Uno dei pilastri di qualsiasi progetto è la Work Breakdown Structure (WBS) e il relativo dizionario WBS. Che tu sia un appaltatore che presenta la baseline del progetto o il cliente che rivede la baseline, la WBS e il dizionario WBS sono la tua stele di Rosetta per capire come i pezzi disparati di un progetto si legheranno insieme e alla fine consegneranno qualsiasi cosa tu voglia realizzare con il tuo progetto.
La WBS è la suddivisione gerarchica del progetto per deliverable. E’ la struttura reale che siamo abituati a vedere ed usare per organizzare il progetto. Ci permette di suddividere l’ambito in pezzi più gestibili e fornisce una struttura di reporting che usiamo per la pianificazione, catturando le prestazioni e gli effettivi. La struttura gerarchica ci permette di andare in profondità e guardare il progetto al suo livello più basso, arrotolato per guardarlo nel suo insieme, o da qualche parte nel mezzo. La WBS è ottima per queste cose. Quello che non è sempre ovvio quando si guarda la WBS è come il lavoro si riferisce allo Statement of Work (SOW), che spesso non è strutturato allo stesso modo della WBS.
Figura 1 – Struttura di ripartizione del lavoro
Il dizionario della WBS, oltre ad espandere la semplice descrizione di una linea degli elementi della WBS, collega la WBS alla dichiarazione del lavoro (SOW). Il dizionario della WBS è di solito un foglio di calcolo che elenca la WBS, il nome dell’elemento WBS, una descrizione del lavoro in quell’elemento come minimo. Inoltre, il buon dizionario avrà un campo che designa quale paragrafo SOW è coperto da quell’elemento WBS. Questa mappatura mette in relazione le due strutture l’una con l’altra e apre un sacco di possibilità per capire come il progetto è pianificato, come sta andando e quanto sta costando. Un dizionario WBS potrebbe assomigliare all’esempio seguente:
L’ultima colonna nell’esempio mostra come gli elementi di livello più basso della WBS sono collegati al SOW. Nell’esempio, vedi che ogni elemento è collegato a due diversi paragrafi del SOW. Il primo è comune a tutti gli elementi; diciamo che è il paragrafo Project Management nel SOW. Questo collegamento mostra che il progetto pianificherà, eseguirà e catturerà i dati effettivi per la gestione del progetto in ogni singolo elemento. Ogni elemento è anche collegato ad un paragrafo unico che potrebbe contenere requisiti specifici associati all’ambito di lavoro delle comunicazioni. Ogni elemento della WBS dovrebbe essere associato ad almeno un paragrafo del SOW, ma tipicamente saranno collegati a più paragrafi. Se hai un elemento WBS che non è associato ad un paragrafo SOW devi chiedere “perché lo stiamo facendo?” perché apparentemente non è parte del contratto. Al contrario, ogni paragrafo SOW dovrebbe essere collegato ad almeno un elemento WBS e di solito tocca più elementi WBS.
Quindi cosa ti dà avere queste due strutture collegate? Ti permette di guardare il tuo progetto in diverse dimensioni che aprono un sacco di opportunità di reporting e analisi. Per esempio, solo guardando una matrice di dove i due documenti sono collegati può dirti rapidamente se hai tutto coperto nel SOW o stai facendo del lavoro in un elemento della WBS che non è a contratto.
Ma questo è solo l’inizio. Pensate a quali informazioni sono catturate in un paragrafo SOW. Tutte queste informazioni possono ora essere collegate ad una WBS, il che significa che possono essere collegate ad un programma, alle prestazioni di un sistema di earned value, all’organizzazione che esegue il lavoro o ai dati effettivi del tuo sistema di contabilità.
Guardando le relazioni che esistono tra gli elementi della WBS nel programma puoi vedere come diversi paragrafi SOW sono collegati e se questo ha senso o no. Nell’esempio del dizionario WBS di cui sopra, ci si potrebbe aspettare di vedere collegamenti tra il Component Testing (1.3.1) e il System Testing (1.3.2). Se questi collegamenti non esistono, sarebbe una bandiera rossa per il tuo progetto che dovrebbe essere investigata.
L’esempio di relazione è solo una grattatina alla superficie. Le prestazioni e gli effettivi possono essere attribuiti ai paragrafi del SOW. Il collegamento potrebbe non essere esatto, potresti dover assegnare gli effettivi associati ad una WBS a più paragrafi SOW, ma questa visibilità è ancora preziosa. Puoi anche scavare nei paragrafi SOW e vedere come gli elementi all’interno di quei paragrafi si relazionano. Per esempio, i paragrafi SOW di solito identificano i deliverable impattati da un paragrafo SOW. Una semplice mappatura di una deliverable ad un paragrafo SOW, collegata indietro attraverso il dizionario WBS apre la porta a guardare tutti gli attributi discussi sopra per deliverable. Poi si aggiungono altri campi al dizionario della WBS (numero di voce del contratto, gestori del conto di controllo, bandiere del conto di controllo, ecc) e le possibilità crescono. Diventa un caleidoscopio di progetto che ti permette di guardare i tuoi dati di progetto in un numero infinito di modi.