Per gli anni di piano di benefici che iniziano nel 2016, i grandi datori di lavoro applicabili (ALE) possono essere soggetti a una sanzione fiscale ai sensi della sezione 4980H dell’Internal Revenue Code (IRC) se: 1) un dipendente a tempo pieno riceve un credito d’imposta premium o una sovvenzione per la condivisione dei costi attraverso un Marketplace e 2) l’azienda non è riuscita a offrire una copertura sanitaria minima essenziale (che soddisfa i requisiti minimi di valore e accessibilità dell’ACA) ad almeno il 95% dei suoi dipendenti a tempo pieno e ai loro figli a carico fino a 26 anni. La soglia di offerta di copertura era il 70% dei dipendenti a tempo pieno per gli anni di piano di benefici che iniziano prima del 2016.
Al fine di evitare potenziali sanzioni, è importante per le ALE capire come determinare quali dipendenti sono “a tempo pieno” secondo l’ACA e dovrebbero essere ammissibili per i benefici.
Dipendente a tempo pieno
Un dipendente a tempo pieno è un individuo ragionevolmente previsto per lavorare almeno 30 ore a settimana. A questo scopo, le “ore” includono ogni ora per la quale un dipendente è pagato o ha diritto a un pagamento per svolgere compiti per il datore di lavoro o ha diritto a un pagamento anche se non viene svolto alcun lavoro (ad esempio, ferie, vacanze o tempo di malattia).
I dipendenti con orari variabili possono anche essere considerati a tempo pieno, dipendenti idonei ai benefici se lavorano una media di 30 ore o più a settimana durante un periodo di misurazione di ritorno. I dipendenti temporanei (a breve termine) e i dipendenti stagionali possono anche essere considerati a tempo pieno.
Dipendenti ad ore variabili
L’ACA definisce un dipendente ad ore variabili se, sulla base dei fatti e delle circostanze alla data di inizio del dipendente, un datore di lavoro non può determinare se il dipendente è ragionevolmente destinato a lavorare una media di almeno 30 ore a settimana durante il periodo di misurazione iniziale perché le ore del dipendente sono variabili o incerte.
Ci sono una serie di fattori da considerare nel valutare se è ragionevole determinare che un nuovo dipendente è un dipendente ad orario variabile, tra cui, ma non solo:
- Se il dipendente sta sostituendo un dipendente che era o non era un dipendente a tempo pieno,
- La misura in cui i dipendenti nella stessa posizione o in posizioni comparabili sono o non sono dipendenti a tempo pieno, e
- Se il lavoro è stato pubblicizzato, comunicato al nuovo assunto o altrimenti documentato (per esempio, attraverso un contratto o una descrizione del lavoro), come se richiedesse ore di servizio che saranno in media 30 o più ore di servizio a settimana o meno di 30 ore di servizio a settimana.
Nessun fattore singolo è determinante e altri fattori possono essere considerati.
Le AALE identificano quali dipendenti a ore variabili dovrebbero essere trattati come “a tempo pieno” e beneficiare di benefici:
- Calcolando le ore settimanali medie lavorate durante un periodo specificato di mesi (come 6 o 12 mesi) che è indicato come un periodo di misura.
- Bloccando lo stato dei dipendenti (benefici “a tempo pieno” ammissibili o non ammissibili) durante un successivo periodo specificato di mesi dopo il periodo di misurazione, che è il periodo di stabilità. Lo stato di idoneità ai benefici del dipendente si basa sul calcolo del periodo di misurazione ed è bloccato per l’intera durata del periodo di stabilità, indipendentemente dal numero di ore che il dipendente effettivamente lavora durante il periodo di stabilità.*
*Anche se le ore lavorate durante il periodo di stabilità non influiranno sullo stato del dipendente mentre è bloccato durante il periodo di stabilità, quelle ore saranno contate come parte del prossimo periodo di misurazione. I cambiamenti nelle ore settimanali medie lavorate durante i periodi di misurazione futuri possono cambiare lo stato di ammissibilità ai benefici di un dipendente durante i periodi di stabilità successivi.
Dipendenti stagionali
In base ai regolamenti finali emessi dall’IRS e dal Dipartimento del Tesoro nel febbraio 2014, i nuovi dipendenti stagionali sono trattati allo stesso modo dei nuovi dipendenti a ore variabili sotto il metodo del periodo di misurazione look-back. Per essere considerato stagionale, un dipendente deve essere assunto in una posizione per la quale l’occupazione annuale abituale è di sei mesi o meno. “Abituale” significa che:
- Per la natura della posizione un dipendente lavora tipicamente per un periodo di sei mesi o meno, e
- Il periodo di occupazione dovrebbe iniziare ogni anno solare approssimativamente nella stessa parte dell’anno, come l’estate o l’inverno.
Un ALE (che sta usando il metodo di misurazione look-back) non sarà generalmente responsabile delle penalità di responsabilità condivisa del datore di lavoro ACA se non offre copertura sanitaria ai dipendenti stagionali durante un periodo di misurazione iniziale, anche se questi dipendenti finiscono per lavorare a tempo pieno durante quel periodo di misurazione (a meno che un breve periodo di misurazione look-back sia usato e tali dipendenti rimangono impiegati nel successivo periodo di stabilità). Le ALE applicheranno il periodo di misurazione iniziale ai dipendenti stagionali, anche se ci si aspetta che lavorino più di 30 ore alla settimana quando sono assunti.
In alcuni casi insoliti, un dipendente può ancora essere considerato un dipendente stagionale anche se il lavoro stagionale è esteso in un anno particolare oltre quello che è abituale. Per esempio, se gli istruttori di golf in un resort hanno un periodo abituale di occupazione annuale di sei mesi, ma sono invitati in un anno particolare a lavorare un mese supplementare a causa di una stagione insolitamente lunga, sarebbero ancora considerati dipendenti stagionali.
I termini “dipendente stagionale” e “lavoratore stagionale” sono utilizzati nelle disposizioni di responsabilità condivisa del datore di lavoro in due contesti diversi. Il termine “dipendente stagionale” è rilevante per determinare lo stato di un dipendente come un dipendente a tempo pieno sotto il metodo di misurazione look-back. Il termine “lavoratore stagionale” è rilevante per il calcolo ALE (si prega di fare riferimento alla ACA Fact Sheet: ALE Calculation).
Dipendenti temporanei/di breve durata
I dipendenti temporanei (chiamati dipendenti di breve durata secondo l’ACA) sono quei dipendenti assunti in una posizione che dura meno di 12 mesi. L’IRS ha confermato che non c’è un’esenzione sotto le sanzioni della sezione 4980H dell’IRC per i dipendenti temporanei a breve termine (a meno che il dipendente non soddisfi tutti i requisiti dei dipendenti stagionali come indicato sopra).
Se i dipendenti temporanei a breve termine non soddisfano i requisiti dei dipendenti stagionali e ci si aspetta che lavorino più di 30 ore a settimana, allora secondo le regole ACA applicabili dovrebbero essere classificati come dipendenti a tempo pieno, idonei ai benefici.
Le aziende possono escludere le ore lavorate in circostanze limitate:
Le aziende non sono tenute a contare o registrare le ore lavorate nelle seguenti circostanze limitate:
Impiegati volontari
I regolamenti finali escludono le ore lavorate come “volontari in buona fede”. I volontari in buona fede includono qualsiasi volontario che è:
A. Un dipendente di un ente governativo o di un’organizzazione esentasse;
B. Il cui unico compenso da quell’ente o organizzazione è:
a. sotto forma di rimborso (o un’indennità) per spese ragionevoli sostenute nello svolgimento dei servizi di volontariato, o
b. benefici ragionevoli (inclusi premi per la durata del servizio) e commissioni nominali normalmente pagate da enti simili in relazione al servizio di volontariato.
Dipendenti studenti
Le aziende non sono tenute a contare le ore di servizio svolte dagli studenti in posizioni sovvenzionate attraverso il programma federale di studio del lavoro o programmi statali simili. Tuttavia, tutte le ore di servizio per le quali uno studente dipendente di un’organizzazione educativa (o di un datore di lavoro esterno) è pagato o ha diritto al pagamento in una capacità diversa dal programma federale o statale di studio del lavoro devono essere contate come ore di servizio al fine di determinare l’ammissibilità ai benefici.
Insegnanti e docenti a contratto
Insegnanti e docenti a contratto presentano delle sfide poiché la compensazione non è tipicamente legata direttamente al numero di ore che lavorano. Per esempio, la compensazione è spesso legata alle ore di lezione e non tiene conto del tempo basato su attività non di classe come la preparazione delle lezioni, la valutazione di carte ed esami, o la consulenza agli studenti.
L’IRS fornisce un metodo di approdo sicuro per tracciare le ore per il personale docente e i docenti a contratto fino a quando non saranno emesse ulteriori linee guida. Questo metodo accredita 2,25 ore di servizio per ogni ora di insegnamento o tempo in classe. In altre parole, per ogni ora trascorsa a insegnare in classe, l’azienda accrediterebbe un’ulteriore 1,25 ore per attività come la pianificazione e la classificazione delle lezioni. Inoltre, l’azienda accredita un’ora di servizio per ogni ora aggiuntiva che il membro della facoltà spende in altri compiti non di classe (come le ore di ufficio o le riunioni di facoltà richieste). Mentre questo potrebbe non essere l’unico metodo ragionevole per tracciare le ore per i docenti aggiunti, si consiglia alle aziende di considerare l’utilizzo di questo porto sicuro fino a quando non verranno emesse ulteriori linee guida.