Cos’è un monitoraggio delle assenze?
Un monitoraggio delle assenze è uno strumento che vi aiuta a tenere traccia delle assenze dei vostri dipendenti.
Questi strumenti possono venire in una varietà di forme e dimensioni tra cui un modello di Excel o come un sistema online (cloud).
Seguitore di assenze basato su Excel
Un inseguitore di assenze basato su Excel è facile da iniziare, se avete Excel installato. Puoi semplicemente scaricare il modello e iniziare ad aggiungere i tuoi utenti e le assenze.
Gli svantaggi di un modello Excel vengono fuori soprattutto quando hai più di qualche dipendente da gestire.
Tutte le richieste e domande di assenza devono passare attraverso il manager, non è possibile per i dipendenti pianificare le loro assenze senza chiedere le date al loro manager.
Le richieste possono arrivare tramite una telefonata, un messaggio o un’e-mail che può rendere difficile tenere traccia delle richieste di assenza.
Essere contenuti in un unico file rende anche più facile sbagliare posto o cancellare.
Se si incontra un problema informatico come la corruzione del file o anche un portatile perso si rischia di perdere tutte le informazioni sulle assenze. E’ importante assicurarsi che il foglio di calcolo sia regolarmente sottoposto a backup.
I modelli Excel mancano anche della funzionalità di convalida degli input per evitare errori.
Sistemi di monitoraggio delle assenze online
Un sistema ospitato (basato su cloud) si adatta molto meglio alle aziende con più di qualche dipendente. Questi sistemi permettono ai vostri dipendenti di prenotare le proprie vacanze con un sistema di approvazione per il loro manager per approvare facilmente l’assenza.
I dipendenti hanno anche la possibilità di visualizzare le proprie assenze sul sistema. Questo riduce il numero di domande che i manager riceveranno riguardo alle assenze dei dipendenti.
Gli errori sono prevenuti con controlli per assicurare che i dipendenti non possano prenotare più assenze del loro permesso, insieme ad altre convalide questo aiuta a rendere il monitoraggio delle assenze un processo senza preoccupazioni.
Questi sistemi permettono anche alla gestione di visualizzare facilmente statistiche e cifre sui dati delle assenze. I rapporti di facile accesso aiutano anche a pianificare e stimare il lavoro imminente.
Di Kieran Baker, fondatore di Absentia