On totta, että liikesähköpostien asianmukainen kuittaaminen parantaa menestysprosenttiasi, kun teet bisnestä 2000-luvulla. Liikemaailmassa lähetetään lukematon määrä sähköposteja tiedon saamiseksi, vaatimuksen esittämiseksi, valituksen tekemiseksi tai suunnitelman toteuttamiseksi. Jotta voit kuitata tällaiset sähköpostit ammattimaisesti, sinun on kuitattava ne lähettäjän vaatimuksen perusteella.
On olemassa erikoisia tapoja kuitata vastaanotetut sähköpostit ammattimaisesti. Huomioi nämä kymmenen vinkkiä sähköpostin vastaanottamisen kuittaamiseen yrityksen omistajana tai yksityishenkilönä.
- 1 – Arvosta lähettäjää
- Esimerkki I – Sähköpostin kuittaaminen ammattimaisesti
- 2 – Ole suora
- 3 – Työstä painopistettä
- 4 – Lähetä aikasidonnainen viesti
- 5 – Kohtelias esittely
- 6 – Anna tarvittavat ehdotukset
- Esimerkki II – Sähköpostin kuittaaminen ammattimaisesti
- 7 – Vastaa kysymyksiin
- 8 – Ota lähettäjä mukaan
- Esimerkki III – Sähköpostiviestin kuittaaminen ammattimaisesti
- 9 – Korosta lähettäjän ainutlaatuisuutta
- Esimerkki III – Sähköpostiviestin kuittaaminen ammattimaisesti
- 10 – Yksityiskohtaiset tiedot
- Johtopäätös
1 – Arvosta lähettäjää
Kunnioitus on kuittaamisen kumppani. Vastaanottajana voit voittaa lähettäjän yksinkertaisesti lähettämällä ”kiitos”-vastauksen, jolla kuittaat sähköpostin vastaanottamisen. Esimerkiksi asiakkaasi lähetti valitussähköpostin. Ensimmäinen askel tällaisen asiakkaan voittamiseksi ei ole reaktio vaan arvostus. Voit lähettää sähköpostin näin:
Esimerkki I – Sähköpostin kuittaaminen ammattimaisesti
”Kiitos, saimme sähköpostisi.”
Sähköpostiviestit, jotka arvostavat lähettäjää, luovat taatusti vaikutelman siitä, että vastaanottaja ei ole snobi.
2 – Ole suora
Ole suora, kun tahdot kuitata sähköpostin ammattimaisesti. Tee lausunnoistasi selkeitä ja ole tarkkoja. Kuittaa sähköpostin vastaanottaminen yksityishenkilönä tai yrityksen edustajana.
3 – Työstä painopistettä
Vastaanottamasi sähköpostin painopistettä tulisi työstää riittävästi, jotta voit osoittaa, että todella kuittaat sähköpostin vastaanottamisen. Voit muokata painopistettä uudelleen niiden lisätietojen mukaan, jotka haluat liittää vastaukseksi lähettäjälle.
4 – Lähetä aikasidonnainen viesti
Yritys voi paljastaa tehokkuutensa ja vaikuttavuutensa vastaamalla asiakkaiden sähköpostiviesteihin.
Tapauksessa, jossa asiakas lähettää valitussähköpostin, voit kuitata sähköpostiviestin lähettämällä määräajan, jolloin esitettyihin seikkoihin puututaan. Löydät esimerkin myöhemmin tässä viestissä.
Jos saat sähköpostiviestin, johon et voi vastata nopeasti, kuittaa sähköpostiviesti ja kerro lähettäjälle aika, jolloin asiaan puututaan.
5 – Kohtelias esittely
Sanonta ”kolikolla on kaksi puolta” vahvistaa sen tosiasian, että asioiden olosuhteet voivat olla joko myönteisiä tai kielteisiä.
Vastauksesi sähköpostiviestiin tulisi perustua sähköpostiviestissä esitettyihin tietoihin. Tieto voi olla joko positiivista tai negatiivista. Sähköpostin vastaanottamisen kuittaaminen ei saisi heijastaa vihan ja turhautumisen tunteita. Esitä sähköpostin kuittaus kohteliaasti osoittaaksesi, että otat huomioon lähettäjän näkemykset.
6 – Anna tarvittavat ehdotukset
Voi olla tilanteita, joissa vastaanottaja kuittaa sähköpostin, koska asiat eivät ole sellaisia, että ne voitaisiin ratkaista sähköpostitse. Anna tällaisissa tapauksissa tarvittavat ehdotukset siitä, miten lähettäjän esille tuomat asiat voidaan ratkaista. Lähettäjää voidaan vaatia tulemaan yritykseen tai tapaamaan jotakuta. Tällaiset ehdotukset on ilmoitettava selkeästi.
Esimerkki II – Sähköpostin kuittaaminen ammattimaisesti
Rakas John,
Pahoittelemme, että sinulla on ollut ongelmia pankkitilillesi lähettämämme rahansiirron kanssa. Sinun on ehkä käytävä pankissasi ratkaisemassa tämä ongelma. Pyydä tilinhoitajaasi kirjoittamaan meille asiakastukisähköpostimme kautta, ja hänen tulisi mainita affiliate-tunnuksesi, jotta voimme todentaa henkilöllisyytesi.
Jos tämä ei ratkaise ongelmaa, ilmoita meille, jotta voimme ryhtyä lisätoimiin. Kiitos.
Hyvästi,
7 – Vastaa kysymyksiin
On sähköposteja, jotka ovat täynnä kysymyksiä. Voit kuitata tällaisten sähköpostien vastaanottamisen antamalla vastauksia näihin kysymyksiin vapauttamatta mitään. Jos et voi vastata näihin kysymyksiin nopeasti, anna vain aikaraja, jonka kuluessa vastaukset lähetetään.
Joskus on kysymyksiä, jotka vaativat kiireellisiä vastauksia. Tällaisiin kysymyksiin on annettava vastaukset viipymättä.
8 – Ota lähettäjä mukaan
Tietyissä sähköpostiviesteissä sinun on otettava lähettäjä mukaan. Tämä johtuu siitä, että lähettäjä on myötävaikuttanut sinuun myönteisellä tavalla ja haluat antaa tunnustusta hänen myönteisen panoksensa vastaanottamisesta. Osallistamalla hänet antamalla hänelle mahdollisuuden esittää kysymyksiä myöhemmissä sähköpostiviesteissä tai esittää joitakin pyyntöjä on yksi tapa ottaa lähettäjä mukaan.
Voit ottaa lähettäjän mukaan myös ilmoittamalla hänelle, että hän voi lähettää kommenttinsa niistä toimista, joihin hän on osallistunut saamasi sähköpostin välityksellä.
Esimerkki III – Sähköpostiviestin kuittaaminen ammattimaisesti
Hi James,
Kiitokset nopeasta vastauksesta. Olen iloinen, että pidit verkkosovellusta erittäin hyödyllisenä. Tulet varmasti huomaamaan lisää toimintoja lähipäivinä.
Ota rohkeasti yhteyttä minuun ominaisuuspyyntöjä, ehdotuksia tai valituksia varten milloin tahansa. Autan mielelläni kaikin tavoin.
Hyvin terveisin,
9 – Korosta lähettäjän ainutlaatuisuutta
Saatat saada sähköpostiviestin, josta käy ilmi lähettäjän kyvyt, esimerkiksi sähköpostiviestin, joka käsittelee työnhakua ja jonka liitteenä on lähettäjän ansioluettelo. Kuittauksesi tällaiseen sähköpostiviestiin tulisi mainita lähettäjän ammatilliset saavutukset osoittaaksesi, että lähettäjän ansioluettelo on tarkistettu ja että yritys kunnioittaa lähettäjän saavutuksia.
Esimerkki III – Sähköpostiviestin kuittaaminen ammattimaisesti
Rakas Ruth,
Olemme iloisia, että olet kiinnostunut työskentelemään yrityksessämme. Olemme iloisia siitä, että olet suorittanut MBA-tutkinnon näin nuorella iällä.
Hyvä ansioluettelosi on välitetty henkilöstöosastollemme. Voit ottaa meihin yhteyttä, jos et saa heiltä viestiä seuraavan viiden arkipäivän aikana.
Toivomme sinulle kaikkea hyvää hakemuksessasi.
Hyvinvointimme,
10 – Yksityiskohtaiset tiedot
Sekaannusten välttämiseksi kuittaustiedoissa on annettava yksityiskohtaiset tiedot. Lähettäjän sähköpostiviestin kuittaus tulisi antaa yksityiskohtaisia tietoja, kuten päivämäärät, jolloin tarvittavat toimenpiteet suoritetaan.
Työhaastattelun kuittausilmoituksessa tulisi esimerkiksi antaa yksityiskohtaiset tiedot haastattelupäivästä, -ajankohdasta ja -paikasta.
Yritys on lähettänyt asiakkailleen sähköpostiviestejä, joissa on pyydetty asiakkaidensa tyytyväisyyttä heidän tavaroihinsa ja palveluihinsa, joten asiakas voi lähettää kuittaussähköpostiviestin, jossa hän arvostaa yrityksen palveluita. Asiakkaan tulisi antaa riittävät tiedot, kuten erityiset tuotteet, joiden ansiosta yrityksen palvelut ansaitsevat kiitossähköpostin.
Johtopäätös
Johtopäätöksenä kannattaa pitää mielessä, että ammattimaisen sähköpostien kuittaamisen tärkeyttä ei voi korostaa liikaa. Tekemällä näin koko ajan voit erottua kilpailijoiden joukosta ja pitää asiakkaasi palaamassa takaisin.