La conservazione della conoscenza implica la cattura della conoscenza nell’organizzazione in modo che possa essere usata in seguito. In una sezione precedente sulla memoria organizzativa, Walsh e Ungson (1991) hanno definito cinque depositi di conoscenza, cioè individui, cultura, trasformazioni (cioè procedure &sistemi formalizzati), strutture (per esempio reti formali e informali), e attività esterne. È qui che la conoscenza può esistere o essere conservata in un’organizzazione. In questa sezione, siamo interessati al lato manageriale, in modo da rispondere alla domanda: Come può il management promuovere la conservazione della conoscenza (cruciale)?
La maggior parte delle volte, si sente parlare di conservazione della conoscenza nel contesto della perdita dei dipendenti chiave e dell’uso di tecniche come le interviste di uscita per cercare di catturare la loro conoscenza. In realtà, la conservazione della conoscenza dovrebbe essere integrata nel modo in cui l’organizzazione opera e iniziare ben prima che un dipendente chiave stia per partire. Anche se è considerato cruciale per il successo organizzativo a lungo termine, poche organizzazioni hanno strategie formali di conservazione della conoscenza (Liebowitz 2011).
Una strategia di conservazione della conoscenza come parte della gestione della conoscenza (KM) identificherà le risorse di conoscenza che sono a rischio e devono essere conservate, e poi implementare iniziative specifiche in modo da mantenere queste risorse in azienda. Come la maggior parte degli altri processi e strategie relativi al KM, il successo dipende dal successo della condivisione della conoscenza e dall’avere una cultura organizzativa di apprendimento della condivisione della conoscenza &.
A parte le iniziative di condivisione della conoscenza più generali che un’azienda può usare – per esempio il supporto di reti formali & informali di conoscenza (aree sociali, social media, riunioni, funzioni aziendali, fiere della conoscenza, localizzatore di competenze, ecc. – Esempi di strumenti & tecniche che possono essere usati specificamente per la conservazione della conoscenza includono (adattato da Smith 2007, Liebowitz 2009, e Liebowitz 2011):
- Implementazione di strutture di ricompensa per incoraggiare la condivisione delle conoscenze chiave.
- Uso di team di progetto e di team di progetto interfunzionali.
- Revisioni post azione.
- Storytelling.
- Programmi di mentoring & job shadowing.
- Interviste & colloqui di uscita.
- Rotazione del lavoro.
- Manuali di procedure/processi aziendali.
- Approfittando della conoscenza dei pensionati.
Strategia di conservazione della conoscenza
Doan et al (2011) identificano tre domande di base che devono essere fatte quando si considera la conservazione della conoscenza:
- Quale conoscenza può essere persa?
- Quali sono le conseguenze organizzative della perdita di questa conoscenza?
- Quali azioni possono essere intraprese per conservare questa conoscenza?
Espandendo queste domande, si possono delineare diversi passi concreti necessari nella formulazione di una strategia di conservazione della conoscenza:
Step 1: Capire il fattore di rischio: Liebowitz (2011) ha identificato i seguenti rischi:
- L’età media dei vostri dipendenti è alta
- L’azienda non si è concentrata abbastanza su:
- cattura delle conoscenze
- programma di mentoring
- formazione e sviluppo dei dipendenti
- Le informazioni sono difficili da trovare o sono spesso fuori posto.
- C’è poca comunicazione informale nell’organizzazione.
- Molti dipendenti esperti stanno lasciando l’organizzazione.
Step 2: Capire quale conoscenza è critica e concentrarsi su questa (Corney 2018) (leggi di più su questo sotto Knowledge Organization & Assessment)
Step 3: Formulare una strategia usando i pilastri della conservazione della conoscenza (Liebowitz 2009 & 2011): La conservazione della conoscenza consiste in una vasta gamma di strumenti, alcuni facili e altri difficili da implementare. Liebowitz identifica quattro categorie che comprendono tutte le iniziative all’interno della conservazione della conoscenza. Queste sono:
- Struttura di riconoscimento e ricompensa: Il management ha la scelta di usare motivatori intrinseci (cioè che rendono il lavoro stesso più soddisfacente, come la lode o il riconoscimento) o motivatori estrinseci (cioè che offrono benefici non legati al lavoro, come il denaro) (Gamelgaard 2007). Questi devono prendere in considerazione fattori organizzativi e culturali nazionali (Gamelgaard 2007), ma in generale i più efficaci e duraturi sembrano essere i motivatori intrinseci (Gamelgaard 2007 & Liebowitz 2009). Tuttavia, una combinazione di entrambi è di solito la strada da percorrere.
- Flusso di conoscenza bidirezionale: Stabilire un sistema bidirezionale di cattura della conoscenza, dove la conoscenza non è solo trasmessa dal dipendente più anziano al dipendente più giovane, ma anche viceversa.
- Personalizzazione e codificazione: La personalizzazione si riferisce al collegamento delle persone e include strumenti come il mentoring, la rotazione dei jon, le fiere della conoscenza, le comunità, e così via, mentre la codificazione include strumenti come le revisioni post-azione, vari archivi di conoscenza, sistemi di lezioni apprese, ecc. (Liebowitz 2009).
- La gemma d’oro: Riportare in patria i pensionati importanti in varie capacità. Questo include programmi di riassunzione, consulenza, lavoro part-time, lavori temporanei, ecc. (Corporate Executive Board 2005). L’uso di un sistema di pensionamento graduale (es. congedo – lavoro part-time – riassunzione occasionale) può anche aiutare a perdere lentamente un dipendente chiave e a trasferire gradualmente tutte le sue conoscenze chiave all’organizzazione (Corporate Executive Board 2005).
Fattori di successo e DOs e DON’Ts di KR
Doan et al (2011), dopo una revisione completa della letteratura sulla conservazione della conoscenza, arrivano ai seguenti fattori chiave di successo:
- Supporto del top management
- Strategia di ritenzione della conoscenza
- Cultura dell’apprendimento
- Pratiche delle risorse umane (siccome la conoscenza risiede nelle persone, la ritenzione della conoscenza è strettamente legata alle pratiche delle risorse umane, incluso il reclutamento, istruzione, premi e gestione delle prestazioni)
- Strumenti di tecnologia dell’informazione e della comunicazione
Similmente, Corney (2018) delinea alcuni DOs e DON’Ts di base della conservazione della conoscenza:
- Non catturare “just in case”. Questo porta a depositi di informazioni inutilizzate.
- Assicurati di concentrarti sulla cattura della conoscenza critica, cioè la conoscenza di cui l’organizzazione farebbe fatica a fare a meno.
- Quando si verificano le partenze, offri loro la possibilità di “lasciare un’eredità” in una rete di ex allievi.
- Assicurati che la conservazione e la cattura della conoscenza sia il “modo in cui facciamo le cose da queste parti” e che faccia parte di qualsiasi processo di lavoro e in tutte le fasi del ciclo di lavoro.
2012 – Aggiornato 2018