買掛金自動化への道を歩み始めたばかりでも、既存の自動化の取り組みを改善するために新しいテクノロジーを研究している場合でも、さまざまなソリューション、自動化ソフトウェア、ツールがあるため、混乱しやすい市場である可能性があります。 このガイドは、組織のニーズに最適な買掛金自動化ソフトウェアソリューションの調査、評価、選定に役立つよう作成されています。 注意すべきは、このガイドでは、自社に最適な買掛金管理ソフトウェアの機能を念頭に置くことが重要だということです。
Step #1: スコープの定義
プロジェクトの範囲を達成したい結果と考えるのは、あまりに単純すぎるかもしれません。 たとえば、「買掛金処理の迅速化と自動化を支援し、AP での私の生活を少し楽にしてくれるようなソリューションを探している」と考えるかもしれません。 これは合理的な目標であり、最新の請求書自動化ソリューションで達成可能ですが、この最初のステップは、今後のプロジェクトの成功を定義するのに役立つため、もう少し時間をかけて考える必要があります。
状況を説明するために、請求書処理の主要なステップの概要を簡単に説明します。 これらのタイプのソリューションは、ある意味では作業の効率化に役立つかもしれませんが、買掛金プロセスの中核をサポートするものではありません。
- Invoice reception: paper, pdf, xml… all data in one format
supplier invoices today how do you receive it supplier? 紙で郵送、電子メールでPDF、または電子請求書？ 優れたスキャンおよびデータ キャプチャ ソリューションは、形式に関係なくすべての請求書を、デジタル AP ワークフローに入力するための標準データに統合することができます。 このサービスは、アウトソーシング、請求書自動作成ソリューションの一部としての購入、またはスタンドアロン・システムとして利用することができます。 後者の場合、キャプチャ・ソリューションと他のすべてのシステムとの間に強固な接続があることが重要です。
- Invoice Workflow: Manual tasksを排除して処理を加速
請求書の実際の処理には、請求書の種類によって異なるタスクが含まれます。 経費、またはPOでない請求書は、コード化、配布、および承認が必要です。 発注書（PO）を参照する請求書は、POに接続し、行単位でデータを照合し、確認された差異をレビューおよび承認のために配布する必要があります。 最新の請求書自動作成ソリューションを使用すれば、これらの各作業を大幅に自動化することができます。 ERP/財務システムに備わっている既存のワークフロー機能だけに頼ろうと考えている場合は、それがタッチレス請求書処理の効果的なソリューションを提供するのに適しているかどうか、必ず検証してください。 ビジネスケース、ROI 分析、および成功指標に、ネイティブ ワークフローの設定と保守のための IT オーバーヘッドと継続的なサポートを考慮します。
- Supplier Payment: Secure and Fast Payment for Better supplier Relationship
AP ワークフローで請求書が処理されて承認すると、最終予約と支払い用に ERP システム内に計上されます。 最高の買掛金自動化ソフトウェアソリューションは、サプライヤーへの迅速な支払いを可能にするために、請求書処理を加速させるのに役立ちます。 外部APソリューションのパスを選択した場合、処理はERPの外部で行われるため、選択したソリューションがERPとシームレスかつ強固に統合され、2つのシステム間で情報がシームレスかつ安全に流れることが重要です。
プロジェクトの範囲は、組織のニーズと課題に基づいて決定されるべきです。 ここで重要なことは、明確に定義された目標を設定し、プロジェクト範囲内にとどめることです。 AP オートメーション・ソフトウェア構想の最大の落とし穴は、ダイナミック・ディスカウント、サプライヤー・ポータル、電子請求書など、関連分野のサブプロジェクトをスコープに追加してしまうことです。 これらは個別の追加イニシアチブとして考えることができますが、その成功は、まずAPハウスをきちんと整理することにかかっています。
- Reduce invoice processing lead time by X%
- Achieve Y% fully automated – touchless – processing of PO-based invoices
- Reduce hard costs by late vendor payments by Z
ステップ2: 具体的かつ計測可能なプロジェクト目標には、以下のような例があります。 買掛金プロセスは通常、請求書の種類によって2つの異なるワークフローで構成されています。発注書に関連しない経費請求書の処理と、ERPや調達システムで発注書や物品受領書に一致させる直接経費請求書の処理です。
ここで重要なのは、現在のプロセスを調べ、どこが問題なのかに焦点を当てることです。そうすれば、選択するソリューションが、「あったらいいな」というような問題の少ない部分ではなく、これらの重要な部分に確実に対処できるようになります。 このステップでは、組織内のPO請求書と非PO請求書の比率を確認することから始めます。 次に、これらのワークフローを現在どのように処理しているか、何人が関わっているか、どのステップが手動か自動か、各プロセスフローにおける主な問題点またはボトルネックは何かについて、マップを作成します。 請求書の処理後、どのように保管されていますか？
Challenge in the Direct spend (PO) invoices workflow:
- Matching invoice lines with corresponding data on purchase orders and goods receipts notes when not all data is digital and/or synced up in one system.All rights reserved.
- 異なる請求書データを管理することは、サプライヤーやバイヤーとの調査が必要で、非常に時間のかかる作業です。
- 自動照合プロセスを導入している場合でも、データが完全に一致しない場合は、手動でのレビューが必要になることがよくあります。
- すべてのマッチング エンジンが同じというわけではなく、これは、タッチレス請求書処理のレベルと、予想以上に高い介入レベルに大きな影響を与える可能性があります。
Challenge in the indirect spend (non-PO) invoices workflow:
- Vendor invoices の中央受信箱がない場合、さまざまなフォーマットで異なる受信者に送られ、AP プロセスに入る前に個人の受信箱や分散した場所のデスクに滞留する危険性があります。
- 手作業で処理され、APプロセスに関わる人が多いため、請求書のコーディング、承認、支払いに人為的ミスが生じるリスクが高まります。
- 旧式の不便なシステムはAPプロセスを遅らせ、ベンダーへの支払いが遅れるリスク、最悪、支払いがないリスクを増大させることになります。
- ソリューションがなければ、請求書のステータス、期日間近の請求書、実際の支出、未払いが必要な請求書などを把握することはほとんど不可能です。
AP オートメーション ソリューションの導入または交換によって取り除きたい主な問題点のリストができたら、さまざまなサプライヤーやソリューションを吟味する際に探すべき主要な買掛金ソフトウェアの機能について、かなりよく理解できるようになります。 新しい AP ソリューションが ERP と強力で安定したシームレスな接続を持ち、総勘定元帳や支払条件から発注書や税コードまで、マスター データの楽な同期を確保することが極めて重要です。 AP部門にとって、これは最高レベルの自動化による正確で効率的な請求書処理を意味します。
このステップで重要なアクションポイントは、組織がどのERPシステムを使用しているか、また買掛金元帳や発注処理に関わる他のシステムも特定することです。 そして、これらのシステムのアップグレードや変更の予定があるかどうかを社内で確認し、自動化プロジェクトのスケジュールに影響を与える可能性があります。 このことを念頭に置いて、調査中のベンダーを十分に吟味する必要があります。 ERPとの安定した強力な接続を提供し、さまざまなシステムと統合することができるかどうか？
Step #4: IT 要件の把握
買掛金プロセスの自動化を検討している多くの企業は、使用している ERP などの既存の IT インフラとシステムを統合する際に、課題に直面します。 自社のサーバーにホストされ、多数のカスタマイズが必要なオンプレミス型のソリューションをインストールする場合、新しいシステムの導入はすぐに複雑で時間とコストのかかる IT プロジェクトになってしまいます。
良い知らせがあります：別の方法があります。 今日、多くの AP 自動化ソリューションが標準のクラウド サービスとして提供されています。 標準化されたアプリケーションは、スムーズでスピーディな展開プロジェクトで、ビジネスニーズやプロセスに合わせて構成できる全機能にアクセスできることを意味します。 また、IT担当者ではなく、ビジネス・アドミニストレーターが、サプライヤとの取引方法やサプライヤからの請求方法を把握しているため、継続的な設定更新の責任を負うことができます。 クラウド・ソリューションのもう 1 つの利点は、製品のアップグレードが定期的に自動的に行われるため、アップグレード・プロジェクトのために IT チームを関与させたり、外部のコンサルタントを招いたりする必要がないことです。
このステップの実行可能なチェックポイントとして、IT チームを関与させ、必要なリソースでプロジェクトをサポートできるようにすることを確認します。 また、IT チームは、オンプレミス型か拡張性の高いクラウド型かを決定する際にも役に立ちます。 最後に、システムのセキュリティ、ホスティング、メンテナンスに関する具体的な要件があれば、必ずITチームに尋ねてください。
Step #5: ソリューションの調査、監査、比較
必要なソリューションの種類と解決したい課題について十分に理解したところで、特定したニーズに最も適したソリューションを探し始めるときが来ました。 ニーズを明確に把握する前にソリューションのリサーチを開始すると、派手な Web サイトや光沢のあるマーケティング パンフレットでは素晴らしく見えても、実際には必要な仕事をしないものに誘惑されるかもしれません。
新しい車を購入したり、次の休暇を予約したりするときと同じように、さまざまな情報チャネルを使用して徹底的に調査するようにします：
- まず Google で候補となるソリューションを特定し、そのウェブサイトを閲覧してブックマークに登録します。
- LinkedInで関連グループの議論に参加し、グループのメンバーに新しいAP自動化ソリューションを選択・導入した際の経験を聞く。
- 同様の役職や会社の同僚や友人に、使用しているソリューションについてのフィードバックや推奨事項を尋ねる。
絞り込んだベンダー一覧が見つかったら、ケーススタディやリファレンス、ライブデモを依頼する。 次に、1枚の比較表で上位リストを相互参照し、各ソリューションが手順1～4で強調した要件にどの程度マッチするかを評価します。
ステップ #6: ビジネス ケースを構築する
このバイヤーズ ガイドの前のステップを完了している場合、ビジネス ケースを構築するために必要な調査とデータ収集の大部分をすでに行っています。
IT 関連の利害関係者に売り込む方法
IT 関連の利害関係者は、既存の IT インフラとの統合を含む実装と、進行中のメンテナンスの両方に関して、新しいソリューションが組織に与える影響を知る必要があります。
ステップ 4 で説明したように、クラウド ベースのソリューションを選択した場合、簡単な統合、内部メンテナンス不要、製品の自動アップグレードを提供できるため、IT チームの多くのチェックボックスをオンにすることが可能になります。 実際、古いオンプレミスのソリューションをクラウド サービスに置き換えることで、IT マネージャーがコア ビジネスのプロジェクトに時間を割けるようになる可能性があります。
財務関係者への売り込み方
財務関係者にとって、計算し、迅速かつ信頼できる ROI を提示できるかどうかが大きなポイントになると思われます。 しかし、財務担当者は、このプロジェクトが低リスクであることを安心させたいと考えているため、信頼を築き、実績のあるソリューションを提示することが非常に重要です。 ここで、ベンダーの信頼性とビジネスケースを証明するために、すでにそのソリューションを使用している企業とのケーススタディやリファレンスコールを用意しておくとよいでしょう。
さらに、最新の買掛金自動化ソフトウェアソリューションは、支出の可視性の向上とより正確なキャッシュフローおよび発生報告の実現に貢献します。
Do the math – ROI
ROI の計算に関しては、収集する必要があるいくつかのデータ ポイントがあります:
- Solution cost: 総所有コストを計算できるように、完全で詳細な画像を持つことが非常に重要です。 ベンダーに尋ねてください:
- ライセンス コストまたは月ごとのサブスクリプションを支払うことになりますか。 このコストは何に基づいていますか – 請求書の数、ユーザー数、または何か他のものですか。
- 継続的なサポートと保守にはどの程度のコストを見込んでおくべきでしょうか。
- 以下のようなハード面のコスト削減を実現します。
- 支払い遅延の回避、支払いの紛失や重複、早期支払い割引による節約。
- 紙の請求書の処理コスト (スキャン、郵送、アーカイブ) の削減。
- 以下のようなソフト面でのコスト削減。
- 組織全体での時間の節約（予算管理者が事務的作業を行い、APスタッフがベンダーからのエスカレーションに対応するなど）
- AP部門のリソースを解放してより価値の高いタスクに回すことが可能になる。
- 財務予測、キャッシュフロー、および発生報告のためのタイムリーでより正確なサポートをもたらすAPプロセスへの洞察力の向上。
- ベンダーとの関係の改善。
ベンダーに、これらの数字をすべて集めてベンチマークし、すべてをスプレッドシートにして社内の関係者に提示するよう依頼してください。