「人はあなたの最も重要な製品である。 と、サプライチェーンの経営コンサルタントであるチャック・イントリエリ氏は言います。 これはまさに、クロスチーム・コラボレーションが行うことです。 組織内の継続的な改善を促進し、コストを削減し、敏捷性と創造的な問題解決を可能にするのです。 しかし、クロスチームのコラボレーションは偶然に起こるものではなく、時間と労力が必要です。 残念ながら、機能横断的なチームがうまくいっていない例を見つけるのは簡単です。 調査によると、25 の大手企業の 95 チームのうち、機能横断型チームの 75% が機能不全に陥っています。
「機能横断型チームは、組織がシステム的アプローチを欠いているためにしばしば失敗します。 チームは、不明瞭なガバナンス、説明責任の欠如、具体性に欠ける目標、機能横断的なプロジェクトの成功に優先順位をつけられない組織によって傷つけられる」
– Benham Tabrizi、スタンフォード大学
過去には、IT 部門とビジネス オペレーションの人々が交流したのは、毎年行われるオフィス パーティだけだったかもしれない。 しかし、最近では、部門横断的なコラボレーションを推奨する、あるいは必要とする企業が増えているため、話は別です。 しかし、ビジネスはより複雑になり、組織は戦略的な決定を行うためにテクノロジーへの投資を続けています。 数年前までは共同作業は必要なかったが、今では不可欠だ」
– Tim Hird, Executive Director for Robert Half Management Resources
コラボレーションを成功させるには、信頼が必要だ。 そのため、このような「信頼」の絆を築くことは、同じ部屋で仕事をする者同士、とても大変なことです。 この課題は、異なる部門からなるチームが共同作業を行う場合、ますます難しくなります。
Scoroでは、世界中から集まったチームが働いています。 たいていの場合、それは素晴らしいことです。 チームが協力することで、グローバルな視点を仕事に生かすことができるのです。 しかし、距離が離れていると、いくつかの障害が発生します。
クロスチームのコラボレーションのメリットを実感するために、以下の17のヒントを参考にして、スタートし、継続してください。 これはリアルタイムのオンラインソースであることを確認し、情報の複数のバージョンを管理することを心配する必要はありません。
プロセスの標準化には時間がかかり、維持するために継続的な努力が必要です。 スタッフが古いやり方に戻るのは簡単です。
定期的な更新のための自動化されたコミュニケーションは、標準的なやり方を確立する優れた方法です。 たとえば、Scoro では、ミーティング ノートをチームに配布するプロセスを自動化しました。 すべての会議の後、製品会議のメモを含む文書が、チームへの将来のアイデアを送信する方法の指示とともに、すべての関連当事者に自動的に電子メールで送信されます。 これにより、製品チームは毎月数え切れないほどの時間を節約し、全員が常に同じ見解を持つことができます。
Professional Services Automation (PSA) は、コミュニケーションだけにとどまりません。 それは、組織の全体的なワークフローを改善するために、自動化されたプロセスを使用します。 BPAは、アプリケーションの統合、労働リソースの再構築、および組織全体でのソフトウェア アプリケーションの使用で構成されます。
たとえば、Zapierは、オンライン ツールをリンクして、データを共有できるようにします。 これは、プロセスをより速く構築し、より多くのことを成し遂げるのに役立ちます。
コードは必要ありません。 意思決定プロセスからバイアスを根絶する方法
Challenge traditions
自分の仕事を校正するのは常に難しいので、新しい目のセットは、エラーや改善の方法を見つける大きなチャンスとなります。
正しいコラボレーションとは、互いに密接に協力し学ぶだけでなく、新しいアイデアや理想を探し求めることである。
リアルタイムで物事を把握する
会議のスケジュールを立てすぎたり、常にEメールを送ったりしないこと。 ビジネス管理ソフトウェアなどのテクノロジーを使って、チームを管理し、フィードバックを共有し、結果を監視する。
Scoro では、誰もがアクセスできるリアルタイムのチームダッシュボードを作成することができる。 ダッシュボードには、グラフ、チャート、視覚的な指標、および主要業績評価指標 (KPI) を追加することができます。 KPI は、チームが目標に到達しているかどうかの概要をすばやく示し、より多くの情報に基づいた意思決定につながります。
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Everything about your business, one click away
Exchange team members
If your sales team is having a meeting, bring a developer, copywriter or marketer along. 異なる場所の異なるチームが交わることで、オフィスや部門間の理解を深めることができます。
彼らが、あなたが考えもしなかった新しい視点をもたらしてくれるかもしれません。 最悪の場合、彼らは営業部門が一日中何をしているのか、よりよく理解して自分のチームに戻り、この知識を自分のチームと共有するでしょう。
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多くの企業は、ソーシャルメディアの背後にある本来の考えを失っているようです。 ブランドを構築し、製品を宣伝するための素晴らしいツールですが、追跡リンクを送り合うだけのマーケティング担当者で埋め尽くされたプラットフォームには誰もいたくありません
ソーシャルメディアの目的は、つながることです。 FacebookのプライベートグループやInstagramのチームアカウントを作成するなど、あなたのチャンネルでアクティブになるようにチームを奨励する。 これは、オフィスを越えて会社を団結させるのに役立ち、彼らがオフィスの外で自分の人生を探求する唯一の機会かもしれません。
これらの社内チャンネルを始めるにはイニシアティブを取る必要があるかもしれませんが、アイデアがうまくいけば大きな士気高揚につながります。 また、会社の公開ソーシャル チャンネルでのエンゲージメントを促進するのにも役立ちます。
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Measure the impact
人は、自分の努力が変化をもたらしていることを知りたがっています。
より大きなスケールでは、1 つのシステムですべてのチームの影響を測定することにより、ビジネス全体の ROI を真に理解し、組織内の透明性を向上させます。
KPI とメトリックを測定することにより、可能なリターンを理解することができます。 生産性 ROI は、より効率的なプロセス、意思決定の迅速化、サイクル タイムの短縮を指します。
● 戦略的 ROI は、最も測定が困難ですが、おそらく最も変革をもたらすものです。 この種の ROI は、コラボレーションによって、顧客満足度やロイヤルティの向上、イノベーションの加速、新しいビジネス モデルの導入、新規市場への参入などの分野でビジネスが大きく前進するときに発生します。
既存の問題を特定する
一見すると、機能横断的チームワークは簡単に実施できるプロセスのように見えます。 理論的には素晴らしく聞こえるが、集団行動に関する多くの優れた理論と同様に、現場でテストされると障害が現れる。
機能横断型チームが直面するいくつかの課題を理解することは、それらを機能させるための最初のステップである。 発生する問題のリストを作成する。 例えば、コミュニケーション不足のために、チームの期待や企業目標が満たされないかもしれない。
クロスファンクショナルチームは、このような回避可能な問題で頓挫してしまうには、あまりにも大きな可能性を秘めています。
目標を設定する
あらゆる種類のプロジェクトを管理するには、強力なリーダーシップと、チームがどこに向かっているかを正確に把握することが必要である。 特に、職場でコラボレーションを成功させるための条件を整えるには、明確な焦点が重要です。
解決すべき問題が何であるかに全員が合意したら、次のステップはコラボレーションのゴールとそこに到達するための目標を設定することである。 問題ごとに妥当な数の目標を設定する – これらの目標の数を制限することで、プロジェクトがより管理しやすくなり、圧倒されることが少なくなる」
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Consolidate technology
チームのメンバーは、仕事をこなすためにさまざまなツールを使用していることが多く、時間がかかり、真のコラボレーションが妨げられることがあります。 たとえば、営業担当者は CRM を使って活動を追跡しているかもしれませんが、開発チームはまったく別の発券アプリケーションを使用しています。 各部門がコア機能に最適な自動化を使用することは理にかなっていますが、これは部門横断的なチームワークの妨げになります。
当然ながら、私たちは Scoro を使って仕事を管理しています。 すべてのチームと部門がシステムに入っているので、すべてを一元的に管理し、見ることができます。 すべてのデータはリアルタイムで表示されるので、チーム間のコミュニケーションもスムーズになります。
ツールを統合して全員が同じものを使えるようにすれば、コミュニケーションを改善できるだけでなく、物流やリソースの割り当てを簡素化できます。 一部のマネージャーは、コラボレーションをコアプロセスや生産性の妨げになる「あると便利なもの」と考えています。
チームワークとコラボレーションを通じて、従業員は組織の集合的な知識ベースを利用することができ、他の方法で利用できるよりもはるかに大きな専門知識のプールから利益を得ることができるようになる。 これにより、組織は重複作業や再発明を回避しながら、問題解決やイノベーションを加速することができます。
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会議の予定を入れすぎない
大規模で分散したチームで仕事をする場合、全員のスケジュールが会議のために揃うまでに長い時間がかかることがあります。 また、会議は、チームが通常の仕事に取り組む時間を奪ってしまうので、彼らにとってはフラストレーションになります。 これらの理由から、部門横断的なコラボレーション活動では、会議の回数を制限し、時間を賢く使うことが重要です。
会議が必要な場合は、厳密な議題と、フォローアップのタスクを文書化する明確な方法を用意する必要があります。
12億ドル企業のWarby Parkerの共同創設者であるDave Gilboaは、会議を最大限に活用し、非効率なものを除外するテクニックを紹介しました。 0点は、本当に悪い時間の使い方だったということで、もう一度やるなら、その会議にはまったく出席しなかったでしょう。 2は、時間の使い方が上手で、このような会議にもっと時間を使いたい。 そして、1つはその中間です。 そして、アシスタントと連絡を取り、私がどのミーティングにもっと参加したいのか、どのミーティングを除外すればいいのかを理解してもらい、時間の経過とともに私のスケジュールがどんどん生産的になるようにします」
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リーダーを立てる
すべてのチームには、説明責任を果たし、チームメンバーそれぞれにフィードバックを提供するリーダーが必要です。 リーダーはまた、チームと経営陣の間の連絡役としても機能する。
効果的なチームコラボレーションでは、関係者それぞれが自分に何が期待されているかを正確に把握することができる。 リーダーはタイムラインとガイダンスを提供し、人々を軌道に乗せる。 同時に、優れたプロジェクトマネージャーは、状況が変化し、衝突が起こることを理解している。
コラボレーションとフォーカスのバランス
人々のコラボレーションを促進するために、多くの企業はオープンオフィスのフロアプランを採用しています。 このスタイルのオフィスには多くの利点があり、主に同僚や部署間で育まれる開放性と透明性が挙げられます。
MITの研究では、研究者は単に対面での交流の数と質を測定することによって、チームのパフォーマンスの35％を予測することができたと主張しています。 しかし、Gensler社の研究によると、69％のワーカーが職場の騒音レベルに不満を持っていることがわかりました。
結論としては、集中し、呼吸するためのスペースと同時に、コラボレーションのためのオープンスペースを提供するなど、社員にバランスを与えることが必要なのです。 オフィスのデザインは、一人で仕事をすることと、最高の頭脳を結集することの調和をもたらすようにしましょう。
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正しいチームメンバーを選ぶ
企業は、競合との差別化が難しくなっています。 このような状況下において、「適切な人材を適切な職務に就かせ、適切なことをさせることで、他には存在しないような機会を創出する」ということを、先行している企業は学んでいます。
チームというのは、プロジェクトの成否を左右するものです。 賢いVCが、まずチームに、次にアイデアに投資すると言い続けるのには理由があります。
共同作業は、チームメンバーがプロジェクトの完了に必要な補完的なスキルセットを持っている場合に最もうまくいきます。 スキルと同じくらい重要なのは、個性である。
チーム内の適切な組み合わせを維持することと同様に重要なのは、チームにいるべきでない人物を排除することである-彼らの仕事はチームの努力と一致しないか、何らかの形でチームの仕事を妨げているためである。 特に共同作業環境において、従業員がアイデアを育むことを奨励し、創造性を企業文化の焦点にしましょう。
Googleのような企業が、Googleの開発者が労働時間の20％をサイドプロジェクトに費やすことを推奨する20％ポリシーを設定しているのを見かけます。 これは、社員に革新的な思考をするための時間と空間を与えようとする試みでした。
社内のどの部署から来たアイデアであっても、素晴らしいアイデアのために常にドアを開けておくことを忘れないようにしましょう。 すべてのプロジェクト、たとえ失敗したプロジェクトであっても、そこから学ぶべきことがあります。
組織全体の従業員がチームワークを評価されないと、他のすべての戦略が台無しになる。
部門横断的なコラボレーションを改善するには、1つの部分だけでなく、システム全体を改善する目標を設定することが重要です。
異なる手法を試す
新しいことを試してみるのです。 チームや組織はそれぞれ違います。他の人にはうまくいっていることが、あなたにはうまくいかないかもしれません。 新しい戦略を試すことを恐れないでください。 ほとんどの変更は、少なくとも短期的にはチームにプラスの効果をもたらすでしょう。
チーム間のコラボレーションには時間と労力がかかりますが、その分報われます。