Contabilità dei contratti di servizio: Licenze software e leasing

Tra i molti standard contabili nuovi e aggiornati emessi negli ultimi anni, sono stati fatti cambiamenti significativi su come le aziende affrontano i contratti di servizio. Da un lato, la nuova guida sulla contabilità dei leasing ha portato le organizzazioni a riesaminare i contratti di servizio che possono contenere leasing, aggiungendo complessità all’interpretazione e al reporting su questi accordi. D’altra parte, le nuove regole per la contabilizzazione di alcuni contratti di software chiariscono come i contabili dovrebbero avvicinarsi a questi accordi.

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Contabilità dei leasing incorporati nei contratti di servizio

Secondo i nuovi standard di contabilità del leasing ASC 842, IFRS 16 e GASB 87, le organizzazioni devono esaminare i loro contratti di servizio (come la logistica, la sicurezza e l’archiviazione dei dati) e valutare se tali accordi contengono leasing incorporati.

Non esistono scorciatoie per identificare i leasing incorporati. I contratti di servizio raramente contengono i termini “leasing” o “affitto”, rendendo il processo un’impresa complessa, in particolare per le aziende con alti volumi di accordi da valutare. In un’indagine di KPMG rilasciata durante il periodo in cui le aziende pubbliche stavano passando al nuovo standard, gli intervistati hanno riferito che l’identificazione dei contratti di locazione incorporati era uno degli aspetti più difficili della transizione.

Per una maggiore chiarezza su come i contratti di locazione possono essere incorporati nei contratti, facciamo un esempio.

L’azienda A ha un contratto di servizi di sicurezza con ABC Security. ABC Security fornisce telecamere, monitor e tastiere per le strutture della società A. Il contratto stabilisce che la società A avrà l’uso completo delle attrezzature di monitoraggio della ABC Security. Il contratto elenca ogni elemento, insieme a un numero di identificazione, che sarà utilizzato per questo contratto.

La società A avrà il pieno controllo sulle attrezzature di monitoraggio, e otterrà sostanzialmente tutti i benefici economici delle attrezzature di sicurezza. La parte di equipaggiamento di questo contratto soddisfa tutti gli standard richiesti per un leasing incorporato:

1. I beni sottostanti sono specificamente identificati.
2. La società A ha il controllo dei beni sottostanti.
3. La società A ottiene sostanzialmente tutti i benefici economici dei beni sottostanti.

Se stai cercando un punto di partenza per valutare i tuoi contratti, gli accordi di sicurezza, logistica e magazzinaggio contengono comunemente dei leasing incorporati.

LeaseQuery offre un test di leasing incorporato per valutare ciascuno dei tuoi contratti alla ricerca di leasing incorporati:

Se trovi un contratto che contiene un leasing, usa il nostro lease asset tracker per tenere una registrazione dettagliata. Abbiamo anche un lease asset tracker specifico per gli enti governativi.

Le licenze software sono considerate contratti di servizio secondo ASC 842, IFRS 16, o GASB 87?

Le nuove regole per la contabilità del leasing sollevano domande sul trattamento delle spese relative ai canoni per software come servizio (SaaS) e licenze software. Molti contratti di software concedono ai clienti il diritto di utilizzare un’attività immateriale. A causa del linguaggio del “diritto d’uso”, esiste confusione sul fatto che questi contratti possano essere considerati leasing. Sotto US GAAP, ASC 842 afferma chiaramente che i beni immateriali non soddisfano le qualifiche per un leasing. Anche il GASB 87 esclude le attività immateriali.

Secondo l’IFRS 16, le attività immateriali (e quindi le licenze software) possono soddisfare i requisiti per un leasing. Come tale, il trattamento dei costi associati a queste licenze varia dagli US GAAP. Per le aziende che riportano secondo gli IFRS, è vitale lavorare con i propri revisori per assicurarsi di interpretare correttamente la guida.

Contabilità dei contratti di software come servizio – cosa è cambiato

L’uso del software basato sul cloud era già in aumento prima della pandemia. Sulla scia del COVID-19, il SaaS è diventato una risorsa vitale per il lavoro, la scuola e persino l’intrattenimento. Con così tante organizzazioni che investono nel cloud computing, è importante aggiornarsi sulla guida per la contabilizzazione di questi contratti.

La guida aggiornata, FASB Subtopic ASC 350-40, Customer’s Accounting for Implementation Costs Incurred in a Cloud Computing Arrangement That Is a Service Contact (ASC 350-40), è entrata in vigore il 1 gennaio 2020 per le società pubbliche. Le entità non pubbliche sono tenute a seguire la nuova guida per tutti gli esercizi annuali che iniziano dopo il 15 dicembre 2020.

Prima dell’emissione dell’ASC 350-40, esistevano due diversi trattamenti contabili per i contratti software:

1. Contratti contenenti una licenza software: le organizzazioni potevano capitalizzare il costo della licenza software e i suoi costi di implementazione.
2. Contratti software di solo servizio: la guida era un po’ più poco chiara.

Con i contratti di cloud computing, spesso l’acquirente acquista un servizio e non una licenza. A causa di una mancanza di chiarezza nella guida, era comune trattare tutti i costi relativi a questi contratti come spese sostenute, portando le organizzazioni a perdere l’opportunità di capitalizzare alcune tasse.

Come risultato, l’acquisto di software on-premise sembrava una decisione più attraente per la linea di fondo di una società. Ma l’acquisto di un prodotto SaaS può avere benefici di vasta portata che eclissano le preoccupazioni del conto economico. Il FASB, in parte riconoscendo come la mancanza di chiarezza nello standard stesse ingiustamente influenzando queste decisioni di acquisto, ha emesso l’ASC 350-40. La nuova guida chiarisce il trattamento degli accordi di cloud computing – quelli che includono e non includono licenze software. Leggete il nostro blog che fornisce una spiegazione più approfondita della nuova guida, così come un esempio passo dopo passo della contabilità dei contratti di servizio, comprese le voci del giornale.

Contabilità degli accordi informatici basati sull’abbonamento per gli enti governativi

Similmente alle organizzazioni private, gli enti governativi variano ampiamente nel loro approccio alla contabilità dei contratti di cloud computing. Nel 2020, il GASB ha rilasciato la dichiarazione n. 96, Subscription-Based Information Technology Arrangements, (GASB 96) che è la prima guida per il governo statale e locale a riferire sui contratti software. Le nuove regole sono efficaci per tutti i periodi di rendicontazione che iniziano dopo il 15 giugno 2022.

La guida delinea la definizione di un accordo informatico basato sull’abbonamento (SBITA) come “un contratto che trasmette il controllo del diritto di utilizzare il software informatico di un fornitore SBITA, da solo o in combinazione con beni capitali tangibili (i beni informatici sottostanti), come specificato nel contratto per un periodo di tempo in uno scambio o una transazione simile allo scambio.” Per determinare facilmente se i vostri contratti soddisfano la definizione, utilizzate il nostro strumento gratuito di identificazione SBITA.

I requisiti di segnalazione delineati in GASB 96 rispecchiano quelli di GASB 87, la guida del governo per la segnalazione sui leasing. Gli enti governativi sono tenuti a registrare un’attività di abbonamento di diritto-uso e una passività corrispondente di abbonamento. La norma fornisce anche una guida per gli esborsi di cassa, come le spese di implementazione, per prevenire future disparità nel modo in cui gli enti governativi riportano i costi di non abbonamento.

IFRS e contratti di cloud computing

A differenza del FASB e del GASB, lo IASB ha deciso di non aggiungere la definizione di un nuovo standard per i contratti di cloud computing al suo piano di lavoro. L’Interpretations Committee del consiglio ha determinato che l’attuale guida offerta nello IAS 38, nell’IFRS 15 e nello IAS 1 fornisce una guida sufficiente per affrontare i contratti SaaS, compresi i costi di personalizzazione e configurazione. Questa è una decisione provvisoria dell’ordine del giorno, e l’Interpretations Committee sta accettando commenti fino al 15 febbraio 2021.

Guardando avanti

I cambiamenti FASB e GASB alla contabilità per gli accordi di cloud computing dovrebbero offrire un po’ di sollievo per i contabili. Poiché sempre più software è ospitato nella nuvola, questi aggiornamenti permettono alle organizzazioni di prendere decisioni informate riguardo a potenziali investimenti di software senza essere ostacolati dalla confusione sul trattamento contabile per l’acquisto.

Al contrario, affrontare i leasing incorporati su una base continua richiederà più lavoro di gambe. Dovrete implementare processi che vi permettano di valutare nuovi contratti e identificare i costi di leasing e non di leasing.

I nuovi standard per il cloud computing offrono semplicità e chiarezza, mentre gli standard per i leasing rendono le cose più complicate. I Boards danno un po’ e prendono un po’.