Registro degli Stakeholder nel Project Management

Registro degli Stakeholder nel Project Management

Qual è l’importanza di avere un adeguato registro degli stakeholder per la gestione del progetto? La gestione degli stakeholder è uno dei processi più importanti nel ciclo di vita di qualsiasi progetto. È un tipo di processo di gestione strategica che i project manager intelligenti seguono per ottenere il supporto per i loro progetti dagli altri, sia interni che esterni. Gli stakeholder possono essere un individuo, un’organizzazione, una comunità, un gruppo di persone, un investitore che può influenzare o essere influenzato dai risultati di un progetto, o un’organizzazione. Possono avere impatti positivi o negativi e possono essere interni o esterni all’organizzazione. Un registro degli stakeholder viene creato per documentare chi è influenzato dal progetto e chi ha un’influenza e un impatto sul progetto. Contiene informazioni per trattare con gli stakeholder del progetto che hanno diversi livelli di interessi e impatti sugli obiettivi del progetto. In questo articolo, discuteremo l’importanza della gestione degli stakeholder e forniremo un esempio di modello di registro degli stakeholder per aiutarti a gestire efficacemente gli stakeholder del tuo progetto.

Importanza della gestione degli stakeholder nel successo di un progetto

Gli stakeholder possono essere positivi, negativi, interni o esterni al progetto o all’organizzazione. I capi dipartimento, i coordinatori del progetto, i membri del team di progetto, i manager esecutivi, il consiglio di amministrazione e gli sponsor del progetto sono l’esempio degli stakeholder interni le cui operazioni influenzano o sono influenzate dal progetto.

Gli stakeholder esterni sono quelli che sono esterni all’organizzazione del progetto. Venditori, fornitori, enti normativi, governo, comunità e organizzazioni sono esempi di stakeholder esterni.

La soddisfazione degli stakeholder è un criterio di successo fondamentale per qualsiasi tipo di progetto. Non importa se stai gestendo un sofisticato progetto IT o un piccolo progetto di costruzione di un ufficio, devi soddisfare i requisiti dei tuoi stakeholder. Per i project manager di successo, è una buona pratica coinvolgere pienamente tutti gli stakeholder positivi usando strumenti e tecniche di comunicazione efficaci basati su una strategia per ottenere il loro supporto.

La gestione degli stakeholder è un processo ripetitivo che viene eseguito durante il ciclo di vita di un progetto. Anche se ci sono molti strumenti e tecniche disponibili per lo sviluppo di una strategia per gli stakeholder, la gestione degli stakeholder è un processo unico per il progetto. Quindi dovrebbe essere adattato considerando le caratteristiche del progetto.

Identificazione del processo degli stakeholder chiave del progetto viene subito dopo la firma della carta del progetto. Dopo questo, è necessario documentare le informazioni degli stakeholder in un registro. In altre parole, creerai il registro degli stakeholder una volta firmata la carta del progetto.

• Lavora con il tuo sponsor per identificare quelli ai livelli principali.
• Brainstorming con il tuo team di progetto per identificare individui e gruppi
• Richiedi la conoscenza di esperti
• Analizza i registri di progetti passati e simili.

Stakeholder Register Template

Il registro degli stakeholder è uno dei documenti più importanti del progetto che aiuta a classificare, identificare e valutare le parti interessate del progetto. Il registro degli stakeholder risponde a molte domande riguardanti gli stakeholder. Di seguito ce ne sono alcune;

• Quali sono i nomi e i dettagli di contatto delle parti interessate?
• Quali sono le aspettative e i requisiti delle parti interessate?
• Chi sono le parti interessate più critiche?
• Quali sono i metodi di comunicazione per trattare con gli stakeholder?
• Qual è il livello di impatto degli stakeholder?

Fondamentalmente, un registro degli stakeholder viene creato nelle prime fasi subito dopo la firma della carta del progetto. L’identificazione degli stakeholder è il primo passo della creazione di un registro degli stakeholder. Gli stakeholder possono essere identificati esaminando i record di progetti passati e simili, facendo un brainstorming con il team di progetto, incontrando lo sponsor del progetto ed esplorando i fornitori coinvolti nel progetto

Dopo l’identificazione degli stakeholder, viene l’analisi degli stakeholder, la classificazione e i processi di gestione.

La Guida PMBOK raccomanda gli strumenti seguenti per la classificazione degli stakeholder;

1. Griglia potere/interesse
2. Griglia potere/influenza
3. Griglia influenza/impatto
4. Modello salienza

Gli stakeholder sono classificati secondo il loro potere, influenza, impatto e interesse su un progetto. Inoltre, possono essere classificati secondo la loro urgenza e legittimità.

Esempio di registro degli stakeholder

In genere, un registro degli stakeholder include le informazioni seguenti;

– Nome,
– Dipartimento
– Titolo
– Ruolo nel progetto
– Aspettative
– Influenza (bassa/alta)
– Impatto (basso/alto)
– Categoria

Un registro degli stakeholder include colonne che rispondono a domande specifiche. Può essere personalizzato considerando i requisiti del progetto. La figura seguente delinea un esempio di registro degli stakeholder.

Nota che il registro degli stakeholder è un documento vivo che dovrebbe essere tenuto aggiornato durante il ciclo di vita del progetto. Fornisce informazioni su tutti gli stakeholder chiave del progetto e sui loro attributi.

I registri degli stakeholder sono importanti documenti di project management che dovrebbero essere tenuti aggiornati durante il ciclo di vita del progetto. E’ un documento vivente che aiuta il team di progetto ad indicizzare tutti gli stakeholder del progetto. Man mano che il progetto procede, gli stakeholder e le loro influenze sul progetto cambiano. Nuovi stakeholder nascono e alcuni stakeholder perdono la loro attenzione sul progetto. Anche il loro potere e impatto sul progetto cambia. Oltre a questo, il registro degli stakeholder deve essere un documento confidenziale perché include così tante informazioni su diverse persone e organizzazioni.

Per una gestione di successo del progetto, l’importanza di un registro degli stakeholder non può mai essere negata.

Benefici del registro degli stakeholder

Come project manager, dovresti essere consapevole di questo fatto: gli stakeholder possono rendere tutto difficile o facile. E tutto tende a cambiare in un progetto perché i progetti sono di natura dinamica. Un individuo o un gruppo può essere interessato al tuo progetto all’inizio, ma può perdere interesse nel tempo. O forse un gruppo non vuole che tu realizzi un progetto che hai intrapreso.

Come possiamo gestire tutti questi fattori? La risposta è facile: usare lo stakeholder per venire fuori. Durante la gestione di un progetto, classificare, identificare e valutare gli studi sui requisiti degli stakeholder può salvarvi. Creare un registro è facile, è solo scrivere qualcosa sullo schermo di un computer. Avere un registro completo aiuta a gestire con successo il nostro tempo limitato mentre ci occupiamo di una serie di problemi nei progetti.

Sommario

La gestione degli stakeholder gioca un ruolo chiave nel successo di un progetto. La cattiva gestione degli stakeholder del progetto che hanno un alto potere e interesse può contribuire al fallimento del progetto. Perciò i team di progetto devono eseguire tempestivamente e attentamente l’analisi degli stakeholder, la classificazione e la prioritizzazione considerando le capacità degli stakeholder di influenzare il progetto.

È una buona pratica creare il registro il prima possibile. Ci sono vari esempi e modelli disponibili su internet. Potete scaricarli, personalizzarli per i requisiti del vostro progetto, aggiungere colonne se necessario, e usarli per il vostro progetto per indicizzare le informazioni degli stakeholder. Il modello proposto in questo articolo, che mostra come potrebbe essere il registro degli stakeholder, è anche utile per voi.

In questo articolo, discutiamo l’importanza della gestione degli stakeholder e forniamo un esempio di modello di registro degli stakeholder. Si noti che questo è un argomento importante che dovrebbe essere conosciuto dal punto di vista dell’esame di certificazione PMP. Puoi aggiungere o condividere qualsiasi cosa tu voglia usando la casella dei commenti qui sotto.

Vedi anche

Modello di salienza

Riferimenti esterni

pmi.org

Tags: PMBOK Guide pmbok registro degli stakeholder project management registro degli stakeholder registro degli stakeholder registro degli stakeholder registro degli stakeholder nel project management registro degli stakeholder cos’è un registro degli stakeholder