あなたの掲示板は情報の海に溺れていませんか？
絶え間ないコミュニケーションと情報の波の現代において、「多すぎる情報は情報を殺す」と正しく言われています。 そして、それは多くのアラートを受信しても同じことです。 また、通知を表示または非表示にする特定のルールを設定する人もいますが、それでも情報の乱雑さを生み出しているのでしょうか。
皆さんは、すでにオフィスにある従来の掲示板を想像し始めましたか？ オフィスに入ると、ワークステーションに向かう間に大きな掲示板があるというシナリオです。 そこには、破れた紙、古い情報、未分類のコンテンツでいっぱいの掲示板が、同じ場所に貼り付けられています。
あなたは時々、会社の最新情報、今後のイベント、またはあなたにとって興味のあることを知るために、数秒間立ち止まることがあります。 時には、名前、写真、同僚についての非公式な詳細など、興味深いセクションが表示されると、もう少し長く滞在することもあります。 そして、仕事に向かいます。
さて、関連情報を理解するのはかなり混乱しますし、ほとんどの社員が無視する可能性があります。 なぜなら、情報は別の場所に設定され、ワークステーションは別の場所にあるからです。 掲示板に掲示された更新情報は、まだ仕事から切り離されています。
問題は、それが短いディスプレイボードであるということではありません。 核心的な問題は、それが日々の活動とうまくつながっておらず、職場のコラボレーションをサポートしていないことです。
コラボレーションスコアを確認する
では、職場で重要な情報をリレーするためのより良い方法は何でしょうか？
「ダイナミック・デジタル掲示板」がその答えです。 かつて、会社が共用スペースやロビー、待合室などに掲示板やポスターを掲示していたのは、もう昔の話。 明らかに、技術の進歩とコミュニケーション・ツールは止められない流れになっています。 職場のイントラネットというと、企業掲示板を持つことをあまり意識しない人も多いのではないでしょうか。 イントラネットを設計する際の重要な検討事項をチェックしてみましょう。
COVID-19の状況を踏まえ、職場における社内コミュニケーションは、これまで以上に重要なものとなっています。 戦略、コミュニケーションの方法、ワークカルチャー、そして企業全体があまりにも速く変化し、非常に不確実になっています。 おそらく、社内コミュニケーションは、すべての従業員の輪を維持するために最も重要な役割を担っている。
なぜデジタル掲示板を使うのか？
従業員は圧倒的に、デジタル画面上ですぐに利用できるダイナミックなコンテンツを好みます。 掲示板は、警告、緊急メッセージ、お知らせ、その他多くの社内コミュニケーション戦略の部分を、職場で効果的に伝達することを可能にします。 デジタル掲示板は、従業員に重要な情報を提供し、彼らの注意を引くための最も効果的な職場コミュニケーションツールの1つです。 クリエイティブでカラフル、かつ動きのあるアラートや情報は、ターゲットとなる従業員や顧客に吸収される可能性が非常に高いのです。
Office 365 (現在は Microsoft 365 と改名) では、ニュース、お知らせ、情報を個々の社員ではなく、特定のオーディエンスに簡単に送信するツールを手に入れることができます。 さまざまなスタイルのニュースレターは、数秒ですぐに使用でき、どのようなデバイスにも対応できるよう、きちんとフォーマットされています。 これにより、従業員と共有すべき重要な情報があるたびに、複雑な電子メールやお知らせを作成する必要がなくなります。 5064>
掲示板の主な利点
- コラボレーションの強化 – イントラネット上のすべての掲示板は、情報とアイデアのユニークなコレクションです。 従業員も新しいコンテンツを発見し、情報を提供することができます。 あなたはあなたのチームと情報を共有したり、単にボードから直接クイックリンクを送信することができますので、コラボレーションははるかに容易になります。 また、チームが時間をかけてドキュメントを更新するため、情報の鮮度が保たれます。
- コミュニティ意識 – デジタル掲示板は、従業員に共通のフレームワークを提供することで、職場における社会的結束の感覚を象徴しています。 彼らは、共通の目標、視点、課題に一緒に立ち向かう方法について詳しく知ることができ、最終的には、会話に飛び込む優れた方法を得ることができます。 また、ボードに貢献している人たちが、より広いコミュニティの一員であるという感覚を植え付けることができます。
- 生産性の向上 – 掲示板は、時間を節約し、生産性を向上させる素晴らしい方法となりえます。 このツールは、余分な電子メールや大量の情報を分類する手間から従業員を解放することができます。 その代わりに、メッセージ、メモ、課題は掲示板に別々に掲示することができます。 さらに、明確で一貫性のある情報は、パフォーマンス、生産性、従業員、顧客満足度を劇的に向上させることができます。
- 従業員のエンパワーメント – 掲示板は、従業員のやる気を引き出し、力を与えるための素晴らしいインスピレーションとして機能することができます。 例えば、従業員への感謝、プロジェクト成功のストーリーなどは、従業員を励まし、大切にされていると感じさせることができます。 また、有用な学習ツールとして使用することもできます。
- より良い情報吸収 – 多くの組織は、見逃されたり無視されたりする可能性が最も高いコミュニケーション手段に頼っています。 しかし、デジタル掲示板は、従業員が会社の最新情報、情報、仲間の活動、職場の機会などを把握するための視覚的な情報管理を提供します。 グラフィックやビデオなどの魅力的なフォーマットで配信されると、視聴者が情報を記憶する可能性が高くなるため、ビジュアルは情報の素早い吸収を助ける。 イントラネットの掲示板では、管理者がコンテンツをすばやく更新し、管理することが容易になります。 タイムリーなコンテンツ、緊急のアップデート、新しい情報を数回のクリックで簡単に送信できます。
Get started with Bulletin Board to empower your internal communications
掲示板のある旅は、Office 365上の最新のイントラネットで、組織と生産性を維持できるようにすることから始まります。 今後、掲示板の機能は、職場におけるコンテンツの発見、キュレーション、コラボレーション、ナレッジマネジメントのシナリオの基盤としても機能します。
ワークプレイスやツールは、コラボレーションが可能で、誰もが仕事をしやすくなるように設計されていなければなりません。 掲示板のビジネス上の利点を享受したいのであれば、今がベストタイミングです。
組織内のコミュニケーションを改善する計画を立てたら、次のようないくつかの重要な要素の特定を始めましょう。
- あなたのチームが必要としている情報は何ですか。
- チームが最も時間を費やしているのはどこですか。
- チームとの情報共有の頻度はどれくらいですか？
社内コミュニケーション戦略やデジタル掲示板の相談でもっと助けが必要な場合は、こちらをご覧ください。 私たちBizPortals 365は、ぜひご相談をお待ちしています。 お客様の目標を確認し、コミュニケーションプランを実現するためのソリューションをご提案いたします。 今すぐ無料デモをご予約ください。