Ci sono due modi per inviare un trasferimento ACH dalla tua banca dopo aver iniziato il pagamento in E-File e avere un unico numero di identificazione per il tuo pagamento.
- Usando il sito web della tua banca OPPURE
- Usando il tuo sistema di contabilità
È importante notare che per entrambi questi metodi dobbiamo ricevere tutte le seguenti informazioni nei campi corretti per accettare il tuo pagamento.
ACH Record Layout
| Tipo di record | Campo | Nome elemento dati | Definizione | Commento |
|---|---|---|---|---|
| 5 | 3 | 1. Nome della società | Nome della società | Non cambia mai |
| 5 | 6 | 2. Codice di classe di entrata standard | CCD | Non cambia mai |
| 5 | 9 | 3. Data di entrata effettiva | Data di entrata | Cambia ogni pagamento |
| 6 | 2 | 4. Codice transazione | 22 – Credito su richiesta | Non cambia mai |
| 6 | 3 & 4 | 5. Identificazione DFI ricevente
(ABA Routing #) |
Lista in E-File per motivi di sicurezza | Non cambia mai |
| 6 | 5 | 6. Numero di conto DFI | Esposto in E-File per motivi di sicurezza | Non cambia mai |
| 6 | 6 | 7. Importo | Importo del pagamento (deve essere l’importo esatto che ha messo in E-File) | Può cambiare ogni pagamento |
| 6 | 7 | 8. Numero di identificazione | Numero ID (E-File genererà un nuovo numero per ogni pagamento) | Cambia ogni pagamento |
| 6 | 8 | 9. Nome della società ricevente | PagamentoUSAC | Non cambia mai |
Utilizzando il sito web della tua banca
Il primo modo per inviare un pagamento ACH è utilizzando il sito web della tua banca. La sfida quando usi l’interfaccia della tua banca è assicurarti di inserire i dati giusti nel campo giusto perché i campi non seguono sempre lo stesso ordine di cui sopra.
Devi prestare particolare attenzione a dove mettere l’unico “Identification Number” che E-File ti dà per ogni pagamento. Deve andare nel campo ID del destinatario/pagatore. Questo campo è chiamato con nomi diversi in sistemi diversi. Per esempio, nel sistema JP Morgan, il campo è chiamato “Beneficiary ID Number” mentre nel sistema CashPro della Bank of America il campo è chiamato “Vendor ID”.
Usando il vostro sistema contabile
Il secondo modo per inviare un pagamento ACH è di inserire i dati nel vostro sistema contabile. Questo crea un file nel formato NACHA che viene trasmesso alla tua banca.
Il numero di identificazione deve essere messo nello standard NACHA per “Entry Detail Record Type Code 6, Field Number 7 – Identification Number”. Potreste dover chiedere al vostro dipartimento IT di identificare un campo specifico nel vostro sistema contabile che memorizzerà il numero di identificazione e potrebbero anche dover aggiornare il sistema per includere questo numero nel campo giusto. Se il Numero d’Identificazione è nel campo sbagliato, il tuo trasferimento ACH sarà rifiutato.
Raccomandiamo di dedicare tempo sufficiente per impostare questo nuovo processo poiché potrebbe richiedere più tempo di quanto pensi, a seconda del tuo sistema.
Suggerimenti per il successo
- Trova ora quale campo è quello corretto per il Numero d’Identificazione. Questo potrebbe richiedere del tempo se hai bisogno di lavorare con la tua banca o il dipartimento IT.
- Devi includere il Numero di Identificazione unico per il tuo pagamento e metterlo nel campo corretto o il Tesoro degli Stati Uniti rifiuterà il tuo pagamento.
- Non mettere il Numero di Identificazione nell’addendum o nei commenti.
- La tua banca o la tua azienda potrebbe richiedere più informazioni per fare un trasferimento, come il Numero di Identificazione Federale del Datore di Lavoro (FEIN) di USAC. Abbiamo pubblicato queste informazioni nelle E-File FAQs, sotto “Company and Banking Information”. Contattateci se avete bisogno di altre informazioni per elaborare un pagamento.
- Il vostro pagamento ACH può sembrare che sia stato elaborato correttamente all’inizio. Possono passare diversi giorni prima che tu riceva un avviso di rifiuto se il tuo file non contiene i dati richiesti nel formato richiesto.
- Infine, ti consigliamo di elaborare piccoli pagamenti ACH (come $1,00) per testare questo processo prima della prossima scadenza della fattura. Tutti i pagamenti saranno accreditati sul tuo conto.