Hallintoavustaja vs. sihteeri:
Hallintoavustaja ja sihteeri ovat henkilöitä, jotka avustavat yrityksen tai laitoksen ylimpiä virkamiehiä. Aikaisemmin oli vain sihteeri ja ajan myötä tulivat hallintoavustajat.
Sihteeri on henkilö, jonka työ on puhtaasti toimistotyötä. Sihteerin on tehtävä sellaisia töitä kuin sanelujen kirjoittaminen ja kopioiminen, puheluihin vastaaminen ja tapaamisten sopiminen. Sihteerillä ei ole muuta merkittävää tehtävää, eikä hänellä ole valtuuksia tehdä itsenäisesti päätöksiä.
Hallintoassistentilla on enemmän tehtäviä kuin sihteerillä. Hallintoassistentin työ on paljon toimistotyötehtävien yläpuolella. Toisin kuin sihteerillä, hallinnollisella avustajalla on vapaus tehdä itsenäisiä päätöksiä. Hallintoassistentti voi myös tehdä itsenäisiä päätöksiä. Toisin kuin sihteeri, hallintoassistentti voi jopa tuntea esimiehensä mieltymykset, mukaan lukien henkilökohtaiset mieltymykset.
Hallintoassistentille voidaan myös uskoa vastuu pitkäaikaisista projekteista, jotka kiinnostavat esimiestä. Pomo ei kuitenkaan jakaisi tätä vastuuta sihteerin kanssa. Sen sijaan sihteerin tehtäväksi annettaisiin vain avustaa hallintoassistenttia suurissa töissä.
Sihteereistä poiketen hallintoassistentit valvovat muuta henkilökuntaa, järjestävät konferensseja, tarkastavat esityksiä, muistioita ja tärkeitä raportteja. Hallintoavustajien tehtävänä on järjestää kokouksia johtokunnan jäsenten ja muiden eri komiteoiden välillä. Osalle hallintoavustajista annetaan myös tehtäväksi laatia tilastoraportteja, joita sihteerit eivät saa tehdä.
Toimistosihteerin tehtäviin valitaan yleensä mieluiten korkeakoulututkinnon suorittaneita, joilla on toimistohallinnon ammattikoulutus. Toisaalta tutkinnon suorittanutta henkilöä suositaan eniten hallintoassistentin tehtäviin.
Yhteenveto:
1. Sihteeri on henkilö, jonka työ on puhtaasti toimistotyötä. Hallintoassistentin työ on paljon toimistotyön yläpuolella.
2. Sihteerin on tehtävä sellaisia töitä kuin sanelujen kirjoittaminen ja kopioiminen, puheluihin vastaaminen ja tapaamisten sopiminen. Sihteerillä ei ole mitään muuta merkittävää tehtävää, eikä hänellä ole valtuuksia tehdä itsenäisesti päätöksiä. Toisin kuin sihteerillä, hallinnollisella avustajalla on vapaus tehdä itsenäisiä päätöksiä ja tehdä itsenäisiä arvioita
.