Quando si ha a che fare con le leggi della California sulla paga finale, i dettagli sono dove diventa difficile. Per esempio, se un dipendente si dimette con due settimane di preavviso, normalmente si avrebbe tempo fino all’ultimo giorno del dipendente per fornire la paga finale, ma cosa succede se si vuole chiedere al dipendente di non lavorare nel periodo di preavviso? Quando è dovuta l’ultima busta paga?
Come deve comportarsi un datore di lavoro in una situazione in cui un dipendente licenziato ha preso PTO o ferie in anticipo (prima che maturassero) ed è già stato pagato anche se non è stato ancora guadagnato? Può essere recuperato dalla busta paga finale?
Questi erano i tipi di domande poste da Michelle Flores durante un recente webinar del CER. Continuate a leggere per queste e altre risposte.
Leggi sulla paga finale in California: Quanto tempo per fornire la busta paga finale
Q. Quanto tempo si ha a disposizione per pagare il dipendente una volta che è stato licenziato?
A. In California, un dipendente che viene licenziato deve essere pagato immediatamente, il giorno della cessazione.
Q. La legge è cambiata in modo tale che i datori di lavoro prima avevano 72 ore per pagare le ultime buste paga, ma ora è immediato? O sono ancora 72 ore, ma è solo raccomandato di pagare immediatamente?
A.Labor Code sezione 201 indica che se si termina un dipendente si deve pagare immediatamente alla fine. C’è un’avvertenza per i dipendenti stagionali nell’industria conserviera – i datori di lavoro che terminano i dipendenti stagionali nell’industria conserviera hanno 72 ore, ma questa è un’eccezione molto rigorosa. Se un dipendente si dimette, d’altra parte, il datore di lavoro ha 72 ore per fornire la paga finale. Ma se si dimette, di solito è immediatamente dovuta.
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Q. In termini di prestiti, potete per favore affrontare la retribuzione finale e il PTO che è stato “preso in prestito” (ferie prese oltre il loro saldo maturato o guadagnato)? Siamo autorizzati a riscuotere i salari indietro?
A.In questa situazione, è l’equivalente di anticipare la paga. Spesso il manuale potrebbe affermare che gli anticipi salariali possono essere prelevati da una busta paga finale; tuttavia, metto in guardia i datori di lavoro dal farlo. La mia raccomandazione è di mantenere questi anticipi al minimo e di usarli a vostro vantaggio se qualcuno se ne va. In alcune circostanze, spiegare che non si sta deducendo (e quindi trattarlo come un regalo al dipendente senza alcuna aspettativa di rimborso) può avere più benefici per il datore di lavoro che cercare di recuperare il denaro, e certamente meno rischi.
Q. Nel caso del perdono di ferie anticipate/tempo di lavoro/retribuzione, consigliereste di chiedere in cambio una liberatoria per i crediti?
A. Dipende. In questa situazione, dipenderebbe da quanto bene avete documentato gli anticipi, quanto denaro è in questione, e la documentazione come si riferisce alla rinuncia. La preoccupazione è se avete dato la giusta considerazione per quella rinuncia, il che dipende veramente dalle circostanze. Potrebbe essere possibile, ma dovrebbe essere sostanziale nella quantità, sostanziale nel tempo, e completamente documentato. Avrebbe anche bisogno di una firma separata (avrebbero dovuto firmare da qualche parte che riconoscevano che avrebbero dovuto questo se si fossero dimessi prima di ripagare il deficit).
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Q. Se un dipendente in California fornisce un preavviso di due settimane, ma voi non volete che il dipendente lavori il periodo di preavviso e decidete invece di rilasciarlo in anticipo, dovete avere il loro assegno finale il giorno in cui lo rilasciate – anche se lo state pagando durante il periodo di preavviso?
A.La via più sicura è quella di pagarli il giorno in cui si decide di chiedere loro di non lavorare, e di pagare il resto del loro preavviso. Io li pagherei il giorno in cui li lasciate andare, perché il loro lavoro finisce quel giorno. E anche se ti hanno avvisato della loro intenzione di dimettersi in un altro giorno, se dici di no, stai effettivamente terminando in anticipo rispetto alla data di fine prevista. Dato che il loro lavoro termina in quella data, pagateli in quella data, indipendentemente dal fatto che li paghiate per il periodo di preavviso o meno.
In effetti, vi consiglierei di pagare per il periodo di preavviso perché non farlo potrebbe dare origine non solo a richieste di disoccupazione, ma queste richieste potrebbero andare anche oltre la data delle dimissioni. Perché rischiare: pagate il giorno in cui dite “grazie ma non grazie” e pagate per tutto il periodo di preavviso. E documentate tutto chiaramente.
Q. Se un dipendente dà un preavviso lungo, come un mese, ma lo lasciate andare il giorno in cui vi dicono che hanno intenzione di andarsene (perché sapete che non sarà più produttivo), dovete pagare per tutto il periodo di preavviso, per due settimane standard, o semplicemente lasciarlo andare senza preavviso?
A.Questo deve essere valutato caso per caso. Senza ulteriori dettagli, potrebbe essere difficile giustificare il licenziamento immediato. Senza che quella persona esibisca la mancanza di produttività (cioè se è in effetti solo un’impressione che non darà il massimo e voi state solo cercando di toglierla dall’ambiente), vi consiglio di ringraziarla per il preavviso e di pagarla per tutto il periodo di preavviso. Anche se si tratta di un grande pagamento, senza di esso ci potrebbe essere un reclamo per quella paga. Per esempio, loro sostengono che pensavano che quel periodo di preavviso fosse necessario. Inoltre, potrebbero richiedere la disoccupazione e probabilmente dovreste pagarla – e la disoccupazione potrebbe estendersi oltre quel periodo.
Inoltre, state mandando il messaggio agli altri impiegati che dare il preavviso sarà trattato negativamente, spingendoli così a non farlo più. Evitare quest’ultimo punto da solo può valere la spesa. Senza conoscere ulteriori dettagli, io la pagherei.
Le informazioni di cui sopra sono estratte dal webinar “Final Pay Obligations in California: Suggerimenti per ridurre al minimo i rischi legali quando i dipendenti se ne vanno”. Per registrarsi ad un futuro webinar, visitare CER webinars.
Michelle Lee Flores è un partner nell’ufficio di Los Angeles di Fisher & Phillips LLP. Si occupa principalmente di tutti gli aspetti delle controversie in materia di occupazione, compresi i processi con giuria e panchina; arbitrato; mediazione e negoziati precontenziosi; molestie e discriminazioni di sesso, razza, religione, età e disabilità; violazioni di salario e orario, comprese le azioni collettive; e licenziamento abusivo.