Considerando un lavoro da Office Manager?

“Un office manager è responsabile di tutto ciò che può influenzare la qualità della vita in ufficio”, dice Jase Bergen, office manager per una società di intrattenimento a New York City. “Se è rotto, è meglio aggiustarlo, senza scuse. Lo fai e basta. E quando sei cose si rompono contemporaneamente, devi mantenere la calma e avere la presenza di spirito per capire cosa deve essere riparato per primo”.

Pochi ruoli sono parte integrante di un ufficio come quello dell’office manager. Responsabili di far circolare le informazioni in tutta l’organizzazione e di coordinare gli sforzi dei fornitori, della gestione e del supporto, gli office manager assicurano che tutti lavorino in tandem per il successo generale dell’azienda. Potresti essere all’altezza del compito?

La descrizione di un lavoro di office manager spesso include la determinazione dei prezzi delle forniture d’ufficio, la gestione del libro paga, il controllo delle piccole spese, la supervisione del personale di supporto e i colloqui di lavoro. Un office manager deve esercitare un buon giudizio ogni giorno, e qualsiasi mancanza può significare il licenziamento.

Considera le persone

Le attrezzature non sono l’unica cosa che ha bisogno di manutenzione e supporto regolari in un’organizzazione. Gran parte del lavoro di un office manager consiste nel motivare e coordinare gli altri per garantire che tutti lavorino insieme in modo produttivo verso un obiettivo comune.

“Il trucco per essere un buon office manager è guadagnarsi il rispetto delle persone”, dice Bergen. Questo significa che il tuo staff e i tuoi manager devono sapere che possono contare su di te, in caso di necessità, per fare la cosa giusta per tutti, volta per volta. A volte questo si traduce nel difendere ciò che sai essere giusto, anche se un collega – o il tuo capo – non è d’accordo con la tua decisione.

“La tua reputazione è tutto”, spiega Bergen.

Gratificazione immediata

Mentre un office manager lavora spesso sotto pressione perché le sue responsabilità sono così grandi, anche il suo livello di soddisfazione è alto. In un sondaggio del 2004 condotto dall’Associazione Internazionale dei Professionisti Amministrativi (IAAP), i manager d’ufficio hanno riferito che essere in grado di vedere i risultati del loro lavoro riflessi in una maggiore produttività ed efficienza dell’ufficio immediatamente è ciò che piace di più del loro lavoro.

Il manager d’ufficio ideale

Jack Deal, uno psicologo comportamentale specializzato in questioni di business, ha compilato la seguente lista di abilità necessarie per il manager d’ufficio ideale.

• Abilità informatiche di prim’ordine.
• Eccellente contegno telefonico.
• Abilità verbali: Se un manager ufficiale non sa parlare bene, che tipo di impressione proietterà? In molte aziende, anche la conoscenza delle lingue straniere è una risorsa.
• Buone abilità scritte: La capacità di usare una grammatica corretta, la sintassi e la logica quando si scrive è cruciale.
• Buone capacità organizzative: Non essere in grado di trovare o accedere alle informazioni importanti in modo efficiente può danneggiare un business.
• Qualità di leadership: Gli office manager dovrebbero essere in grado di supervisionare gli altri e avere la volontà di usare ma non abusare del potere.
• Una buona etica del lavoro: presentarsi in tempo e rimanere fino a quando il lavoro è completo è anche importante.
• Abilità di gioco di squadra: L’abilità di condividere le informazioni quando sono rilevanti e di aiutare a fare miglioramenti.

Iniziare a lavorare

Se sei un assistente amministrativo interessato a diventare un manager d’ufficio, controlla con il tuo dipartimento delle risorse umane per qualsiasi programma di formazione interna disponibile. Secondo la IAAP, molte grandi aziende offrono corsi di formazione e sviluppo professionale per aiutarti a prepararti alla gestione dell’ufficio.

Il manager autodidatta

Gli amministratori possono anche sviluppare capacità manageriali da soli, e molti le acquisiscono sul lavoro, secondo Annette Dubrouillet, presidente e proprietaria di Continuum a Springfield, Virginia.

Consulente, oratore e personal coach che lavora regolarmente con i professionisti dell’amministrazione, Dubrouillet consiglia agli amministratori di sviluppare capacità di auto-impiego. “Gli amministratori devono essere responsabili del proprio sviluppo professionale, della propria salute mentale all’interno del proprio lavoro e delle proprie competenze, sia attraverso il networking, i seminari educativi o la ricerca di un allenatore”, dice.

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