買掛金の内部統制

買掛金の内部統制

買掛金の統制とは、買掛業務における損失リスクを軽減するためのものである。

Obligation to Pay Controls

Invoice Approval

このコントロールでは、支払いを承認する権限を持つ者が、サプライヤーの請求書を承認したことを意味する。 このコントロールは、承認者がサプライヤーのインボイスを見るだけであれば、商品やサービスが受け取られたかどうか、請求された価格が契約に沿っているかどうかを判断する方法がないため、比較的弱いものとなっています。 承認者は、どの総勘定元帳（GL）に請求されるかを知りたいと思うかもしれません。

AP担当者は、サプライヤー請求書、発注書の承認、受領書類を一式にまとめ、請求書に署名欄のスタンプを押す方がよいでしょう。 また、請求される口座番号を記載し、承認者に確認させるべきです。

Purchase Order Approval

調達部門は、会社が行うすべての購入について発注書を発行します。 この方法は、基本的にすべての支出を事前に承認するものであり、一部の支出が実現するのを防ぐことができる。

Use the Three-Way Match Approach

支払担当者の誰かが、支払いを承認する前に、サプライヤーの請求書と発注書および受領証を照合します。 このアプローチでは、承認が発注書に基づいて行われるため、請求書の承認が不要になります。 商品またはサービスの受領を確認できるため、発注書のみに基づいて承認されるよりも優れている。 しかし、このプロセスは非常に時間がかかり、ペーパーワークが不足している場合、簡単に崩壊する可能性があります。あなたがPurchase Order.

Duplicate Payment Search

コンピュータ化されたシステムでは、重複支払いを防ぐために、自動的に重複する請求書番号検索が行われます。 しかし、まだ手動システムで運用している場合は、より面倒で時間のかかる作業となります。 仕入先から受け取った請求書がすでに支払われていないかどうか、買掛事務員が業者ファイルや未払い請求書ファイルを検索する必要があるのだ。 多くの場合、送られてくる請求書の量が多いためにこれが難しく、請求書の重複識別を断念することになり、二重払いのリスクが高まります。

「買掛金と統合された電子調達システムを使用すると、支払義務管理の実施がはるかに容易になります。「

データ入力管理

すべてのサプライヤー請求書がシステムに入るようにする方法はたくさんありますが、それぞれの管理は成功の度合いに差があります。 この方法では、すべての請求書が一緒にシステムに入力されるため、購買の承認に発注書が使用される場合に最適です。

Record After Approval

これにより、APスタッフはシステムに入力する前にすべての請求書の承認を確認することになります。

Use Invoice Numbering Guidelines

組織における最大の問題の1つが重複支払いであるならば、請求書番号が適切に記録されていることを確認するためのシステムを使用することが重要です。 電子システムは、重複支払いを防ぐために請求書番号の重複をチェックしますが、あるときは0000623、別のときは623を使用するなど、番号の記録方法に矛盾がある場合、システムはそれを重複と見なさないことになります。 この問題は、請求書番号にダッシュがある場合にも発生します。123-456 がダッシュ付きで記録されたり、システム上では 123456 として記録される可能性があるからです。

Match to Budget in Financial Statements

サプライヤーの請求書が間違った部門に請求された場合、財務諸表を見た部門マネージャーが請求額と予算の不一致を見つけ、会計部門の注意を引く可能性があります。

Payment Controls

ここに挙げたコントロールの大部分は、小切手による支払いに適用されます。 電子決済の場合、これらのコントロールはそれほど役に立ちませんが、会計システムで支払いを追跡することはできます。

Split Check Printing and Signing Duties

このコントロールでは、1人が小切手を作成し、別の人がそれに署名します。 この2人目の目が、適切なキャッシュフローを維持しながら、支払いに必要な資金がそこにあることを確認するためのクロスチェックを行います。 そうしないと、盗まれて、不正に記入され、現金化される可能性があります。

Track Check Number Sequence

説明されていない小切手の紛失がないように、多くの企業は小切手の実行中に使用された小切手番号の範囲を含むログを維持することを選択します。 これは、保管中の小切手が行方不明になったかどうかを判断するのに役立ちます。 ログは未使用の小切手とは別に保管し、誰かが小切手を盗むのと同時にログも盗むことがないようにします。

小切手の手書き署名を要求する

企業として、すべての小切手に署名を要求することができます。 これは良いアイデアのように思えますが、小切手の署名者はなぜその小切手が発行されたのかを深く考えず、支払われた金額を調査する時間もほとんどとらないため、弱い管理方法と言えます。 もし、サインスタンプやサインプレートを使用するのであれば、強力な発注システムを構築することが不可欠となります。

Require Additional Check Signers in Certain Conditions

小切手の金額がある一定の基準値を超えた場合、2人目の署名者を要求します。 このコントロールにより、理論的には、複数のシニア レベルのチーム メンバーに支払いを停止するチャンスが与えられます。 現実には、プロセスに別のステップを導入しても、コントロールは強化されません。

支払いプロセス全体にわたる強力な内部コントロールは、収益に影響を与える高価なエラーを防止するための最初のステップとなります。