La guida completa alle revisioni contabili dei debiti (AP)

Le revisioni contabili dei debiti (AP) possono spesso sembrare scoraggianti. Le aziende preferiscono trovare ricompense nel futuro e non soffermarsi sul passato. Ma non lasciate che le vostre paure vi trattengano. L’audit della contabilità può esporre frodi, errori e altri problemi che potrebbero mettere in pericolo il vostro business, facendovi risparmiare tempo e denaro inestimabili a lungo termine.

Se eseguito correttamente, un audit dei conti correnti non solo conferma se state rispettando le regole, ma mostra anche come potete gestire il vostro business in modo più efficiente. Ricorda, pagare un revisore esterno per passare giorni a rovistare nel tuo archivio cartaceo è ormai una cosa del passato Le soluzioni software intelligenti salvano tutti i tuoi dati in un unico posto, il che ti permette di effettuare un’ampia revisione contabile semplicemente toccando un pulsante.

AP Audits: Perché sono importanti

In parole povere, un audit AP è un esame indipendente e sistematico dei registri di contabilità fornitori di un’organizzazione. Controlla se le vostre transazioni sono registrate correttamente e se queste registrazioni presentano una visione accurata del vostro business. Un rapporto di revisione ben preparato vi dirà come sta andando la vostra azienda e dove potete migliorare.

Per molte aziende con sede negli Stati Uniti, le revisioni contabili non sono facoltative. Dall’implementazione del Sarbanes-Oxley Act nel 2002, la maggior parte delle aziende pubbliche deve sottoporre i propri registri a un controllo esterno. I revisori controllano se i registri aziendali aderiscono agli standard specificati nei Generally Accepted Accounting Principles (GAAP). Anche se la conformità crea lavoro extra per le aziende, è molto meno probabile che si verifichino scandali aziendali su larga scala rispetto al passato.

Molti professionisti della finanza considerano le revisioni contabili come un male necessario. Le revisioni contabili possono scoprire errori, frodi o altri problemi che potrebbero mettere i dipendenti nei guai. In pratica, non c’è motivo di avere paura, a meno che non abbiate davvero qualcosa da nascondere. Tratta gli audit come un’ispezione di sicurezza del veicolo – Vorresti sapere se i tuoi freni sono sul punto di cedere, giusto?

AP Auditing 101: A Guide for Beginners

Non c’è un modo fisso per eseguire un audit AP. I revisori scelgono i loro metodi in base alle dimensioni e alla forma di un particolare business e alla completezza desiderata della revisione. L’implementazione dei regolamenti GAAP varia a seconda dello stato, con alcuni stati che permettono alle aziende pubbliche di pubblicare rapporti aggiuntivi che non hanno bisogno di seguire gli standard GAAP.

Nonostante queste differenze, i revisori cercheranno generalmente la completezza, la validità e la conformità delle registrazioni, e vedranno se il saldo dei conti passivi è stato correttamente indicato nella dichiarazione di fine anno. Insieme, questi confermano se le registrazioni dell’azienda presentano effettivamente una visione accurata del business.

Una revisione dei conti correnti consiste di solito in quattro fasi: pianificazione, lavoro sul campo, rapporto di revisione e revisione di follow-up.

Pianificazione di una revisione dei conti fornitori

Durante la fase di pianificazione, i revisori notificano all’azienda che una revisione sta per avere luogo. Il passo successivo è di solito una riunione formale in cui vengono discussi lo scopo e gli obiettivi della valutazione. Sulla base di questa riunione, il revisore redigerà un piano per l’esame stesso.

Procedimenti di audit dei conti fornitori

La fase di lavoro sul campo è quando i revisori si immergono. Passeranno diversi giorni o settimane a setacciare i registri dell’azienda prima di compilare i loro dati in un rapporto che riassume le loro scoperte e la valutazione di quelle scoperte.

Relazione dell’Audit dei Conti Fornitori

Una volta che il lavoro sul campo è stato completato, le scoperte sono messe nel rapporto finale dell’audit.

Revisione del follow-up dell’Audit dei Conti Fornitori

Solo perché il rapporto è stato completato non significa che il lavoro sia finito. Il passo finale è che il revisore esegua una revisione di follow-up dopo un anno per controllare se i risultati desiderati sono stati raggiunti.

Come rendere la vostra revisione un gioco da ragazzi

Anche se siamo entrati nell’era digitale, molte revisioni contabili sono ancora fatte a mano. Se non potete affrontare la vista di un revisore che cerca l’ago di una fattura in un pagliaio di carta, non siete soli. Per fortuna, ora c’è un modo più efficiente per eseguire le revisioni. La fatturazione elettronica e i pagamenti elettronici lo rendono un gioco da ragazzi.

Passare a un software di automazione dei conti correnti assicura una revisione più veloce, più economica e più semplice perché i vostri registri saranno più facili da trovare. Dando ai revisori l’accesso in sola lettura ai vostri registri, il loro lavoro può essere fatto in appena due o tre ore, rispetto ai giorni o alle settimane che passerebbero nel vostro ufficio controllando la contabilità in modo tradizionale.

Si è ancora diffidenti a lasciare andare i vostri registri cartacei? Tenete presente che la sola carta offre un’illusione di controllo. I registri possono essere collocati male, distrutti accidentalmente, o semplicemente persi. La carta è in realtà l’antitesi dell’efficienza: Rende il processo di fatturazione e pagamento meno visibile, e quindi più difficile da tracciare.

Come rilevare le frodi in un audit dei conti correnti

Se non siete ancora convinti che una soluzione automatizzata per i conti correnti sia giusta per voi, considerate uno degli scopi principali degli audit: il rilevamento delle frodi. I dipartimenti di contabilità sono particolarmente vulnerabili alle frodi perché elaborano un alto volume di transazioni. La Association of Certified Fraud Examiners stima che un’organizzazione media perde il 5% delle sue entrate annuali a causa delle frodi.

La forma più banale di frode è la manomissione delle fatture. Se una fattura è stata trattata con un liquido correttore o se mancano informazioni importanti, il campanello d’allarme dovrebbe scattare. Lo stesso vale per le fatture duplicate o fotocopiate. L’implementazione di una soluzione di fatturazione elettronica automatizzata è il modo più semplice per rendere questi tipi di frode cose del passato.

Altri tipi di frode possono essere più difficili da rilevare. I truffatori sanno che i revisori non hanno il tempo di controllare ogni singola fattura, il che offre l’opportunità di manipolare con successo le informazioni. È qui che l’automazione può ancora una volta fornire ulteriore sicurezza. Le procedure automatizzate creano una traccia di controllo istantanea e rendono più facile la ricerca di indicatori comuni di frode, come fatture appena al di sotto degli importi di approvazione, fatture con importi arrotondati e venditori con indirizzi di caselle postali. Nessun sistema è completamente a prova di frode, ma le soluzioni digitali rendono più semplice individuare e prevenire le frodi.

Con un forte dipartimento AP sul posto, non c’è più bisogno di temere le procedure di revisione contabile. Passare al digitale renderà l’audit più veloce, più facile e più economico. Soprattutto, rimanere in cima al vostro gioco sarà un gioco da ragazzi e vi offrirà più tempo per perseguire una strategia progressiva, come la pianificazione del futuro finanziario della vostra azienda.