali per adattarli alle informazioni aggiuntive che vuoi allegare come risposta al mittente.

4 – Invia un messaggio a tempo

Un’azienda può rivelare il suo livello di efficacia ed efficienza attraverso la sua risposta alle email dei clienti.

In un caso in cui un cliente invia una email di reclamo, puoi riconoscere l’email inviando un limite di tempo su quando le questioni sollevate saranno affrontate. Troverai un esempio più avanti in questo post.

Se ricevi un’email a cui non puoi rispondere prontamente, riconosci l’email e comunica al mittente il tempo in cui il problema sarà affrontato.

5 – Presentazione educata

Il detto ‘ci sono due lati di una moneta’ conferma il fatto che le condizioni delle cose possono essere positive o negative.

La tua risposta ad un’email dovrebbe essere basata sulle informazioni che l’email presenta. L’informazione potrebbe essere sia positiva che negativa. Riconoscere la ricezione di un’e-mail non dovrebbe riflettere emozioni di rabbia e frustrazione. Presenta il tuo riconoscimento dell’email in modo educato per mostrare che consideri le opinioni del mittente.

6 – Dai i suggerimenti necessari

Ci sono volte che un destinatario riconosce un’email perché le questioni non sono tali da poter essere risolte attraverso un’email. In casi di questa natura, dai i suggerimenti necessari su come risolvere i problemi sollevati dal mittente. Al mittente può essere richiesto di venire in azienda o di incontrare qualcuno. Tali suggerimenti dovrebbero essere chiaramente indicati.

Esempio II – Riconoscere un’email in modo professionale

Caro John,

Ci dispiace che tu abbia avuto problemi con il trasferimento di denaro che inviamo sul tuo conto bancario. Potresti dover visitare la tua banca per risolvere questo problema. Chiedi al tuo funzionario del conto di scriverci tramite la nostra e-mail di assistenza clienti, e lui o lei dovrebbe citare il tuo id di affiliazione per permetterci di verificare la tua identità.

Se questo non risolve il problema, ti preghiamo di farcelo sapere in modo che possiamo prendere ulteriori misure. Grazie.

Saluti,

7 – Rispondi alle domande

Ci sono email che sono piene di domande. Puoi riconoscere di aver ricevuto tali e-mail dando risposte a queste domande senza esimerti da nessuna. Se non puoi rispondere prontamente a queste domande, dai un termine entro il quale le risposte saranno inviate.

A volte, ci sono domande che richiedono risposte urgenti. Per domande di questa natura, le risposte dovrebbero essere date senza indugio.

8 – Coinvolgere il mittente

Ci sono alcune e-mail che richiedono di coinvolgere il mittente. Questo perché il mittente ha contribuito a voi in modo positivo e voi volete riconoscere la ricezione del loro contributo positivo. Coinvolgerli dando loro l’opportunità di fare domande nelle email successive o fare alcune richieste è un modo di coinvolgere il mittente.

Puoi anche coinvolgere il mittente informandolo che può inviare i suoi commenti sulle attività a cui ha contribuito attraverso l’email che hai ricevuto.

Esempio III – Riconoscere un’email in modo professionale

Ciao James,

Grazie per una rapida risposta. Sono contento che tu abbia trovato la web app molto utile. Scoprirai sicuramente più funzionalità nei prossimi giorni.

Sentiti libero di contattarmi per una richiesta di funzionalità, un suggerimento o un reclamo in qualsiasi momento. Sarò molto lieto di aiutarvi in qualsiasi modo.

Saluti,

9 – Evidenzia l’unicità del tuo mittente

Potresti ricevere un’email che mostra le abilità del mittente, per esempio, un’email che tratta una domanda di lavoro con il curriculum del mittente allegato ad essa. Il tuo riconoscimento di tale email dovrebbe indicare i risultati professionali del mittente per sottolineare il fatto che il curriculum del mittente è stato controllato e la società rispetta i risultati del mittente.

Esempio III – Riconoscere un’email in modo professionale

Cara Ruth,

Siamo lieti che tu sia interessata a lavorare con la nostra azienda. Siamo lieti che tu abbia completato il tuo MBA ad un’età così giovane.

Il tuo curriculum è stato trasmesso al nostro dipartimento delle risorse umane. Puoi contattarci se non ricevi un messaggio da loro entro i prossimi cinque giorni lavorativi.

Ti auguriamo il meglio per la tua applicazione.

Regardi,

10 – Informazioni dettagliate

Le informazioni dettagliate devono essere fornite nelle informazioni di riconoscimento per evitare confusione. Dovresti riconoscere l’email del mittente fornendo alcune informazioni dettagliate come le date in cui le procedure necessarie saranno eseguite.

Per esempio, un riconoscimento per un colloquio di lavoro dovrebbe fornire informazioni dettagliate sulla data del colloquio, l’ora e il luogo.

Dopo che una società ha inviato email ai propri clienti richiedendo il livello di soddisfazione dei clienti sui loro beni e servizi, un cliente può inviare una email di riconoscimento per apprezzare i servizi della società. Il cliente dovrebbe fornire informazioni adeguate come prodotti specifici che rendono i servizi dell’azienda meritevoli dell’email di apprezzamento.

Conclusione

In conclusione, tenete a mente che l’importanza di riconoscere professionalmente le email non può essere sottolineata troppo. Farlo sempre vi aiuterà a distinguervi dal branco di concorrenti e a far tornare i vostri clienti.