過去に何度もプロジェクトを完了したことがあるかどうかにかかわらず、新しい課題に直面した場合、ある種の正式なプロジェクト リクエスト フォームを用意すれば、業務全体を壊れた電話ゲームと資源の無駄遣いに陥らせることはなくなります。
チームの規律がいかに優れていても、プロジェクトを依頼するときに、漠然としたメッセージと要件の記憶しかないのであれば、遅かれ早かれ問題が発生することになります。
「作戦行動中、アルダーショットに駐屯するある旅団を指揮する准将は、最も近い大佐に次のような指示を出した。 増援を送れ」
それが右翼の端に到達するまでに、次のようなメッセージを受け取った：
「敵はハムシャンクを持って前進している。 3.4ペンス送れ！」。 – Garson O’Tool, relaying a real-world instance of broken telephone from 1914
たとえ前線に到達するまで全体の目標が混乱しなかったとしても、プロジェクトのリクエストを受けたチームは全体像を見る機会がほとんどなく、プロジェクトのもたらすであろう利益から距離を置いてしまうのだ。
ですから、時間やリソースを無駄にすることなく、最も重要なプロジェクトに取り組みたいのであれば、このまま読み進めてください。 プロジェクトが何であるか、誰がそれに取り組むか、期限はいつか、どのリソースがそれに割り当てられているかを正確に示す、公式で標準化された依頼書にプロジェクトを整理するビジネス システムを作成する時期が来たのです。
プロジェクト リクエスト フォームとは
プロジェクト リクエスト フォームは、プロジェクトの中核となる詳細を示し、関係者全員が、プロジェクトとは何か、なぜ完了する価値があるのか、どのくらいの期間が必要か、どのリソースがそれに充てられるかなどを確認できるようにするものです。 ペンを借りる以上のことを依頼する必要がある (または依頼された) 場合、公式の依頼書を作成し、何も失われたり忘れられたりしないようにすることで得をすることができます。
リクエストフォームはプロジェクトの提案書と考えられますが、マネージャー、CEO、または関係者にプロジェクトを売り込むのではなく、プロジェクトの完了をリクエストするものです。 提案書は「これを行うことができますか」と尋ねるのに対し、要求書は「これを行う必要があります」と伝えます。
これにより、マネージャーは、プロジェクトがどうあるべきか、それを達成する方法を正確に定義し、それに取り組むすべての人に予測価値を示し、仕事を終わらせるように動機付けすることができます。 誰もが何が必要かを知っているので、プロジェクトは確実に (自信を持って) 資金を調達し、完了することができます。
言い換えれば、すべてのプロジェクト要求書には、プロジェクト全体をそれに取り組むチームに伝え、また混乱なく開始するために十分な情報を含める必要があるということです。 物事が進むにつれて、情報や最新情報を共有する必要があるのは避けられませんが、最初の段階では、前進するために必要なすべての情報を提供する必要があります。 以下のプロジェクト リクエスト フォーム テンプレートでは、市場で最高のプロセス ドキュメント ソフトウェアを活用することにより、プロジェクト リクエストの提出、適切なチーム メンバーの割り当て、進捗の追跡などを行うことができます。
プロジェクト リクエスト フォームは、プロジェクトを要求する側とそれに取り組む側の双方を明確にすることにより、両者を支援します。
プロジェクトに取り組むチームは、余計な会議やSlackでのチャット、一般的な混乱で時間を無駄にするのではなく、承認されたらすぐに開始できます。 これは、プロジェクトとその開始方法を明確かつ簡潔に説明できる最良の方法の 1 つです。
この明確さは、要求フォームの一般情報 (予定終了日、範囲、予算など) とともに、プロジェクトの進行を事前に計画し小さな締め切りを設定するのにも役立ち、つまり、予定通りに進む可能性がはるかに高いということです。
プロジェクト リクエスト フォームを提出する側としては、リクエストされたプロジェクトが現実的な範囲であり、実際にターゲットにする価値があることを確認するのに正式な文書が役立ちます。 標準化された書式により、あらゆる角度から検討され、予測される利益に対してコストが白黒つけられるので、プロジェクトの価値と成果物が明確になるのです。 腑に落ちないことや時間の無駄に思えることがあれば、関係者全員で話し合い、プロジェクトを継続するか、依頼書を変更するか、あるいは破棄して代わりに別のことに集中するか、十分な情報に基づいて決定することができるのです。 ありがたいことに、不必要に退屈でつまらないものにすることなく、効果的な要求フォームを作成するために従うことができる、いくつかの簡単な原則があります。
では、それぞれについてもう少し掘り下げてみましょう。
一貫したフォーマットを決める
手順の書き方を学ぶときと同じように、まず、プロジェクト リクエスト フォームが従うべき一定のフォーマットを決定する必要があります。 これは、チームにどれを依頼するか迷ったときに、プロジェクトを比較対照できることを意味します。
また、フォームにデジタル形式（または少なくともデジタルコピー）を使用することは必須です。 もちろん、リクエストの修正が必要な場合にも、印刷したり物理的に置き換えたりするよりも、共有のデジタルコピー（この記事で紹介したテンプレートのようなもの）があれば、最新の状態に保つことがはるかに簡単です。
形式に関する厳密なルールはありませんが、関連するすべての詳細を含めることができ、簡単に共有および更新でき、削除したり紛失したりする可能性が低ければ、問題ないでしょう。 ここで、開始する前に、潜在的なプロジェクトの価値について、ある種の事前分析をしておくとよいでしょう。
Cover the basic details
さて、リクエストフォームにプロジェクトの基本的な詳細を記録する時がやってきました。 プロジェクトの性質や規模、関係するチームや会社の規模によって多少異なりますが、回答すべき基本的な質問は以下のとおりです。
- プロジェクトとは何か
- なぜそれが重要か
- どのような利益をもたらすと予測されるか
- どこで実施されるか
- プロジェクトはどのように行われるか
- プロジェクトは何をすべきか
- プロジェクトは何をすべきか
- プロジェクトはどのように実施されるか。
- それに取り組むのは誰か？
- どのように達成されるか？
- いつまでに完了するか？
- 完了するには何が必要か？
ここで重要なのは、全員がプロジェクトを進められるように十分な説明をしながら、それがもたらすであろう利益を納得させられるようにすることだ。 チームが自分のタスクの重要性を理解すれば (たとえば、会社の他のメンバーや自分のチームとの関係で)、プロジェクトを時間通りに高い品質で完了させる可能性が高くなります。
しかし、だからといって、何ページにもわたって長々と話をする許可を得たことにはなりません。 そのため、プロジェクトのハイレベルな概要のみを記載して要求フォームをシンプルに保たないと、フォームが長くなり、それを使用する誰もが必然的に手を抜くことになります。 その代わり、進捗を開始するために知る必要のあることはすべて記入し、すでに知っていることは伝えないようにします。
シンプルにし、読みやすくし、何よりも役に立つものにする。
Make deadlines and resources reasonable
締め切りは、チームを燃え尽きるほど追い込むことと、無気力になるほど緩めることの間の非常に微妙な線にまたがっているので、チームがうまく機能するようにちょうどよい圧力をかけるものを設定することが重要である。 ケチったり浪費したりするのではなく、合理的である必要があります。
もう一度言いますが、このバランスを正しくとるための決まった公式はありません。 必要であれば、プロジェクトを小さなタスクに分割し、より迅速な納期を設定するよう奨励します。そうすれば、作業の緊急性が高まり、プロジェクトが安定した速度で進行するようになります。 必要なものであれば、代用品に手を出してはいけない。 たとえば、才能のない仕事を処理するためにフリーランサーを雇う必要がある場合、そのために価格をケチるのではなく、良いフリーランサーを雇うようにします (支払ったものを得る)。
プロジェクトの速度や最終品質を向上させるかもしれない任意のリソースがある場合、それらが取るであろう投資と比較検討します。 たとえば、特定のツールがタスクをより迅速かつ容易にする場合、その利点をツールのコストと比較し、さらにそのツールにアクセスすることによる継続的な利点も考慮します。
送信またはリマインダー システムの設定
他の文書化されたプロセスと同様に、要求フォームを作成しても、全員がそれを無視するようでは意味がありません。 そこで、プロジェクト (というより締め切り) が忘れられないように、それが目に見えるようにする必要があります。 これを行う方法は、使用しているプロジェクト管理アプリケーションに大きく依存しますが、少なくとも、最終的な締め切りの前に、あなたと他の関係者がリマインドするためのアラートを設定する必要があります。 この場合、プロジェクト リクエスト フォームの情報を使用して、プロジェクトをカレンダー上の締切日に分割し、フォーム上の最終日を頂点とするようにしたいと思います。
最適なプロジェクト依頼書を自動生成する
定形書式の文書と同様に、Zapier を使用してプロジェクト依頼書を自動的に作成することができます。 各フォームで変わるのは情報だけなので (全体の書式ではない)、プロジェクトの情報をテンプレート、アンケート、または関連する詳細を保存できるその他のものに入力し、Zapier にそれをすべて標準のフォーム テンプレートに送信させることができます。 最終製品へのリンクをメールで送信して、自分で探す手間を省くこともできます。
このプロセスの自動化を設定する最も簡単な方法は、以前の投稿で提供したプロジェクト要求フォーム テンプレートでプロジェクトの情報を書き留めることです。 その後、Zapier の無料アカウントを使用して、Process Street に入力された情報を検出し、選択したフォーム作成アプリに送信できます。
詳細については、無料のビジネス プロセス自動化 ebook を参照してください。 正式なプロジェクト リクエスト フォームを持つことは、あなたのビジネスの最も華やかな側面ではないかもしれませんが、あなたのビジネスが一貫性を保ち、成長を続ける中でリソースの浪費を避けるための重要な方法の 1 つなのです。