Quasi tutti i consigli sulla gestione del tempo che hai letto hanno sottolineato l’importanza di spendere più tempo sui compiti importanti e meno o niente tempo su tutto ciò che ti distrae dai tuoi obiettivi di produttività.
Ma cosa succederebbe se poteste fare un ulteriore passo avanti e distribuire il vostro tempo in base ai compiti di alto valore e alle attività di basso valore.
La regola del 60-30-10 può fare proprio questo per voi e darvi una struttura per assegnare il vostro tempo ai vostri compiti.
Questa regola stabilisce una struttura che vi dà una migliore idea di quali compiti vale la pena fare in quale momento della giornata.
Il 60% è il livello superiore, il 30% è il livello medio e il 10% è il livello inferiore.
La regola del 60-30-10 significa destinare il 60% della tua giornata lavorativa ad attività di alto valore; il 30% a compiti di basso valore che fanno comunque progredire i tuoi obiettivi e il 10% ad altre attività che possono aiutarti a preparare il domani.
Se avete familiarità con gli investimenti, pensate a questo modello di gestione del tempo come all’allocazione del vostro portafoglio di tempo tra i diversi compiti.
60% ai compiti di alto valore
Ci sarà sempre più da fare di quanto ci sia tempo per farlo. “Se non prestate la dovuta attenzione a ciò che ha la vostra attenzione, vi prenderà più attenzione di quanta ne meriti”, dice David Allen nel suo libro Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.
È facile eccitarsi con i compiti e cercare di fare troppe cose ogni giorno, ma se lo fai, spenderai la tua energia dappertutto senza realizzare le cose più importanti della giornata.
Per migliorare i tuoi risultati e ottenere di più, separa il lavoro di alto valore da tutte le altre attività. Almeno il 60 per cento della tua giornata dovrebbe essere assegnato a tutti i tuoi compiti di alto valore.
“Devi decidere quali sono le tue massime priorità e avere il coraggio, in modo piacevole, sorridente e senza scusarsi, di dire ‘no’ alle altre cose. E il modo per farlo è avere un sì più grande che brucia dentro”, sostiene Stephen Covey, ben noto per il suo libro popolare, The 7 Habits of Highly Effective People.
I compiti di alto valore contribuiscono alla tua missione a lungo termine, ai tuoi valori e obiettivi. Queste sono cose come il libro che vuoi scrivere, la presentazione che vorresti fare per una promozione, le chiamate di vendita e l’azienda che intendi avviare.
Per ogni grande obiettivo, identifica i singoli compiti e scegli su cosa vuoi concentrarti per la giornata. Fatelo per prima cosa al mattino, quando siete più attivi.
Per produrre risultati di alto valore è necessario dare la priorità ai compiti che finiscono per produrre un risultato prezioso e prezioso.
Per fare più lavoro di alto valore, date un’occhiata a tutto ciò che avete sul piatto. Esaminate le vostre micro attività, o compiti/risultati. Si allineano con il quadro generale di ciò che state cercando di ottenere? Scegliete ciò che ritenete più essenziale, liberate un po’ di spazio e lavorate solo sui vostri obiettivi più importanti, misurabili e raggiungibili – si tratta di concentrarsi su compiti che aggiungono valore.
30% di attività di medio-basso valore
Assegnate il 30% del vostro tempo a compiti urgenti ma non necessariamente importanti.
Cose come elaborare le e-mail, organizzare i file, rispondere alle telefonate, inviare aggiornamenti sullo stato del team, scrivere rapporti e alcune riunioni rientrano in questa categoria.
Ogni volta che apri un’e-mail, devi prendere una decisione, il che interrompe il tuo flusso. Il problema è che ogni singola e-mail può fare o rompere i miei prossimi minuti, la prossima ora o addirittura l’intera giornata.
I compiti di medio livello possono sembrare urgenti, ma se non contribuiscono direttamente al tuo obiettivo finale, scegli di farli dopo aver completato i compiti di alto valore.
Pensa a questa categoria come ai compiti di manutenzione. Se li trascurate completamente, incontrerete dei problemi, ma non volete concentrarvi su di essi a spese di lavori più importanti.
Chi vuole dedicare la maggior parte del suo tempo di lavoro a rispondere alle e-mail o a pagare le bollette? Alcuni compiti di basso valore sono facili da automatizzare. Se ti ritrovi a fare la stessa cosa più e più volte al giorno, trova un modo per automatizzarla e usa il tempo libero per qualcos’altro.
Che si tratti di programmare, riconoscere, o fare accordi standard, ci sono probabilmente delle app che potresti usare.
Dobbiamo evitare che questi compiti prendano il sopravvento sulle nostre vite, così abbiamo tempo per affrontare le vere grandi sfide che possono fare davvero la differenza nel nostro lavoro.
Se puoi permetterti di spendere meno tempo in queste attività per reinvestirlo in ciò che conta di più, riduci la percentuale di tempo che dedichi a questa categoria e fai più lavoro di alto valore.
Il 10% in basso dovrebbe fare la differenza domani
Come finisci la giornata è fondamentale, perché ha molto a che fare con come inizi il giorno successivo. I compiti in questa categoria sono cose che non aggiungono alcun valore reale al tuo lavoro, alla tua visione o al tuo obiettivo a lungo termine, ma possono aiutarti ad iniziare meglio la giornata di domani.
Alcune persone assegnano meno del 10% del loro tempo a questo livello. Dipende dal tuo programma personale. dipende da te.
Al di fuori delle attività lavorative importanti, alcune persone hanno altri compiti che devono risolvere ma non possono giustificarli nelle prime ore della giornata.
Puoi usare questo livello per creare una nuova lista di cose da fare, o valutare quella vecchia – assicurati di essere dove hai bisogno di essere in queste attività e che hai realizzato il più possibile. In caso contrario, fai un piano migliore per domani.
Potresti anche rivedere il tuo programma per il giorno successivo. O usare una parte del tempo per riordinare. Prima di uscire dalla porta, prenditi qualche minuto per buttare la spazzatura, organizzare le tue carte e pulire la tua scrivania. Questo darà quella sensazione di un nuovo inizio quando si arriva la mattina successiva.
Se non avete un piano per il vostro pendolarismo a casa, è possibile programmare le cose da fare durante il pendolarismo – cosa leggere, podcast da ascoltare per decomprimere dopo un programma occupato.
Ovviamente, queste categorie possono essere riviste per riflettere la vostra situazione unica e il programma. – Potete cambiarle in 50-30-20 o 70-20-10, a seconda delle vostre circostanze personali.
Prioritizzare e ottimizzare il vostro tempo può darvi più tempo per concentrarvi su ciò che conta davvero – ottenere più risultati in un tempo minore. L’idea è quella di impostare se stessi per un successo ottimale, categorizzando i vostri compiti in base al miglior uso del vostro tempo.
Priorità e ottimizzazione del tempo