Outsourcing della contabilità fornitori: I pro e i contro

Gestire le tue relazioni con venditori e fornitori è già abbastanza impegnativo.

Quando si verificano complicazioni nei tuoi processi di contabilità fornitori, possono ostacolare la crescita del tuo business.

Negli scenari peggiori, un processo di contabilità fornitori che non funziona bene può addirittura essere una responsabilità per la tua azienda.

Per queste ragioni, molte aziende stanno cercando di semplificare le loro operazioni finanziarie e contabili adottando e integrando strumenti automatizzati di contabilità fornitori e ristrutturando i loro processi interni per un ambiente aziendale del 21° secolo.

Secondo uno studio, il 78% delle aziende best-in-class ha adottato la tecnologia di elaborazione delle fatture elettroniche rispetto ad appena il 38% dei loro concorrenti in difficoltà. Lo studio ha anche rivelato che i dipartimenti AP best-in-class che si sono affidati all’automazione procure-to-pay (P2P) hanno ottenuto il maggior valore strategico.

Ma l’adozione di una nuova tecnologia presenta una sfida completamente nuova di per sé, soprattutto per le piccole e medie imprese.

Le sfide attuali nella contabilità fornitori

Molti dipartimenti account payable dipendono ancora da sistemi legacy costosi e lenti come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Alcuni sono ancora pesantemente dipendenti da fatture e assegni cartacei. Riqualificare la loro forza lavoro e revisionare i loro processi interni è una prospettiva costosa e onerosa, quindi viene rimandata.

In ogni caso, quelle aziende che possono incorporare l’automazione, la fatturazione elettronica e altri strumenti di efficienza guadagneranno un vantaggio sui loro concorrenti. Potranno anche annullare molti dei problemi che hanno afflitto i dipartimenti AP per decenni.

Per acquisire le risorse necessarie per ottimizzare i loro processi interni, le piccole e medie imprese spesso si rivolgono a società di outsourcing dei conti fornitori per colmare il divario. Ci sono pro e contro di questo approccio.

Che cos’è l’outsourcing dei conti fornitori?

L’outsourcing dei conti fornitori è la pratica di assumere una terza parte per gestire i processi AP della vostra organizzazione. I fornitori di AP sono completamente equipaggiati con gli strumenti, le competenze e la tecnologia non solo per gestire le vostre funzioni di contabilità fornitori esistenti, ma anche per integrare nuove capacità per darvi un ambiente più snello.

I migliori fornitori non si limitano ad assumere i vostri compiti AP.

L’esternalizzazione della contabilità fornitori non è per tutti. Alcune aziende gestiscono dati finanziari sensibili, il che rende difficile o impossibile consegnarli a terzi. Altre aziende preferiscono adottare nuove tecnologie e processi in-house piuttosto che consegnare il controllo delle loro operazioni a un’altra organizzazione.

In ogni caso, i servizi di outsourcing della contabilità fornitori possono essere un vantaggio per quelle aziende che non hanno il tempo, i mezzi o le capacità di trasformare i loro processi AP interni.

I pro dell’outsourcing dei processi di contabilità fornitori

L’outsourcing non è semplicemente lo spostamento di compiti manuali come l’inserimento dei dati a un fornitore in outsourcing. Secondo la maggior parte dei casi di studio, le aziende usano tipicamente l’outsourcing dei processi per aggiungere valore alle loro attività e per migliorare drasticamente i conti fornitori.

Qui ci sono solo alcuni dei vantaggi dell’outsourcing.

Risparmio sui costi

La maggior parte dei risparmi sui costi dei conti fornitori che vengono dall’outsourcing sono il risultato di evitare le spese generali.
Assumere nuovo personale e formare i vostri dipendenti esistenti a seguire nuovi metodi e usare nuove tecnologie è costoso, sia in termini di costi monetari che di tempo. Inoltre, l’inserimento di nuove tecnologie, anche se necessario, ha un prezzo elevato.

Anche i costi di lavorazione possono aumentare. Secondo uno studio dell’American Productivity and Quality Center, il 25% inferiore delle organizzazioni intervistate pagava 10 dollari o più per ogni fattura elaborata. Nel frattempo, il 25% superiore poteva svolgere gli stessi compiti per 2,07 dollari o meno.

Anche se alcune delle differenze relative a questi costi sono basate sui settori delle organizzazioni, le organizzazioni che hanno adottato l’automazione dei conti fornitori tendevano a vedere costi ridotti.

Più risorse

I fornitori esterni di conti fornitori hanno tutte le risorse necessarie per ottimizzare il vostro processo, compresi gli strumenti di automazione e reporting. Invece di passare attraverso il processo di acquisizione di questi strumenti, molte aziende scelgono di esternalizzare per avere accesso ai loro benefici ad una frazione del costo.

Integrazione del sistema di contabilità

Non importa il vostro attuale sistema di contabilità, le migliori aziende di outsourcing hanno gli strumenti per integrarsi con esso. Se siete stufi del vostro sistema attuale, un fornitore può anche aiutarvi a inserirne uno nuovo.
La facile integrazione vi aiuta a iniziare rapidamente, in modo che possiate vedere il valore immediatamente.

Risultati più rapidi

Se non avete accesso a tecnologie che vi danno automazione dei conti fornitori, flussi di lavoro e altri strumenti per risparmiare tempo, il vostro fornitore in outsourcing può intervenire per fornirli a una frazione del costo. Se vi affidate ancora a processi ingombranti e alla vecchia tecnologia, l’outsourcing potrebbe aiutarvi a vedere i risultati più velocemente e chiaramente.

Sicurezza più forte

Come il mondo degli affari si espande e le catene di fornitura si estendono sempre di più in tutto il mondo, i pagamenti ai fornitori e altri appaltatori di servizi stanno diventando ancora più complicati. Anche le piccole imprese devono affidarsi a fornitori in numerose località per consegnare i loro prodotti e servizi ai clienti.

Ma senza le giuste efficienze e gli strumenti di reporting, il rischio di frodi nei pagamenti e di non conformità dei fornitori aumenta con la crescita delle imprese.
In effetti, secondo il sondaggio 2018 Payments Fraud and Control Survey dell’Association for Financial Professionals (AFP), il 78% di tutte le organizzazioni intervistate è stato colpito da frodi nei pagamenti nel 2017. Tra quelle che sono state colpite dalle frodi, il 92% ha detto che gli attacchi sono costati collettivamente almeno lo 0,5% delle entrate annuali della loro organizzazione.

Le imprese di medie dimensioni spesso non hanno il lusso di impiegare un robusto team di esperti di sicurezza, né hanno le risorse per eseguire verifiche approfondite ed eliminare i rischi. Per ottenere gli strumenti e le competenze di sicurezza di cui hanno bisogno, molte piccole e medie imprese si affidano ai servizi di outsourcing di esperti AP più grandi e sofisticati.

In molti casi, l’outsourcing è il modo più semplice per eliminare fatture, assegni e ricevute cartacee. L’elaborazione della carta è stata a lungo una delle fonti più significative di problemi per i professionisti della contabilità fornitori, specialmente in termini di frode.

Meno errori

Non c’è niente di peggio che condurre una revisione contabile e scoprire errori. Gli errori non portano solo ai costi. A seconda delle regole che governano il vostro settore, gli errori potrebbero anche portare a problemi di conformità.

Anche un piccolo errore, come un pagamento impreciso a un fornitore, può causare seri problemi durante un audit.

Le aziende di outsourcing PA non seguono solo le migliori pratiche quando fanno il loro lavoro. Incorporano tecnologie che identificano gli errori prima che diventino passività.

I contro dell’outsourcing dei processi di pagamento

Nonostante la miriade di vantaggi dell’outsourcing dei processi AP, potrebbe non essere la scelta migliore per voi. Potreste avere delle esitazioni nel lavorare con una terza parte, o potrebbe non essere una scelta ragionevole nel vostro settore.

Ecco alcune delle ragioni per cui potreste voler evitare l’outsourcing.

Prendersi il controllo

Le aziende che sono abituate a fare i conti fornitori in casa sono anche abituate a un certo livello di controllo. Se voi supervisionate il dipartimento AP, per esempio, potete godere del fatto che potete entrare in una stanza e parlare con il vostro staff ogni volta che volete.

Quando esternalizzate, non avete tanta visibilità sul processo, né avete tanto controllo su come il processo funziona.

Preoccupazioni sulla privacy

Inevitabilmente, l’outsourcing richiede di consegnare dati a terzi. Quei dati vengono poi memorizzati sui loro server interni o in un centro dati tramite il cloud. A seconda del vostro settore, potrebbe essere necessario soddisfare rigorosi standard di privacy per evitare multe e altre sanzioni.

Prima di esternalizzare AP, esaminate la politica sulla privacy del vostro fornitore e le misure di sicurezza dei dati per garantire che soddisfino i vostri standard. Se gestite dati finanziari sensibili, informazioni riservate sui diritti o altri dati proprietari, assicuratevi che il vostro fornitore in outsourcing sia all’altezza delle vostre esigenze di privacy.

Sfide di duplicazione

Le aziende esternalizzano le loro operazioni di contabilità fornitori in parte per avere accesso a strumenti e processi migliori. Naturalmente, questo rapido cambiamento nei processi può causare problemi all’interno dell’azienda, specialmente se i vostri impiegati sono abituati alle vostre vecchie procedure.

In questi casi, c’è a volte la possibilità che certe voci siano duplicate. Prima dell’esternalizzazione, è saggio istruire i vostri dipendenti sul nuovo processo, in modo che possano lavorare in tandem con il vostro fornitore in outsourcing.

In questi casi c’è la possibilità che alcune voci vengano duplicate.