Yksi jokaisen projektin peruspilareista on työnjakorakenne (Work Breakdown Structure, WBS) ja siihen liittyvä WBS-sanakirja. Olitpa sitten urakoitsija, joka esittelee projektin lähtötilanteen, tai asiakas, joka tarkastelee lähtötilannetta, WBS ja WBS-sanakirja ovat Rosettan kivi, jonka avulla ymmärrät, miten projektin eri osat lopulta nivoutuvat toisiinsa ja miten ne viime kädessä tuottavat sen, mitä projektilla on tarkoitus saavuttaa.
WBS on projektin hierarkkinen jaottelu suoritteittain. Se on varsinainen rakenne, jonka olemme tottuneet näkemään ja jota käytämme projektin organisointiin. Sen avulla pystymme jakamaan laajuuden helpommin hallittaviin osiin ja se tarjoaa raportointirakenteen, jota käytämme suunnitteluun, suorituskyvyn tallentamiseen ja todellisiin tuloksiin. Hierarkkisen rakenteen avulla voimme porautua alaspäin ja tarkastella projektia sen alimmalla tasolla, tarkastella sitä kokonaisuutena tai jossain siltä väliltä. WBS on loistava näissä asioissa. WBS:ää tarkasteltaessa ei kuitenkaan aina ole selvää, miten työ liittyy työselostukseen (Statement of Work, SOW), jota ei useinkaan ole jäsennelty samalla tavalla kuin WBS:ää.
Kuva 1 – Work Breakdown Structure
WBS-sanakirja sen lisäksi, että se laajentaa WBS-elementtien yksinkertaista yhden rivin kuvausta, se yhdistää WBS:n Statement of Workiin (SOW). WBS-sanakirja on yleensä taulukkolaskentaohjelma, jossa luetellaan WBS, WBS-elementin nimi ja vähintään kuvaus kyseiseen elementtiin kuuluvasta työstä. Lisäksi hyvässä sanakirjassa on kenttä, jossa ilmoitetaan, minkä SOW:n kohdan kyseinen WBS-elementti kattaa. Tämä kartoitus liittää nämä kaksi rakennetta toisiinsa ja avaa paljon mahdollisuuksia ymmärtää, miten hanke on suunniteltu, miten se toimii ja mitä se maksaa. WBS-sanakirja voi näyttää alla olevan esimerkin kaltaiselta:
Esimerkin viimeisestä sarakkeesta käy ilmi, miten WBS:n alimman tason elementit liittyvät SOW:hen. Esimerkissä jokainen elementti liittyy kahteen eri kohtaan SOW:ssa. Ensimmäinen on yhteinen kaikille elementeille; sanotaan, että se on SOW:n Project Management -kohta. Tämä linkitys osoittaa, että hanke suunnittelee, toteuttaa ja kirjaa projektinhallinnan toteumatiedot kussakin yksittäisessä elementissä. Kukin elementti on myös linkitetty yksilölliseen kappaleeseen, joka saattaa sisältää viestinnän työn laajuuteen liittyviä erityisvaatimuksia. Jokaisen WBS-elementin olisi liityttävä vähintään yhteen SOW:n kappaleeseen, mutta yleensä ne liittyvät useampaan kappaleeseen. Jos sinulla on WBS-elementti, joka ei liity johonkin SOW:n kappaleeseen, sinun on kysyttävä ”miksi teemme tämän?”, koska se ei ilmeisesti kuulu sopimukseen. Sitä vastoin jokaisen SOW-kohdan pitäisi liittyä vähintään yhteen WBS-elementtiin, ja yleensä se koskettaa useita WBS-elementtejä.
Mitä näiden kahden rakenteen yhdistäminen antaa sinulle? Sen avulla voit tarkastella hankettasi eri ulottuvuuksilla, jotka avaavat paljon raportointi- ja analysointimahdollisuuksia. Esimerkiksi pelkkä matriisin tarkastelu siitä, missä nämä kaksi asiakirjaa ovat yhteydessä toisiinsa, voi nopeasti kertoa, kattaako SOW kaiken tai teetkö työtä WBS-elementissä, joka ei kuulu sopimukseen.
Mutta tämä on vasta alkua. Mieti, mitä tietoja SOW-kohtaan kaapataan. Kaikki nämä tiedot voidaan nyt liittää WBS:ään, mikä tarkoittaa, että ne voidaan liittää aikatauluun, ansaitun arvon järjestelmästä saatavaan suoritukseen, työtä suorittavaan organisaatioon tai kirjanpitojärjestelmästä saataviin toteutuneisiin tietoihin.
Tarkastelemalla aikataulussa olevien WBS-elementtien välisiä suhteita voit nähdä, miten eri SOW-kappaleet liittyvät toisiinsa ja onko se järkevää vai ei. Yllä olevassa WBS-sanakirjan esimerkissä voisi odottaa näkevänsä linkkejä komponenttien testauksen (1.3.1) ja järjestelmän testauksen (1.3.2) välillä. Jos näitä linkkejä ei ole, se olisi hankkeessasi punainen lippu, jota pitäisi tutkia.
Suhde-esimerkki on vain pintaraapaisu. Suoritukset ja todelliset tulokset voidaan kohdistaa takaisin SOW:n kohtiin. Linkitys ei ehkä ole tarkka, vaan saatat joutua kohdistamaan WBS:ään liittyvät toteumat useisiin SOW-kohtiin, mutta tämä näkyvyys on silti arvokasta. Voit myös porautua SOW-kohtiin ja nähdä, miten kyseisten kohtien elementit liittyvät toisiinsa. Esimerkiksi SOW-kohdissa yksilöidään yleensä toimitukset, joihin SOW-kohta vaikuttaa. Yksinkertainen suoritteen ja SOW-kohdan yhdistäminen WBS-sanakirjan kautta avaa mahdollisuuden tarkastella kaikkia edellä käsiteltyjä attribuutteja suoritteittain. Kun WBS-sanakirjaan lisätään vielä lisäkenttiä (Contract Line Item Number, Control Account Managers, Control Account Flags jne.), mahdollisuudet kasvavat.
Oikein käytettynä WBS-sanakirjasta tulee paljon muutakin kuin työtä kuvaava asiakirja. Siitä tulee projektin kaleidoskooppi, jonka avulla voit tarkastella projektitietojasi äärettömän monella eri tavalla.