Hukkuvatko ilmoitustaulusi tietomereen?
Nykyaikana, jolloin viestintä on jatkuvaa ja tietovirrat aaltoilevat, sanotaan aivan oikein, että ”Liika tieto tappaa tiedon”. Ja se on aivan sama, kun saamme niin paljon ilmoituksia. Jotkut meistä asettavat myös erityisiä sääntöjä ilmoitusten näyttämiseksi tai piilottamiseksi, mutta se luo silti informaation sekamelskaa?
Oletko jo alkanut kuvitella perinteisiä ilmoitustauluja toimistossa? Skenaario, jossa kävelet toimistoon ja siellä on iso ilmoitustaulu kulkiessasi työpisteellesi. Siellä on ilmoitustaulu täynnä revittyjä papereita, vanhentunutta tietoa, luokittelematonta sisältöä kiinnitettynä samaan paikkaan.
Pysähdyt silloin tällöin pariksi sekunniksi tutustumaan yrityksen päivityksiin, tuleviin tapahtumiin tai mihinkään muuhun sinua mahdollisesti kiinnostavaan. Joskus pysähdyt hieman pidemmäksi aikaa, kun näet mielenkiintoisia osioita, joissa on nimiä, valokuvia ja epävirallisia tietoja kollegoistasi. Sitten lähdet töihin.
No, se voi olla aika hämmentävää ymmärtää asiaankuuluvaa tietoa, ja todennäköisesti suurin osa työntekijöistä jättää sen huomiotta. Koska tiedot on asetettu eri paikkaan ja työpiste on jossain muualla. Ilmoitustaululle asetetut päivitykset ovat edelleen irrallaan työstä.
Ongelma ei ole se, että se on lyhyt ilmoitustaulu. Ydinongelma on se, että se ei ole hyvin yhteydessä päivittäiseen toimintaan eikä tue työpaikan yhteistyötä.
Tarkista yhteistyöpistemääräsi
Mikä on siis parempi tapa välittää tärkeää tietoa työpaikalla?
”Dynaaminen digitaalinen ilmoitustaulu” on vastaus. Takana ovat ne ajat, jolloin yrityksillä oli tapana laittaa ilmoitustauluja tai julisteita yhteisiin tiloihin, aulaan ja odotushuoneisiin. Teknologisesta kehityksestä ja viestintävälineistä on selvästi tullut pysäyttämätön trendi. Monet ihmiset eivät juurikaan ajattele yrityksen ilmoitustaulua, kun he ajattelevat työpaikan intranetiä. Tutustu intranetin suunnittelun tärkeisiin näkökohtiin.
Työpaikan sisäinen viestintä on COVID-19-tilanteen perusteella tärkeämpää kuin koskaan ennen. Strategiat, viestintätavat, työkulttuuri ja koko yritysmaailma muuttuvat liian nopeasti ja muuttuivat hyvin epävarmoiksi. Sisäisellä viestinnällä on ehkä tärkein rooli, jotta kaikki työntekijät pysyvät ajan tasalla.
Miksi käyttää digitaalisia ilmoitustauluja?
Työntekijät suosivat ylivoimaisesti dynaamista sisältöä, joka on helposti saatavilla heidän digitaalisilla näytöillään. Ilmoitustaulut mahdollistavat hälytysten, hätäviestien, ilmoitusten ja monien muiden sisäisen viestintästrategian osien tehokkaan välittämisen työpaikalla. Digitaaliset ilmoitustaulut ovat yksi tehokkaimmista työpaikkaviestinnän välineistä, joiden avulla työntekijöille voidaan välittää tärkeää tietoa ja saada heidän huomionsa. Luovilla, värikkäillä ja liikkuvilla hälytyksillä ja tiedoilla on paljon paremmat mahdollisuudet saada kohdeyleisö – olivatpa ne sitten työntekijöitä tai asiakkaita – omaksumaan ne.
Office 365:n (joka on nyt nimetty uudelleen Microsoft 365:ksi) avulla saat helpon työkalun, jolla voit lähettää uutisia, ilmoituksia ja tietoja yksittäisten työntekijöiden sijaan tietylle yleisölle. Eri tyyliset uutiskirjeet ovat käyttövalmiita muutamassa sekunnissa ja hyvin muotoiltuja kaikille laitteille. Nyt sinun ei tarvitse laatia monimutkaisia sähköposteja tai ilmoituksia joka kerta, kun sinulla on jotain tärkeää tietoa jaettavaksi työntekijöille. Niin monien ominaisuuksien ja puolien ansiosta ilmoitustauluissa on kaikki, mitä tarvitset sisäisen viestinnän tehostamiseen.
Top Benefits of Bulletin Boards
- Enhanced collaboration – Jokainen ilmoitustaulu intranetissä on ainutkertainen kokoelma tietoa ja ideoita. Työntekijät voivat löytää uutta sisältöä ja osallistua myös tietojen antamiseen. Yhteistyö helpottuu huomattavasti, kun voit jakaa tietoa tiimisi kanssa tai yksinkertaisesti lähettää nopeita linkkejä suoraan ilmoitustaululta. Se pitää tiedot tuoreina, kun tiimi päivittää asiakirjoja ajan myötä.
- Yhteisöllisyyden tunne – Digitaaliset ilmoitustaulut symboloivat työpaikan sosiaalisen yhteenkuuluvuuden tunnetta tarjoamalla työntekijöille yhteiset puitteet. He voivat oppia lisää yhteisistä tavoitteistaan, näkemyksistään ja tavoista kohdata haasteita yhdessä, ja lopulta he saavat erinomaisen tavan sukeltaa keskusteluihin. Se auttaa myös välittämään tunteen siitä, että hallitukseen osallistuvat ihmiset ovat osa laajempaa yhteisöä.
- Lisääntynyt tuottavuus – Ilmoitustaulut voivat olla erinomainen tapa säästää aikaa ja lisätä tuottavuutta. Tämä työkalu voi säästää työntekijät turhien sähköpostiviestien ja tonneja täynnä olevan tiedon lajittelun vaivalta. Sen sijaan viestit, muistiot ja tehtävät voidaan laittaa erikseen ilmoitustaululle. Lisäksi selkeä ja johdonmukainen tiedottaminen voi lisätä huomattavasti suorituskykyä, tuottavuutta, työntekijöiden ja asiakkaiden tyytyväisyyttä.
- Työntekijöiden voimaannuttaminen – Ilmoitustaulut voivat toimia loistavana innoittajana työntekijöiden motivoimiseksi ja voimaannuttamiseksi. Esimerkiksi työntekijöiden arvostukset, onnistuneiden projektien loppuunsaattamistarinat voivat rohkaista työntekijöitä ja saada heidät tuntemaan itsensä arvostetuiksi. Sitä voidaan käyttää myös hyödyllisenä oppimisvälineenä.
- Parempi tiedon imeytyminen – Monet organisaatiot luottavat viestintämenetelmiin, jotka todennäköisimmin jäävät huomaamatta tai huomiotta. Digitaaliset ilmoitustaulut tarjoavat kuitenkin visuaalisen tiedonhallinnan, jonka avulla työntekijät pysyvät ajan tasalla yrityksen päivityksistä, tiedoista, vertaistoiminnasta ja työmahdollisuuksista. Visuaalisuus auttaa ihmisiä omaksumaan tiedon nopeasti, sillä yleisö muistaa tiedon todennäköisemmin, kun se toimitetaan mukaansatempaavissa muodoissa, kuten grafiikoissa, videoissa jne. Intranetin ilmoitustaulujen avulla johtajien on helpompi päivittää ja valvoa sisältöä nopeasti. He voivat helposti lähettää ajantasaista sisältöä, hätäpäivityksiä tai uutta tietoa muutamalla napsautuksella.
Aloita ilmoitustaululla ja tehosta sisäistä viestintääsi
Matka ilmoitustaululla alkaa nykyaikaisella intranetillä Office 365:ssä, joka auttaa sinua pysymään organisoituna ja tuottavana. Jatkossa bulletin board -toiminnallisuus toimii myös pohjana sisällön löytämiselle, kuratoinnille, yhteistyölle ja tiedonhallintaskenaarioille työpaikoilla.
Työympäristö ja työkalut on suunniteltava yhteistoiminnallisiksi ja kaikkien työtä helpottaviksi. Jos haluat hyödyntää ilmoitustaulujen liiketoimintahyötyjä, paras aika on NYT.
Kun suunnittelet organisaation sisäisen viestinnän parantamista, aloita joidenkin tärkeiden tekijöiden tunnistaminen, kuten esim:
- Mitä tietoja tiimisi tarvitsee?
- Missä tiimisi viettää suurimman osan ajasta?
- Miten usein sinun on jaettava tietoa tiimin kanssa?
Tarvitsetko lisäapua sisäisen viestinnän strategian tai digitaalisen ilmoitustaulun konsultoinnin kanssa? Me BizPortals 365:ssä haluaisimme kuulla sinusta. Käymme läpi tavoitteesi ja ehdotamme ratkaisuja viestintäsuunnitelmiesi toteuttamiseksi. Varaa ilmainen esittely nyt.