I dati accurati nella gestione delle strutture e nei rapporti di pianificazione del capitale sono importanti. Il modo in cui i manager presentano questi dati è ancora più importante.
Quando si produce un rapporto non è sufficiente presentare semplicemente le informazioni, è essenziale coinvolgere il pubblico e raccontare una storia avvincente su ciò che è stato raggiunto e su ciò che il vostro team prevede di raggiungere in futuro.
Un rapporto accurato è anche un mezzo per definire i passi successivi e i passi necessari per arrivarci. Questo è particolarmente importante quando i passi successivi coinvolgono l’acquisizione di risorse finanziarie, programmatiche e di personale.
Come facility manager, usi ogni giorno una varietà di strumenti e sistemi, tra cui attrezzature fisiche per eseguire riparazioni manuali e sistemi di dati che sono essenziali per il funzionamento delle tue strutture e beni fisici. La gestione di una struttura è un processo che implica l’uso degli strumenti giusti al momento giusto per ottenere risultati ottimali.
Tuttavia, lo strumento più importante che è essenziale per il successo della vostra organizzazione è il vostro sistema di reporting. La raccolta, la gestione e l’archiviazione dei dati è parte integrante dell’industria del facility management. Qui discutiamo perché un reporting accurato è così importante.
1. Massimizzare la produttività e l’efficienza
Massimizzare il rendimento operativo delle vostre strutture e dei vostri beni fisici e contemporaneamente minimizzare i costi operativi e di capitale è il principale atto di bilanciamento per il team del facility. Per raggiungere questo obiettivo, un sistema di gestione delle strutture che incorpora rapporti in tempo reale e offre la visualizzazione dei dati è altamente vantaggioso.
Per capire quanto siano efficienti le vostre pratiche di manutenzione, è possibile misurare gli ordini di lavoro completati dalla vostra squadra rispetto al numero totale di ordini di lavoro presentati. Questa semplice serie di dati illuminerà se le vostre operazioni di manutenzione sono efficaci o se il vostro team è in stallo con troppi arretrati.
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Può anche rivelare quanto velocemente queste riparazioni vengono eseguite. Questo è un modo semplice per gestire i tempi morti e migliorare la produttività. I dati raccolti usando il software di gestione delle strutture sono la chiave per identificare rapidamente le potenziali debolezze operative e risolverle ben prima che diventino un problema.
2. Farsi finanziare i progetti
In generale, i facility manager dipendono dagli amministratori degli edifici e dai dipartimenti finanziari per determinare cose come i bilanci delle operazioni o le future spese di capitale. Questo significa che ogni facility manager dovrebbe diventare un esperto nell’estrarre dati utili sulle operazioni e usarli per dimostrare l’efficienza.
Stabilire le giuste metriche e spiegare i vostri progetti di capitale usando i giusti termini di analisi finanziaria è fondamentale per garantire che i vostri progetti vengano finanziati e approvati. Senza i giusti modelli finanziari, può essere difficile spiegare accuratamente agli stakeholder finanziari perché certi progetti devono essere finanziati.
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Per vendere con successo il vostro progetto di miglioramento del capitale, è essenziale presentare un business case convincente che sia sostenuto da dati intelligenti. È fondamentale per i facility manager capire non solo gli aspetti pratici delle operazioni, ma anche la base finanziaria.
Un sistema di gestione delle strutture con solide capacità di raccolta dati vi aiuterà a dimostrare il ritorno sull’investimento, il ritorno sulle attività e il ritorno sul capitale netto della vostra struttura, che sono tutti influenzati da come gestite il vostro edificio.
Con un sistema di gestione delle strutture come FOUNDATION.Plans, è facile convertire la vostra visione in obiettivi operativi e collegare il vostro piano di progetti di capitale alle prestazioni individuali, alla pianificazione strategica, evidenziando i risultati per un miglioramento continuo.
3. A prova di futuro con l’analisi dei dati
Gli edifici e le infrastrutture iniziano a deteriorarsi non appena vengono utilizzati. Man mano che gli edifici invecchiano, passano attraverso un processo di deterioramento, che può essere categorizzato in cinque fasi del ciclo di vita che sono correlate al rinnovamento degli asset:
- Preparazione: meno di 1 anno
- Infanzia: 1-16 anni
- Adolescenza: 17-29 anni
- Età adulta: 30-49 anni
- Vecchiaia: 50 e più anni
Per i facility manager è importante sapere quando inizieranno i grandi problemi di riparazione e manutenzione in ciascuna di queste fasi. È possibile migliorare notevolmente l’efficacia della vostra pianificazione del capitale attraverso la raccolta di dati sul ciclo di vita delle attrezzature, i programmi di riparazione, rispetto agli standard industriali e ai parametri di riferimento.
Tutti questi fattori possono influenzare il momento in cui avrete bisogno di risparmiare denaro per una grande ristrutturazione o sostituzione. Questo renderà il processo di pianificazione molto più agevole e aiuterà il vostro dipartimento a rispettare un programma.
I dati sono fondamentali per aiutare i facility manager a determinare l’approccio migliore per motivare i supervisori e i tecnici a rimanere in pista con un programma di manutenzione preventiva ad alto funzionamento.
Una delle migliori caratteristiche di FOUNDATION è che si tratta di un sistema di raccolta dati basato su cloud, che ha la capacità di aggiornare le informazioni sulle risorse fisiche in tempo reale o anche in movimento.
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La tecnologia mobile di raccolta dati consente ai facility manager in molti modi, compresa la gestione dei flussi dei processi lavorativi, il monitoraggio delle risorse fisiche e la supervisione delle strutture degli edifici. La tecnologia mobile aiuta i facility manager a comunicare, collaborare e gestire i carichi di lavoro in modo più efficiente.