Controlli interni per i conti fornitori

Controlli interni per i conti fornitori

I controlli dei conti fornitori sono progettati per aiutare a mitigare il rischio di perdita nella funzione conti fornitori. I controlli sui debiti sono suddivisi in tre categorie: l’obbligo di pagare, l’inserimento dei dati dei debiti nel sistema e il pagamento dei fornitori.

Controllo dell’obbligo di pagare

Approvazione della fattura

Con questo controllo, la persona che ha l’autorità di approvare il pagamento indica che approva la fattura del fornitore. Questo controllo è relativamente debole se l’approvatore vede solo la fattura del fornitore, poiché non c’è modo di sapere se le merci o i servizi sono stati ricevuti, o se i prezzi applicati sono in linea con quanto stabilito originariamente dal contratto. L’approvatore potrebbe anche voler sapere quale conto di contabilità generale (GL) deve essere addebitato.

È meglio che il personale AP assembli la fattura del fornitore, autorizzi l’ordine di acquisto e la documentazione di ricezione in un pacchetto, poi timbri la fattura con un blocco di firma. Dovrebbe anche includere il numero di conto da addebitare, e poi farla esaminare dall’approvatore. Questo approccio fornisce all’approvatore una serie completa di informazioni con cui lavorare per un migliore controllo.

Approvazione dell’ordine di acquisto

Il dipartimento di approvvigionamento emette un ordine di acquisto per tutti gli acquisti effettuati dall’azienda. Questa pratica essenzialmente approva tutte le spese prima che siano state fatte, il che può impedire che alcune spese si materializzino mai. Poiché il controllo richiede una discreta quantità di lavoro da parte del personale addetto agli acquisti, probabilmente chiederanno ai membri del personale di richiedere gli articoli con un modulo formale di richiesta di acquisto.

Utilizzare l’approccio a tre vie

Qualcuno del personale addetto ai pagamenti confronterà la fattura del fornitore con l’ordine di acquisto e la prova di ricezione prima di autorizzare il pagamento. Questo approccio nega la necessità di approvare la fattura perché l’approvazione è basata sull’ordine di acquisto. È meglio dell’approvazione basata solo sull’ordine di acquisto perché verifica la ricezione di beni o servizi. Ma questo processo può essere dolorosamente lento e, se mancano dei documenti, potrebbe facilmente guastarsi. a meno che non abbiate un sistema elettronico che faccia corrispondere la fattura del venditore con la ricezione della merce rispetto all’ordine di acquisto.

Ricerca di pagamento duplicato

Con un sistema computerizzato, c’è una ricerca automatica del numero di fattura duplicato, per prevenire pagamenti duplicati. Tuttavia, se state ancora operando con un sistema manuale, è un compito più ingombrante e che richiede tempo. Richiede un impiegato della contabilità fornitori per cercare nel file dei fornitori e in quello delle fatture non pagate per vedere se una fattura ricevuta da un fornitore è già stata pagata. In molte situazioni, il volume delle fatture in entrata rende questo difficile, facendo loro abbandonare l’identificazione delle fatture duplicate, il che significa che pagare le cose due volte diventa un rischio maggiore.

“Usare un sistema di e-procurement che si integra con la contabilità fornitori rende molto più facile implementare l’obbligo di pagare i controlli.”

Controlli di entrata dei dati

Ci sono molti modi per assicurarsi che tutte le fatture dei fornitori entrino nel sistema, anche se ogni controllo ha un livello variabile di successo.

Registrazione prima dell’approvazione

Questo controllo mette più enfasi sul pagamento dei fornitori che sull’ottenere l’autorizzazione al pagamento. In questo metodo, tutte le fatture sono inserite nel sistema insieme, quindi è meglio usato quando gli ordini di acquisto sono usati per autorizzare gli acquisti.

Registra Dopo Approvazione

Questo costringe il personale AP a verificare l’approvazione di tutte le fatture prima di inserirlo nel sistema.

Usa le linee guida per la numerazione delle fatture

Se uno dei maggiori problemi della tua organizzazione sono i pagamenti duplicati, allora è importante assicurarsi di usare un sistema per assicurarsi che i numeri di fattura siano registrati correttamente. I sistemi elettronici controllano i numeri di fattura duplicati per prevenire i pagamenti doppi, ma se c’è incoerenza nel modo in cui questi numeri sono registrati, come l’uso di 0000623 una volta, e 623 un’altra volta, il sistema non lo segnalerà come un duplicato. Questo problema si presenta anche quando ci sono trattini nel numero della fattura, perché 123-456 potrebbe essere registrato con il trattino, o come 123456 nel sistema.

Coincidenza con il budget nei rendiconti finanziari

Se le fatture dei fornitori sono erroneamente addebitate al dipartimento sbagliato, è possibile che il responsabile del dipartimento che guarda i rendiconti finanziari trovi la discrepanza tra l’importo addebitato e il budget, portandola all’attenzione del dipartimento contabile.

Controlli dei pagamenti

La maggior parte dei controlli elencati qui si applica ai pagamenti con assegno, dato che questo è ancora il metodo di pagamento più comune. Nel caso di pagamenti elettronici, questi controlli non sono così utili, ma puoi ancora tracciare i pagamenti nel tuo sistema contabile.

Split Check Printing and Signing Duties

Con questo controllo, una persona prepara gli assegni, e un’altra li firma. Questo secondo gruppo di occhi fornisce un controllo incrociato per assicurarsi che i fondi siano lì per il pagamento, pur mantenendo un adeguato flusso di cassa.

Memorizza gli assegni in un luogo chiuso a chiave

Tutti gli assegni inutilizzati devono essere conservati in un luogo chiuso a chiave. Altrimenti possono essere rubati e compilati in modo fraudolento e poi incassati. Anche tutti i timbri di firma usati per firmare gli assegni dovrebbero essere conservati in un luogo chiuso a chiave.

Traccia la sequenza dei numeri di controllo

Per assicurarsi che non ci siano assegni mancanti che non sono stati contabilizzati, molte aziende scelgono di mantenere un registro che include la gamma di numeri di controllo usati durante un’operazione di controllo. Questo è utile per determinare se qualche assegno in magazzino è andato perso. Tieni il registro separato dagli assegni inutilizzati, per evitare che qualcuno rubi il registro nello stesso momento in cui ruba gli assegni.

Richiede la firma manuale degli assegni

Come azienda, puoi richiedere che tutti gli assegni siano firmati. Anche se sembra una buona idea, è un controllo debole perché pochi firmatari di assegni non indagano sul perché l’assegno è stato emesso, e raramente si prendono il tempo di ricercare gli importi pagati. Se la vostra azienda sceglie invece di usare un timbro o una targhetta per la firma, diventa imperativo avere un forte sistema di ordini di acquisto. Questo permette al personale addetto agli acquisti di diventare l’approvatore de facto delle fatture perché emette gli ordini di acquisto all’inizio del processo purchase to pay.

Richiedere ulteriori firmatari di assegni in determinate condizioni

Se un assegno supera una certa soglia predeterminata, richiedere una seconda persona per firmare l’assegno. Questo controllo permette a più membri del team di alto livello la possibilità di fermare un pagamento, in teoria. In realtà, l’introduzione di un altro passo nel processo non rafforza il controllo.

Solidi controlli interni in tutto il processo di pagamento sono il primo passo verso la prevenzione di errori costosi che colpiscono i vostri profitti. Razionalizzare il reparto contabilità fornitori è un modo per catturare sconti sui pagamenti anticipati, consentendo di risparmiare denaro da reinvestire nell’azienda o di gonfiare i profitti.