Le migliori soluzioni software per l’automazione dei conti fornitori

Se state cercando di iniziare il vostro viaggio verso l’automazione dei conti fornitori, o se state cercando una nuova tecnologia per migliorare i vostri sforzi di automazione esistenti, può essere un mercato confuso con una grande varietà di soluzioni, software di automazione e strumenti. Questa guida è stata creata per aiutarvi a iniziare la ricerca, la valutazione e la selezione della migliore soluzione software di automazione della contabilità fornitori per le esigenze della vostra organizzazione. È importante notare che questa guida si basa sull’importanza di tenere a mente le caratteristiche del software di contabilità fornitori che potrebbero servire meglio la vostra azienda.

Step #1: Definisci il tuo ambito

Può essere fin troppo semplice pensare all’ambito del tuo progetto come al risultato che speri di ottenere. Potresti pensare: “Sto cercando una soluzione che aiuti ad accelerare e automatizzare il nostro processo di contabilità fornitori e a rendere la mia vita nei conti correnti un po’ più facile”. Sebbene questo sia un obiettivo ragionevole e realizzabile con diverse soluzioni moderne di automazione delle fatture AP, è necessario dedicare un po’ più di tempo e riflessione a questo primo passo, perché vi aiuterà a definire il successo del vostro prossimo progetto.

Per fare un po’ di chiarezza, ecco una rapida panoramica dei passaggi chiave dell’elaborazione delle fatture, in modo che possiate determinare quali aree volete migliorare:

1. Ricezione delle fatture e acquisizione dei dati
2. Flusso di lavoro e approvazione delle fatture
3. Pagamento dei fornitori

L’elaborazione delle fatture non equivale alla fatturazione elettronica, né ai portali fornitori o ai complessi sistemi di approvvigionamento. Questi tipi di soluzioni possono aiutarvi a lavorare in modo più efficiente in alcuni modi, ma non supportano il nucleo del processo di contabilità fornitori. Se la contabilità fornitori è la vostra priorità principale, dovreste concentrare i vostri sforzi su una soluzione che possa gestire queste tre fasi:

1. Ricezione delle fatture: carta, pdf, xml… tutti i dati in un formato

Come ricevete le fatture dei fornitori oggi? Carta in posta, pdf via e-mail e/o fatture elettroniche? Una buona soluzione di scansione e acquisizione dati farà il lavoro consolidando tutte le fatture, indipendentemente dal formato, in dati standardizzati da inserire nel vostro flusso di lavoro AP digitale. Questo servizio può essere esternalizzato, acquistato come parte della soluzione di automazione delle fatture AP o come sistema indipendente. In quest’ultimo caso, è fondamentale che ci sia una solida connessione tra la vostra soluzione di acquisizione e tutti gli altri sistemi in atto.

1. Flusso di lavoro delle fatture: accelerare l’elaborazione eliminando i compiti manuali

L’elaborazione effettiva di una fattura include diversi compiti, a seconda del tipo di fattura. Le fatture di spesa, o non-PO, devono essere codificate, distribuite e approvate. Le fatture che fanno riferimento a un ordine di acquisto (PO) devono essere collegate a un PO, i dati devono essere abbinati a livello di linea e qualsiasi deviazione identificata deve essere distribuita per la revisione e l’approvazione. Con una moderna soluzione di automazione delle fatture AP, ognuno di questi compiti può essere automatizzato in larga misura. Se state pensando di affidarvi esclusivamente alle funzionalità del flusso di lavoro esistenti nel vostro sistema ERP/finanza, assicuratevi di esaminare se è adatto a fornire una soluzione efficace per l’elaborazione delle fatture senza contatto. Nel vostro business case, nell’analisi del ROI e nelle metriche di successo, tenete conto delle spese IT e del supporto continuo per la configurazione e il mantenimento dei flussi di lavoro nativi.

1. Pagamento dei fornitori: pagamenti sicuri e veloci per una migliore relazione con i fornitori

Una volta che la fattura è stata elaborata e approvata nel flusso di lavoro AP, sarà inserita nel sistema ERP per la registrazione e il pagamento finale. La migliore soluzione software di automazione dei conti fornitori vi aiuterà ad accelerare l’elaborazione delle fatture per consentire un pagamento più rapido al vostro fornitore. Se scegliete la strada di una soluzione AP esterna, l’elaborazione avverrà al di fuori del vostro ERP, quindi è fondamentale che la soluzione scelta abbia un’integrazione solida e senza soluzione di continuità con l’ERP per garantire che le informazioni fluiscano senza soluzione di continuità e in modo sicuro tra i due sistemi.

Lo scopo del progetto dovrebbe essere basato sulle esigenze e sulle sfide della vostra organizzazione. La cosa importante da ricordare qui è di fissare obiettivi chiaramente definiti e di rimanere all’interno dell’ambito del progetto. Una delle maggiori insidie di un’iniziativa software di automazione dei conti correnti è l’aggiunta di sottoprogetti in aree correlate all’ambito, come lo sconto dinamico, i portali dei fornitori, la fatturazione elettronica, ecc. Questi possono essere considerati come iniziative aggiuntive separate, ma il loro successo dipende dal fatto che prima si metta ordine in casa propria.

Esempi di obiettivi di progetto specifici e misurabili includono:

• Ridurre i tempi di elaborazione delle fatture del X%
• Raggiungere il Y% di elaborazione completamente automatizzata – senza contatto – delle fatture basate sugli ordini di acquisto
• Ridurre i costi generati dai pagamenti tardivi dei fornitori di Z

Fase #2: Mappare l’attuale processo AP per identificare le tue esigenze

Il processo di contabilità fornitori di solito consiste in due diversi flussi di lavoro, a seconda del tipo di fattura: elaborazione delle fatture di spesa non collegate a un ordine di acquisto ed elaborazione delle fatture di spesa diretta che saranno abbinate a un ordine di acquisto e a una nota di ricevimento merci nell’ERP e/o nel sistema di approvvigionamento.

La chiave qui è guardare al vostro processo attuale e concentrarsi su dove sono i vostri punti dolenti in modo da assicurarvi che la soluzione che scegliete affronti queste aree cruciali, piuttosto che sezioni meno problematiche che sarebbero “belle da avere”. Iniziate questo passo identificando la proporzione di fatture PO e non PO nella vostra organizzazione. Quindi, tracciate una mappa di come gestite questi flussi di lavoro oggi – quante persone sono coinvolte, quali passi sono manuali o automatizzati e quali sono i principali punti critici o i colli di bottiglia in ogni flusso di processo? Come archiviate attualmente le vostre fatture dopo che sono state elaborate? Ecco una lista delle sfide più comuni in ogni flusso di lavoro per aiutarvi a iniziare.

Sfide nel flusso di lavoro delle fatture di spesa diretta (PO):

• Corrispondere le righe della fattura con i dati corrispondenti sugli ordini di acquisto e le note di ricevimento merci quando non tutti i dati sono digitali e/o sincronizzati in un sistema.
• Gestire i dati delle fatture che si discostano è un compito che richiede molto tempo, che richiede un’indagine con i fornitori e gli acquirenti.
• Se un processo di corrispondenza automatica è in atto, c’è spesso ancora una sfida quando i dati non corrispondono perfettamente, richiedendo una revisione manuale.
• Tutti i motori di corrispondenza non sono uguali, e questo può avere un impatto significativo sul livello di elaborazione delle fatture senza contatto rispetto a livelli di intervento superiori al previsto.

Sfide nel flusso di lavoro delle fatture di spese indirette (non PO):

• Se non esiste una casella di posta centrale per le fatture dei fornitori, queste saranno inviate a diversi destinatari in vari formati e rischiano di rimanere bloccate nelle caselle di posta personali o sulle scrivanie in luoghi dispersi prima di essere inserite nel processo AP.
• La gestione manuale e le numerose persone coinvolte nel processo AP aumentano il rischio di errori umani nella codifica, approvazione e pagamento di una fattura.
• I sistemi antiquati e goffi ritardano il processo AP e aumentano il rischio di ritardi, o peggio, di nessun pagamento ai fornitori.
• Senza una soluzione in atto, è quasi impossibile avere una visione dello stato di una fattura, delle fatture prossime alla scadenza, della spesa effettiva e delle fatture che devono essere accantonate.

Una volta che avete la vostra lista dei principali punti dolenti che desiderate rimuovere implementando o sostituendo una soluzione di automazione dei conti correnti, avrete una buona comprensione delle caratteristiche chiave del software di contabilità fornitori che dovreste cercare quando esaminate diversi fornitori e soluzioni.

Step #3: Identificare le dipendenze del sistema

Il sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema finanziario è la dipendenza più importante quando si considera una nuova soluzione di automazione dei conti correnti. È fondamentale che la tua nuova soluzione di AP abbia una connessione potente, stabile e senza soluzione di continuità con l’ERP per garantire la sincronizzazione senza sforzo dei tuoi dati principali – dai conti della contabilità generale e dai termini di pagamento agli ordini di acquisto e ai codici fiscali.

Quando è stata impostata una sincronizzazione completa, i dati di fatturazione, approvvigionamento e contabilità possono essere scambiati senza soluzione di continuità tra i sistemi aziendali per facilitare la corrispondenza dei dati delle fatture con gli ordini di acquisto, le ricevute delle merci e i contratti a livello di dettaglio della linea. Per il vostro dipartimento AP, questo significa un’elaborazione delle fatture accurata ed efficiente con il massimo livello di automazione.

I punti chiave di questa fase sono l’identificazione dei sistemi ERP utilizzati dalla vostra organizzazione, nonché di qualsiasi altro sistema coinvolto nel registro dei conti fornitori e nell’elaborazione degli ordini di acquisto. Poi, scoprite internamente se ci sono piani per aggiornare o cambiare questi sistemi, che potrebbero avere un impatto sulla tempistica del vostro progetto di automazione. Con questo in mente, assicuratevi di esaminare a fondo i fornitori che state cercando. Possono fornire una connessione stabile e forte al vostro ERP e integrarsi con i vostri vari sistemi?

Step #4: Catturare i requisiti IT

Molte aziende che cercano di automatizzare il loro processo di contabilità fornitori incontrano una sfida quando si tratta di integrare un sistema con la loro infrastruttura IT esistente, incluso l’ERP in uso. Se si sceglie di installare una soluzione on-premise – ospitata sui propri server e che richiede numerose personalizzazioni – l’implementazione di un nuovo sistema diventerà rapidamente un progetto IT complesso, lungo e costoso.

Buone notizie: c’è un altro modo. Oggi, ci sono molte soluzioni di automazione AP disponibili come servizio cloud standard. Un’applicazione standardizzata significa che avete accesso a tutte le funzionalità che possono essere configurate in base alle vostre esigenze aziendali e ai vostri processi in un progetto di implementazione fluido e veloce. Gli amministratori aziendali, piuttosto che le risorse IT, sono responsabili dei continui aggiornamenti della configurazione, poiché sanno come la vostra organizzazione tratta gli affari con i fornitori e come questi ultimi vi fatturano. Un altro vantaggio di una soluzione cloud è che gli aggiornamenti dei prodotti sono resi disponibili automaticamente su base regolare, quindi non c’è bisogno di coinvolgere il team IT o di ricorrere a consulenti esterni per i progetti di aggiornamento.

Come punti di controllo per questa fase, assicuratevi di coinvolgere il vostro team IT per assicurarvi che possa supportare il progetto con le risorse necessarie. Possono anche aiutarvi a prendere la decisione tra una soluzione on-premise o una soluzione cloud più scalabile. E, infine, assicuratevi di chiedere al vostro team IT qualsiasi requisito specifico relativo alla sicurezza del sistema, all’hosting e alla manutenzione.

Step #5: Ricerca, verifica e confronto delle soluzioni

Ora che avete una buona comprensione del tipo di soluzione di cui avete bisogno e delle sfide che volete risolvere, è il momento di iniziare a cercare la soluzione che meglio corrisponde alle vostre esigenze identificate. C’è una ragione per cui questo passo si trova alla fine della lista: se iniziate a cercare soluzioni prima di avere una visione chiara delle vostre esigenze, potreste essere sedotti da qualcosa che sembra fantastico su un sito web di fantasia o una brochure di marketing patinata ma, in realtà, non fa il lavoro che vi serve.

Proprio come quando state pianificando di comprare una nuova auto o di prenotare il vostro prossimo viaggio per le vacanze, assicuratevi di fare una ricerca approfondita utilizzando diversi canali di informazione:

• Iniziate con Google per identificare potenziali soluzioni candidate, navigate e mettete tra i preferiti il loro sito web.
• Andate su LinkedIn per partecipare alle discussioni nei gruppi pertinenti, chiedete ai membri del gruppo le loro esperienze nella scelta e nell’implementazione di una nuova soluzione di automazione dei PA.
• Chiedete ai vostri colleghi o amici in posizioni e/o aziende simili un feedback e raccomandazioni sulla soluzione che utilizzano.

Una volta trovata la vostra lista ristretta di fornitori, chiedete loro case study e referenze, nonché demo dal vivo. Poi incrociate la vostra lista principale in un unico foglio di confronto e valutate quanto bene ogni soluzione corrisponda ai requisiti che avete evidenziato nei passi 1-4.

Step #6: Costruisci il tuo business case

Se hai completato i passi precedenti di questa guida all’acquisto, allora hai già fatto la maggior parte della ricerca e della raccolta dati necessarie per costruire un business case. Ora è il momento di riassumere i risultati e assicurarsi di presentare le informazioni pertinenti ai giusti stakeholder e decisori.

Come vendere ai vostri stakeholder IT

I vostri stakeholder IT avranno bisogno di sapere quale impatto avrà la nuova soluzione sulla loro organizzazione sia per quanto riguarda l’implementazione, compresa l’integrazione con l’infrastruttura IT esistente, sia per la manutenzione continua. Quindi, per ottenere l’approvazione dell’IT, dovranno sapere:

• Quali risorse saranno richieste al team IT durante l’implementazione?
• La soluzione richiederà il supporto continuo dell’IT in termini di manutenzione e aggiornamenti regolari?
• In che modo la soluzione supporterà i futuri cambiamenti nel business o nell’infrastruttura IT?

Come discusso nella fase 4, se scegliete una soluzione basata sul cloud sarete in grado di spuntare molte delle caselle di controllo del team IT, poiché questo vi offrirà una facile integrazione, nessuna manutenzione interna e aggiornamenti automatici del prodotto. In effetti, è probabile che aiuterete il vostro manager IT a liberare tempo per i progetti aziendali principali sostituendo le vecchie soluzioni on-premise con un servizio cloud.

Come vendere ai vostri interlocutori finanziari

Per i vostri interlocutori finanziari, si tratterà soprattutto di fare i conti e assicurarsi di poter presentare un ROI rapido e credibile. Ma i manager finanziari vogliono anche essere rassicurati che questo sarà un progetto a basso rischio, quindi costruire la fiducia e presentare una soluzione con un track record provato è molto importante. Qui, dovreste assicurarvi di avere dei casi di studio o delle chiamate di riferimento con aziende che già usano la soluzione a portata di mano per provare la credibilità del fornitore e il vostro business case.

Inoltre, una moderna soluzione software di automazione della contabilità fornitori aiuterà a fornire una migliore visibilità sulla spesa e un flusso di cassa e un reporting più accurato. E le giuste caratteristiche del software di contabilità fornitori, di sicuro, sono qualcosa che farà sorridere qualsiasi CFO.

Fate i conti – ROI

Quando si tratta di calcolare il ROI ci sono alcuni dati che dovete raccogliere:

1. Costo della soluzione: è fondamentale avere un quadro completo e dettagliato in modo da poter calcolare il costo totale di proprietà. Chiedete al vostro fornitore:

• Pagherete un costo di licenza o un abbonamento mensile? Su cosa si basa questo costo – numero di fatture, utenti o altro?
• Quale sarà il costo per gli aggiornamenti del prodotto nei prossimi anni?
• Quali sono i costi di implementazione e quanto supporto sarà richiesto al vostro staff IT interno durante l’implementazione?
• Quali costi dovreste aspettarvi per il supporto e la manutenzione continui?

1. Risparmi hard, come:

• Riduzione del personale e/o ridimensionamento dell’organizzazione esistente per gestire responsabilità maggiori.
• Evitati costi di pagamento in ritardo, pagamenti persi o duplicati e risparmi da sconti per pagamenti anticipati.
• Riduzione dei costi di gestione delle fatture cartacee (scansione, spedizione, archiviazione).
• Rimozione di risorse interne dalla manutenzione di vecchi sistemi.

1. Risparmio morbido, come:

• Risparmio di tempo in tutta l’organizzazione (cioè i titolari di bilancio che fanno lavoro d’ufficio e il personale AP che si occupa delle escalation dei fornitori).
• Liberazione di risorse in AP per compiti che aggiungono più valore.
• Miglioramento della comprensione del processo AP, portando un supporto tempestivo e più accurato per le previsioni finanziarie, il flusso di cassa e il reporting di competenza.
• Miglioramento delle relazioni con i fornitori.
• Migliore flessibilità organizzativa in caso di cambiamenti aziendali come fusioni, acquisizioni ed espansioni internazionali.

Chiedete al vostro fornitore di aiutarvi a raccogliere e confrontare tutti questi numeri e mettere tutto in un foglio di calcolo da presentare ai vostri stakeholder interni.