Tecniche decisionali di gruppo

Le tecniche decisionali di gruppo sono strategie per strutturare le interazioni dei membri del gruppo per migliorare la qualità di una decisione collettiva. Si tratta di un insieme di regole o procedure che specificano il processo che i membri dovrebbero seguire quando contribuiscono a una decisione che riguarda il loro gruppo.

Una decisione di gruppo efficace è caratterizzata da un uso completo delle risorse dei membri, un uso efficiente del tempo e un risultato di alta qualità. Una serie di carenze o blocchi del processo di gruppo possono ostacolare uno o più aspetti dell’efficacia. Per esempio, i membri del gruppo possono trattenere input critici perché non vogliono interrompere un’altra persona (cioè, il blocco della produzione), si sentono preoccupati di essere valutati da altri membri del gruppo, sono stati interrotti da un’altra persona come un compagno di squadra dominante, o sono inclini al social loafing in cui lo sforzo individuale diminuisce all’aumentare delle dimensioni del gruppo. Inoltre, i membri possono ignorare l’input dei compagni di squadra perché non sono disposti a considerare punti di vista alternativi o perché sono distratti mentre controllano da vicino il flusso della conversazione per le opportunità di affermare le proprie idee. Collettivamente, queste e altre barriere possono far sì che i gruppi valutino le soluzioni prima che tutti i membri abbiano fornito il loro contributo o abbiano esaurito la loro fornitura di idee e suggerimenti.

Una tecnica decisionale di gruppo è progettata per migliorare l’efficacia diminuendo le barriere e i blocchi stradali come quelli descritti prima. Quattro delle tecniche decisionali di gruppo più comunemente citate sono il brainstorming, la tecnica del gruppo nominale, la tecnica Delphi e la tecnica della scaletta. Queste tecniche variano nel modo in cui strutturano il problem solving di gruppo. Differiscono anche in base alle particolari carenze del processo che mirano a minimizzare.

Brainstorming

I gruppi spesso prendono decisioni inefficaci perché non riescono a campionare un adeguato dominio di soluzioni alternative o fanno un cattivo lavoro di valutazione e selezione tra le alternative considerate. Il brainstorming è una tecnica decisionale di gruppo progettata per affrontare il primo di questi due problemi aumentando la gamma di idee e soluzioni disponibili per il gruppo da esplorare. I gruppi di brainstorming si incontrano specificamente per generare alternative. Sono istruiti a produrre quante più idee possibili. Il brainstorming non fornisce una soluzione al problema o una decisione in sé. Invece, produce una lista di alternative che saranno poi considerate, discusse e valutate quando è il momento di raggiungere una decisione finale.

Le regole di base includono quanto segue:

• Sospendere il giudizio: La valutazione e la critica delle idee durante il brainstorming dovrebbero essere evitate.
• Permettere il libero arbitrio: I membri del gruppo dovrebbero offrire tutte le idee che hanno, non importa quanto siano irrealizzabili. Le idee selvagge, anche quelle considerate troppo rischiose o poco pratiche da attuare, sono attese.
• Enfatizzare la quantità, non la qualità: Si dovrebbe sottolineare la quantità, non la qualità. Tutte le idee dovrebbero essere espresse. Nessuna dovrebbe essere scartata. Questo ha lo scopo di incoraggiare le persone ad andare oltre le loro idee preferite, producendo così una gamma più completa di alternative.
• Incoraggiare la creatività condivisa e la sinergia: I membri dovrebbero costruire sulle idee degli altri quando possibile. Le persone dovrebbero sentirsi libere di fare combinazioni dai suggerimenti degli altri.
• Ignorare l’anzianità: Durante il brainstorming, i membri del gruppo dovrebbero comportarsi come se tutti fossero dello stesso grado. Le motivazioni politiche dovrebbero essere messe da parte. Il brainstorming dovrebbe essere caratterizzato da un’atmosfera rilassata, cooperativa, disinibita, congeniale ed egualitaria.
• Assicurarsi che tutte le voci siano ascoltate: È importante assicurarsi che tutti i membri partecipino alla sessione di brainstorming, non importa quanto siano riluttanti a contribuire.
• Registrare tutte le idee: Ogni idea prodotta durante la sessione di brainstorming dovrebbe essere registrata per una discussione successiva.

Lo scopo del brainstorming è di stimolare il pensiero divergente, produrre molte idee diverse in un breve periodo di tempo e incoraggiare la piena partecipazione di tutti i membri del gruppo. È progettato per ridurre al minimo le idee soffocate dai membri dominanti, i conflitti interpersonali, gli stereotipi sulla competenza o l’intelligenza degli altri, i modelli abituali di silenzio e l’apprensione della valutazione.

Il brainstorming può essere implementato in uno dei diversi modi. In una versione del brainstorming, i membri del gruppo si riuniscono e verbalizzano a caso le loro idee, che sono catturate da un registratore o da un facilitatore che le scrive su una lavagna a fogli mobili. La ricerca ha dimostrato che questa strategia è meno efficace che avere semplicemente delle persone che generano idee per conto proprio, indipendentemente dal gruppo. L’ansia sociale e l’apprensione della valutazione impediscono ad alcuni membri di esprimere le loro idee in un gruppo. Inoltre, i gruppi sperimentano il blocco della produzione, che è una norma in cui solo un membro parla alla volta. Durante il blocco della produzione, le idee che potrebbero essere emerse vengono dimenticate o censurate mentre un membro aspetta l’opportunità di parlare.

Il brainstorming elettronico è un’alternativa che è più efficace della procedura faccia a faccia descritta prima. Durante il brainstorming elettronico, i membri del gruppo inseriscono le idee nel computer, in modo anonimo o meno, e ogni membro è in grado di vedere le idee condivise dagli altri. Il problema del blocco della produzione descritto in precedenza è quasi eliminato perché più persone possono inserire idee simultaneamente. La ricerca ha dimostrato che questa forma di brainstorming è più efficace della sua alternativa faccia a faccia, con gruppi di brainstorming elettronico che si comportano bene come o meglio delle persone che generano idee da sole.

La tecnica del gruppo nominale

La tecnica del gruppo nominale facilita sia la generazione che la valutazione delle idee. A differenza del brainstorming, questa strategia si traduce in una decisione finale del gruppo. La tecnica del gruppo nominale comporta tipicamente i seguenti passi:

• Scrivere idee in privato: Dopo che il problema in questione è stato compreso, i membri generano silenziosamente le loro idee per iscritto. Nessuna discussione tra i membri è permessa a questo punto.
• Riferire le idee a turno: I membri a turno riferiscono le loro idee al gruppo, uno alla volta, mentre un facilitatore le registra su una lavagna a fogli mobili o sulla lavagna. Ancora una volta, nessuna discussione di gruppo si verifica durante questa fase. Questo giro di elenchi continua fino a quando ogni membro non ha più idee da condividere.
• Discutere le idee: Successivamente, i membri del gruppo discutono le idee che sono state registrate. Lo scopo principale di questa discussione è di chiarire, criticare o difendere le idee dichiarate.
• Votare le idee: Ogni membro, privatamente e anonimamente, dà la priorità alle idee. Questa fase di voto nominale può coinvolgere un sistema di classificazione, una procedura di voto ponderato, o qualche meccanismo simile per riportare le preferenze.
• Calcolare la decisione del gruppo: La decisione del gruppo è calcolata matematicamente, sulla base del voto descritto in precedenza. La decisione finale è il risultato aggregato dei voti individuali.
• Ripetere se necessario: Alcune varianti della tecnica del gruppo nominale permettono di ripetere il ciclo generazione-discussione-voto descritto in precedenza fino a raggiungere una decisione appropriata.

La tecnica del gruppo nominale è stata sviluppata per superare una serie di ostacoli al processo decisionale. La natura altamente strutturata e focalizzata sul compito di questa strategia è pensata per incoraggiare l’uso efficiente del tempo riducendo la propensione per digressioni non produttive e discussioni ostili. La tecnica del gruppo nominale probabilmente diminuisce l’apprensione della valutazione facendo scrivere ai membri le loro idee privatamente e separando la fase di brainstorming dalla successiva fase di valutazione delle idee. Richiedere ai membri del gruppo di fare brainstorming delle loro idee indipendentemente e per iscritto facilita anche la generazione di idee riducendo il blocco della produzione. Fare a turno per riportare le idee scritte incoraggia una partecipazione equilibrata e scoraggia i membri dominanti o di alto livello dal bloccare l’input degli altri. I membri possono anche sperimentare un maggiore senso di responsabilità e una minore propensione al social loafing, perché ai membri è richiesto di dichiarare pubblicamente le loro idee scritte. Infine, l’elencazione a rotazione delle idee impedisce ai gruppi di valutare prematuramente le soluzioni prima che tutti i membri abbiano fornito un input o esaurito la loro fornitura di suggerimenti.

Nonostante le sue caratteristiche positive, alcuni hanno sostenuto che la natura strutturata della tecnica del gruppo nominale può limitare la creatività. La ricerca ha dimostrato che i gruppi organizzati secondo questo metodo esprimono meno soddisfazione decisionale di quelli che usano un approccio convenzionale, non strutturato, da riunione di consenso. Essi esprimono anche meno soddisfazione decisionale di quelli che si affidano alla tecnica Delphi.

La tecnica Delphi

La tecnica Delphi è un metodo per raccogliere, organizzare, rivedere e revisionare le opinioni di un gruppo di individui che non si incontrano mai. Questa procedura, che è diretta da un coordinatore non partecipante, genera una decisione di gruppo senza riunire fisicamente i membri. Le idee sono sollecitate e fornite tramite questionari. La tecnica Delphi comporta tipicamente i seguenti passi:

• Sollecitare input: Il coordinatore invia domande iniziali ai membri tramite un sondaggio per posta, fax o e-mail.
• Generare idee in modo indipendente: I membri fanno brainstorming e poi includono le loro opinioni e idee nel sondaggio, che viene restituito al coordinatore una volta completato.
• Riassumere i contributi: Il coordinatore riassume gli input ricevuti dai membri in modo da mantenere l’anonimato dei membri.
• Distribuire il riassunto: Il coordinatore invia il riassunto delle opinioni di tutti a tutti i membri del gruppo.
• Rivedere, perfezionare e dare priorità agli input precedenti: Dopo aver letto il riassunto delle opinioni, i membri hanno l’opportunità di rivedere i loro precedenti input, raffinare le idee, commentare i punti di forza e di debolezza delle idee, dare priorità alle opinioni considerate e identificare nuove idee. Quando hanno finito, inviano il loro contributo al coordinatore.
• Ripetere se necessario: Le fasi dalla terza alla quinta descritte in precedenza vengono ripetute fino a quando i membri non hanno altri input da aggiungere.
• Formare la decisione finale: Se emerge un chiaro consenso dopo l’ultimo giro di sondaggi, l’esercizio è finito. In alternativa, ai membri può essere chiesto di classificare o valutare le opzioni della decisione finale. In questo caso, la decisione del gruppo è l’alternativa con la valutazione o la classifica più favorevole.

Richiedendo ai membri di lavorare indipendentemente, la tecnica Delphi può promuovere la responsabilità, diminuire il social loafing, equalizzare la partecipazione, eliminare l’effetto distorsivo dei membri dominanti, prevenire le comunicazioni compromesse derivanti da disaccordi e conflitti improduttivi, evitare i problemi logistici (ad es, programmazione) che si verificano quando si cerca di riunire un gruppo disperso, eliminare il blocco della produzione e garantire che non venga presa una decisione prematura prima che tutte le idee siano state espresse. Inoltre, l’anonimato dell’input dei membri del gruppo può diminuire l’apprensione della valutazione e minimizzare la pressione a conformarsi.

La ricerca ha dimostrato che i gruppi strutturati secondo la tecnica Delphi sono più soddisfatti sia dei gruppi nominali che di quelli convenzionali di consenso. Tuttavia, il processo Delphi può richiedere molto tempo. Alcune stime indicano che questo processo, se condotto per posta, richiede in media circa 44 giorni. Un’altra limitazione di questa tecnica è che elimina completamente l’interazione diretta tra i membri del gruppo, che può portare a sinergie fruttuose nelle giuste condizioni.

La tecnica Stepladder

La tecnica stepladder è una strategia decisionale di gruppo che scagliona l’entrata dei membri in un gruppo. Come il gruppo nominale e gli approcci Delphi, la tecnica della scaletta facilita sia la generazione che la valutazione delle idee. A differenza dei suoi predecessori, l’approccio stepladder permette ai gruppi di formare una decisione finale in modo collaborativo e collettivo piuttosto che avere una parte esterna che deriva la decisione del gruppo combinando input indipendenti.

La tecnica stepladder inizia formando un gruppo centrale di due persone. Questi due membri iniziano la discussione del problema in questione presentando le loro idee individuali l’uno all’altro. Quando sentono di aver capito le idee dell’altro, un terzo membro viene portato nel gruppo centrale. Questo membro presenta delle idee e ne segue una discussione preliminare. Successivamente, un quarto membro viene portato nel gruppo centrale per presentare le idee e poi partecipare alla discussione preliminare. Questo processo continua fino a quando ogni membro del team si è unito. Una volta che tutti i membri sono presenti, il gruppo lavora insieme per prendere una decisione finale. La tecnica della scaletta ha quattro regole di base:

1. Dedicare un tempo sufficiente alla risoluzione individuale dei problemi: Ogni membro deve avere un tempo adeguato per pensare al problema in questione prima di unirsi al gruppo di base.
2. Richiedere ai membri che entrano di parlare per primi: All’entrata, un membro del gruppo deve presentare tutte le idee prima di sentire le soluzioni preliminari del gruppo centrale.
3. Dedicare un tempo sufficiente alla discussione di gruppo: Un’adeguata quantità di tempo di discussione deve essere assegnata per discutere i problemi subito dopo che un membro entrante presenta le idee.
4. Ritardare le decisioni finali finché tutti sono presenti: Il gruppo deve essere completamente formato con tutti i membri presenti prima che sia determinata una soluzione finale.

Richiedendo ad ogni membro di presentare idee in modo indipendente e senza conoscere le idee degli altri, la tecnica della scaletta può promuovere la responsabilità, diminuire l’ozio sociale, diminuire il conformismo, ed equalizzare la partecipazione. Inoltre, la tecnica della scaletta può minimizzare l’effetto di distorsione dei compagni di squadra dominanti, dando ad ogni membro un’opportunità di presentazione ininterrotta quando entra nel gruppo. Infine, istruendo i gruppi ad aspettare che tutti siano presenti prima di prendere una decisione finale, l’approccio stepladder può impedire ai gruppi di arrivare a soluzioni prematuramente, prima che tutti i membri abbiano esaurito la loro riserva di idee.

Rispetto ai membri dei gruppi che usano un approccio convenzionale, non strutturato, da riunione di consenso, i membri dei gruppi stepladder hanno riferito di sentire meno pressione a conformarsi. In seguito alle loro decisioni di gruppo, i membri della stepladder sono anche più inclini a considerare il loro gruppo amichevole e a credere di essere collettivamente d’accordo su un prodotto finale, di aver lavorato insolitamente bene insieme, di aver lavorato duramente sul compito, di aver proceduto in modo organizzato e di aver ideato una soluzione migliore della media. I test della tecnica hanno dimostrato che i gruppi a scaletta tendono a produrre decisioni di qualità superiore rispetto ai gruppi convenzionali. Questo è vero per i gruppi a scaletta faccia a faccia con limitazioni di tempo, dove ogni passo è monitorato da un coordinatore esterno che fa rispettare i limiti di tempo in ogni fase. È vero anche per i gruppi a scaletta autodidattici, faccia a faccia, che si autoregolano e determinano quanto tempo è necessario in ogni fase. La ricerca ha messo in dubbio che la tecnica della scaletta con limiti di tempo migliori le decisioni dei team dispersi e mediati dal computer che usano software basati sul testo per collaborare online. Tuttavia, la tecnica della scaletta autodidattica ha dimostrato di migliorare la qualità dei gruppi dispersi in audioconferenza che collaborano per telefono.

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