Maksajien sisäinen valvonta

Maksajien sisäinen valvonta

Maksajien sisäinen valvonta on suunniteltu auttamaan tappioriskin pienentämisessä kirjanpidossa. Maksuliikkeen kontrollit jaetaan kolmeen luokkaan: maksuvelvollisuus, maksuliiketietojen syöttäminen järjestelmään ja toimittajien maksaminen.

Maksuvelvollisuuden kontrollit

Laskun hyväksyminen

Tässä kontrollissa henkilö, jolla on valtuudet hyväksyä maksu, ilmoittaa hyväksyvänsä toimittajan laskun. Tämä valvonta on suhteellisen heikko, jos hyväksyjä näkee vain toimittajan laskun, sillä hän ei voi mitenkään todeta, onko tavarat tai palvelut vastaanotettu tai ovatko veloitetut hinnat olleet sopimuksen alkuperäisen sisällön mukaisia. Hyväksyjä saattaa myös haluta tietää, mitä pääkirjanpidon (GL) tiliä veloitetaan.

Lisäpalveluhenkilöstön on parempi koota tavarantoimittajan lasku, ostotilauksen hyväksyminen ja vastaanottoasiakirjat paketiksi ja leimata lasku sitten allekirjoituslomakkeella. Siihen olisi myös sisällytettävä veloitettava tilinumero, ja sen jälkeen hyväksyjän olisi tarkistettava se. Tämä lähestymistapa antaa hyväksyjälle täydellisen tietopaketin käytettäväksi parempaa valvontaa varten.

Ostotilauksen hyväksyminen

Hankintaosasto antaa ostotilauksen kaikista yrityksen tekemistä hankinnoista. Tällä käytännöllä periaatteessa hyväksytään kaikki menot ennen kuin ne on tehty, mikä saattaa estää joidenkin menojen toteutumisen. Koska valvonta vaatii hankintahenkilöstöltä kohtuullisen paljon työtä, he todennäköisesti pyytävät henkilöstön jäseniä pyytämään eriä virallisella ostopyyntölomakkeella.

Käytä kolmivaiheista vastaavuusmenetelmää

Jokainen maksuliikeosaston työntekijä vertaa tavarantoimittajan laskua ostotilaukseen ja tositteeseen kuittauksesta ennen maksun hyväksymistä. Tämä lähestymistapa poistaa laskun hyväksynnän tarpeen, koska hyväksyntä perustuu ostotilaukseen. Se on parempi kuin pelkästään ostotilaukseen perustuva hyväksyntä, koska sillä todennetaan tavaroiden tai palvelujen vastaanotto. Mutta tämä prosessi voi olla tuskallisen hidas, ja jos paperityöt puuttuvat, se voi helposti epäonnistua. ellei käytössä ole sähköistä järjestelmää, joka täsmäyttää myyjän laskun ja tavaran vastaanoton ostotilaukseen.

Kaksoismaksujen haku

Tietokoneistetussa järjestelmässä on automaattinen päällekkäisten laskujen numeroiden haku päällekkäisten maksujen estämiseksi. Jos kuitenkin käytät vielä manuaalista järjestelmää, se on hankalampi ja aikaa vievämpi tehtävä. Se edellyttää, että kirjanpitäjä etsii toimittajatiedostosta ja maksamattomien laskujen tiedostosta, onko jokin toimittajalta saatu lasku jo maksettu. Monissa tilanteissa saapuvien laskujen määrä vaikeuttaa tätä, jolloin he joutuvat luopumaan laskujen tunnistamisesta kahteen kertaan, mikä tarkoittaa, että asioiden maksamisesta kahteen kertaan tulee lisääntynyt riski.”

”Käyttämällä sähköistä hankintajärjestelmää, joka on integroitavissa ostoreskontran kanssa, maksuvelvollisuutta koskevan valvonnan toteuttaminen on paljon helpompaa.”

Tietojen syöttämisen kontrollit

On monia tapoja varmistaa, että kaikki toimittajien laskut päätyvät järjestelmään, vaikka jokaisen kontrollin onnistumisaste vaihtelee.”

Kirjaus ennen hyväksyntää

Tässä kontrollissa painotetaan paljon enemmän toimittajien maksamista kuin maksuvelvoitteen saamista. Tässä menetelmässä kaikki laskut syötetään järjestelmään yhdessä, joten sitä kannattaa käyttää silloin, kun ostojen hyväksymiseen käytetään ostotilauksia.

Tallennus hyväksynnän jälkeen

Tämä pakottaa AP-henkilöstön tarkistamaan kaikkien laskujen hyväksynnän ennen niiden syöttämistä järjestelmään.

Käytä laskujen numerointiohjeita

Jos yksi suurimmista ongelmista organisaatiossasi on päällekkäiset maksut, on tärkeää varmistaa, että käytät järjestelmää, jolla varmistetaan, että laskujen numerot kirjataan oikein. Sähköiset järjestelmät tarkistavat päällekkäiset laskunumerot päällekkäisten maksujen estämiseksi, mutta jos numeroiden kirjaustapa on epäjohdonmukainen, esimerkiksi jos kerran käytetään 0000623 ja toisen kerran 623, järjestelmä ei merkitse sitä päällekkäiseksi. Tämä ongelma syntyy myös silloin, kun laskunumerossa on viiva, koska 123-456 voidaan kirjata viivan kanssa tai 123456:ksi järjestelmässä.

Tilinpäätöksessä oleva vastaavuus budjettiin

Jos toimittajan laskut veloitetaan virheellisesti väärältä osastolta, on mahdollista, että tilinpäätöstä tarkastelevan osaston päällikkö havaitsisi laskutetun summan ja budjetin välisen ristiriidan ja toisi sen kirjanpito-osaston tietoon.

Maksujen valvonta

Suurin osa tässä luetelluista valvonnoista koskee shekkimaksuja, koska se on edelleen yleisin maksutapa. Sähköisten maksujen tapauksessa näistä tarkastuksista ei ole yhtä paljon hyötyä, mutta voit silti seurata maksuja kirjanpitojärjestelmästäsi.

Sekkien tulostus- ja allekirjoitustehtävien jakaminen

Tässä tarkastuksessa yksi henkilö valmistelee sekit ja toinen henkilö allekirjoittaa ne. Tämä toinen silmäpari tekee ristiintarkastuksen, jolla varmistetaan, että varat ovat käytettävissä maksua varten, mutta samalla säilytetään riittävä kassavirta.

Säilytä sekit lukitussa paikassa

Mahdolliset käyttämättömät sekit on säilytettävä lukitussa paikassa. Muuten ne voidaan varastaa ja täyttää vilpillisesti ja sitten lunastaa. Myös kaikki sekkien allekirjoittamiseen käytetyt allekirjoitusleimat on säilytettävä lukitussa paikassa.

Sekkien numerosarjojen seuranta

Varmistuakseen siitä, ettei kadonneita shekkejä ole tilittämättä, monet yritykset päättävät ylläpitää päiväkirjaa, johon merkitään shekkijonon aikana käytetyn shekin numerosarja. Tästä on apua määritettäessä, onko varastossa olevia tarkastuksia kadonnut. Pidä loki erillään käyttämättömistä shekeistä, jotta joku ei voi varastaa lokia samalla, kun varastaa shekkejä.

Pyydä manuaalista shekkien allekirjoittamista

Yrityksenä voit vaatia, että kaikki shekit allekirjoitetaan. Vaikka se vaikuttaa hyvältä ajatukselta, se on heikko valvonta, koska harvat shekin allekirjoittajat eivät perehdy siihen, miksi shekki on annettu, ja harvoin käyttävät aikaa maksettujen määrien etsimiseen. Jos yrityksesi päättää sen sijaan käyttää allekirjoitusleimaa tai -levyä, on välttämätöntä, että sinulla on vahva ostotilausjärjestelmä. Näin ostohenkilöstöstä voi tulla tosiasiallisia laskujen hyväksyjiä, koska he antavat ostotilaukset varhaisessa vaiheessa ostosta maksuun -prosessia.

Pyydä ylimääräisiä shekin allekirjoittajia tietyissä olosuhteissa

Jos shekin summa ylittää tietyn ennalta määritellyn raja-arvon, vaadi toinen henkilö allekirjoittamaan shekki. Tämä ohjaus antaa teoriassa useammalle ylemmän tason tiimin jäsenelle mahdollisuuden pysäyttää maksun. Todellisuudessa uuden vaiheen lisääminen prosessiin ei vahvista valvontaa.

Turvallinen sisäinen valvonta koko maksuprosessissa on ensimmäinen askel kohti kalliiden virheiden estämistä, jotka vaikuttavat tulokseen. Maksuliikeosaston virtaviivaistaminen on yksi keino ottaa haltuun varhaisten maksujen alennukset, jolloin voit säästää rahaa, jonka voit investoida uudelleen yritykseen tai pehmentää voittoja.