Miten luoda projektipyyntölomake (ja miksi yrityksesi tarvitsee sellaisen)

Olitpa sitten toteuttanut projektin sata kertaa aiemmin tai kohdannut uuden haasteen, jonkinlainen virallinen projektipyyntölomake estää koko operaation vajoamisen rikkinäisen puhelimen ja resurssien tuhlaamisen peliksi.

Vaikka tiimisi kurinalaisuus olisikin kuinka hyvä tahansa, jos heillä on projektia pyytäessään käytettävissään vain epämääräinen viesti ja heidän muistinsa vaatimuksista, ennemmin tai myöhemmin sinulla on ongelma. Joko aloitetaan hanke, joka ei ole aikasi arvoinen, tai sitten ohjeesi katoavat, kun ne valuvat alaspäin toimeenpaneviin tahoihin.

”Manööverissä ollessaan eräs prikaatia komentava prikaatikenraali, joka komensi erästä Aldershotiin sijoitettua prikaatia, välitti sanan häntä lähimpänä olleelle everstille:

”Vihollinen etenee vasemmalta sivustalta. Lähettäkää vahvistuksia.”

Kun se ehti oikean sivustan päähän, saatiin viesti:

”Vihollinen etenee kinkkuvoimin. Lähettäkää kolme ja neljä penniä!”’ – Garson O’Tool välittää todellisen tapauksen rikkinäisestä puhelimesta vuodelta 1914

Sitäkin huolimatta, että kokonaistavoite ei hämärtyisikään ennen kuin se on saavuttanut rintamalinjan, projektipyynnön vastaanottaneella tiimillä on vain vähän tai ei lainkaan mahdollisuuksia nähdä kokonaiskuvaa, mikä etäännyttää heidät hyödyistä, joita hanke voisi tuoda.

Jos siis haluat mieluummin työstää tärkeimpiä projektejasi tuhlaamatta aikaa ja resursseja, jatka lukemista. On aika luoda liiketoimintajärjestelmä, jolla järjestät projektisi virallisiksi, standardoiduiksi pyynnöiksi, joista käy tarkalleen ilmi, mistä projektissa on kyse, kuka sitä työstää, milloin sen on määrä valmistua ja mitä resursseja sille on osoitettu. On aika ottaa käyttöön virallinen projektipyyntölomake.

Mikä on projektipyyntölomake?

Projektipyyntölomakkeissa esitetään projektin keskeiset yksityiskohdat, joiden avulla kaikki asianosaiset näkevät, mistä projektissa on kyse, miksi se kannattaa toteuttaa, kuinka kauan sen pitäisi kestää, mitä resursseja sille on varattu ja niin edelleen. Jos sinun on pyydettävä (tai sinulta on pyydetty) jotain muutakin kuin kynän lainaamista, voitat, jos teet virallisen pyyntökaavakkeen, jolla varmistat, ettei mitään menetetä tai unohdeta.

Se on myös loistava tapa estää sekavien viestien kulkeutuminen yrityksessäsi.

Ajattele tarjouspyyntölomakkeita projektiehdotuksina, mutta sen sijaan, että esittelisit projektin esimiehellesi, toimitusjohtajallesi tai sidosryhmillesi, ne ovat ne, jotka pyytävät projektin toteuttamista. Ehdotuksissa kysytään ”voimmeko tehdä tämän?”, kun taas pyyntölomakkeissa kerrotaan ”meidän on tehtävä tämä”.

Tämän avulla johtajat voivat määritellä tarkalleen, mitä projektin pitäisi olla, miten se saavutetaan, ja osoittaa ennustetun arvon kaikille sen parissa työskenteleville, mikä motivoi heitä saamaan työn valmiiksi. Kaikki tietävät, mistä on kyse, ja näin projekti voidaan luotettavasti (ja luottavaisesti) rahoittaa ja saattaa päätökseen.

Muilla sanoen jokaisen projektipyyntölomakkeen tulisi sisältää riittävästi tietoa, jotta koko projekti voidaan välittää sen parissa työskenteleville tiimeille ja jotta se voidaan myös aloittaa ilman epäselvyyksiä. On väistämätöntä, että sinun on jaettava tietoja ja päivityksiä asioiden edetessä, mutta alussa tämän pitäisi tarjota kaikki, mitä kaikki tarvitsevat, jotta pääsevät eteenpäin.

Hanki maksuton pyyntölomake

Etsi ennen kuin menemme mihinkään raskaisiin yksityiskohtiin, jos etsit maksutonta lomaketta, jota voit mukauttaa ja käyttää pyyntöjesi vakioimiseen, älä etsi enempää. Alla olevan projektipyyntölomakemallin avulla voit lähettää projektipyyntöjä, määrittää asianmukaiset tiimin jäsenet, seurata edistymistäsi ja paljon muuta hyödyntämällä markkinoiden parasta prosessidokumentointiohjelmistoa.

Miksi ne ovat tärkeitä?

Projektipyyntölomakkeet auttavat sekä projektia pyytäviä että sen parissa työskenteleviä henkilöitä tuomalla selkeyttä molemmille osapuolille.

Projektin parissa työskentelevä tiimi pystyy aloittamaan heti, kun se on hyväksytty, sen sijaan, että se tuhlaa aikaa ylimääräisiin palavereihin, Slackissa käytäviin keskusteluihin ja yleiseen sekaannukseen. Se on yksi parhaista tavoista kuvata selkeästi ja ytimekkäästi projekti ja sen aloittaminen.

Tämä selkeys sekä pyyntölomakkeen yleiset tiedot (kuten odotettu valmistumispäivä, laajuus ja budjetti) auttavat myös suunnittelemaan projektin etenemistä etukäteen ja asettamaan pienempiä määräaikoja, mikä tarkoittaa, että projekti pysyy paljon todennäköisemmin aikataulussa.

Projektipyyntölomakkeen lähettäjien osalta virallinen asiakirja auttaa varmistamaan, että pyydetyillä hankkeilla on realistinen laajuus ja että niihin todella kannattaa tähdätä. Vakiomuotoinen lomake varmistaa, että jokainen näkökulma otetaan huomioon ja kustannukset punnitaan mustavalkoisesti ennustettuja hyötyjä vastaan, jolloin projektin ja sen tuotosten arvo on kristallinkirkas.

Tämä lomakkeen antaminen projektista vastaavalle tiimille antaa heille myös tilaisuuden ilmaista mahdolliset huolenaiheensa projektia kohtaan, ennen kuin projektiin kuluu lainkaan aikaa tai resursseja. Jos jokin asia ei täsmää tai vaikuttaa ajanhukalta, asiasta voidaan keskustella kaikkien asianosaisten kesken ja tehdä tietoon perustuva päätös siitä, jatketaanko hanketta, muutetaanko pyyntölomaketta vai hylätäänkö se ja keskitytään sen sijaan johonkin muuhun.

Miten luodaan projektipyyntölomake

Käytännöllisen projektipyyntölomakkeen luominen ei ole vaikeaa. Sellaisen lomakkeen kirjoittaminen, jota käytetään johdonmukaisesti ja joka tarjoaa kaikki tiimisi tarvitsemat tiedot sekä motivaation pysyä aikataulussa ja tuottaa laadukkaita tuloksia, on kokonaan toinen asia.

Onneksi on olemassa pari yksinkertaista periaatetta, joita voit noudattaa varmistaaksesi, että luot sekä tehokkaan pyyntölomakkeen tekemättä asioista tarpeettoman tylsiä ja tylsiä. Pääasiassa sinun on:

• Päättää johdonmukainen muoto
• Valita projekti, jota pyydät
• Kattaa pyyntösi perustiedot
• Pitää asiat yksinkertaisina
• Tehdä määräaikoistasi ja omistamistasi resursseista kohtuullisia
• Olla käytössäsi asetettu lähettämis- tai muistutusjärjestelmä

Sukeltakaamme kuhunkin näistä hiukan tarkemmin.

Päättäkää johdonmukaisesta muodosta

Kuten opettelet kirjoittamaan menettelytapoja, sinun on ensin päätettävä määrätystä muodosta, jota projektipyyntölomakkeesi noudattaa. Tämä tarkoittaa, että hankkeita voidaan verrata ja asettaa vastakkain, jos olet joskus epävarma siitä, mitä pyytää tiimiltä; yhtenäisen muodon ansiosta on helppo nähdä kaikkien hankkeiden investoinnit ja ennakoitu arvo.

Lomakkeen digitaalinen muoto (tai ainakin digitaalinen kopio) on myös ehdoton edellytys, sillä näin saat käyttöösi resurssin, johon on helppo viitata myöhemmin hankkeen kehityksessä ja jota on paljon helpompi jakaa tiimin jäsenten kesken. Puhumattakaan siitä, että jos pyyntöä on tarkistettava, yksi jaettu digitaalinen kopio (kuten aiemmin tässä postauksessa käytetty malli) on paljon helpompi pitää ajan tasalla kuin tulostaa ja korvata kaikki fyysiset kappaleet.

Ei ole olemassa mitään tiukkaa sääntöä siitä, millainen formaatin pitää olla, mutta kunhan se antaa sinulle mahdollisuuden sisällyttää kaikki olennaiset yksityiskohdat, se on helposti jaettavissa ja päivitettävissä ja sitä on epätodennäköistä, että se poistuu tai katoaa, sinun pitäisi olla hyvässä vauhdissa.

Valitse hanke

Projektipyyntölomakkeen kirjoittaminen edellyttää, että valitset oikeasti hankkeen. Tässä yhteydessä kannattaa tehdä jonkinlainen ennakkoanalyysi mahdollisten projektien arvosta ennen kuin aloitat, sillä se on suurin indikaattori siitä, mitä kannattaa työstää ensimmäisenä.

Jos olet epävarma, järjestä kokous kaikkien projektiin osallistuvien henkilöiden kanssa ja keskustele siitä, kuinka paljon aikaa ja resursseja se vie verrattuna saamiisi hyötyihin, sekä muista tiedoista, kuten mahdollisista ajallisesti arkaluontoisista tekijöistä. Jos sinulla on hanke, joka on tärkeä, kiireellinen, antaa yrityksellesi suuren hyödyn ja jonka toteuttaminen ei vie liikaa aikaa, sinun kannattaa pyytää sitä ensin.

Kirjoita perustiedot

Nyt on aika kirjata hankkeen perustiedot pyyntölomakkeeseen. Vaikka nämä muuttuvat hieman projektin luonteen ja koon sekä siihen osallistuvien tiimien ja yrityksesi koon mukaan, peruskysymykset, joihin sinun on vastattava, ovat seuraavat:

• Mikä projekti on kyseessä?
• Miksi se on tärkeä?
• Mitä ennakoituja hyötyjä siitä saadaan aikaan?
• Missä se toteutetaan?
• Kuka työskentelee sen parissa?
• Miten se toteutetaan?
• Mihin mennessä se valmistuu?
• Mitä sen loppuunsaattaminen edellyttää?

Vaikeinta tässä on varmistaa, että välität riittävästi tietoa, jotta kaikki pääsevät mukaan projektiin ja samalla vakuuttavat heidät sen tuomista eduista. Jos tiimisi ymmärtää tehtäviensä merkityksen (esim. suhteessa muuhun yritykseen tai jopa omaan tiimiinsä), he saavat projektin todennäköisemmin valmiiksi ajallaan ja laadukkaasti.

Se ei kuitenkaan tarkoita, että sinulla on lupa höpötellä sivuja…

Pitäkää asiat yksinkertaisina

Kuoleman suudelma mille tahansa dokumentoidulle prosessille, menetelmälle tai pyynnölle on se, että siitä tehdään niin ylimalkaisen yksityiskohtainen, että henkilö, joka sitä lukee, ei huomioi sitä kokonaan. Ihmiset eivät halua, että heille kerrotaan kaikki yksityiskohdat siitä, mitä heidän on tehtävä – he haluavat vain saada työn tehtyä ja pois tieltä.

Jos et pidä pyyntökaavaketta yksinkertaisena sisällyttämällä siihen vain korkean tason yleiskatsauksen projektista, lomakkeesta tulee niin pitkä, että kaikki sitä käyttävät väistämättä karsastavat. Laita sen sijaan lomakkeeseen kaikki, mitä heidän on tiedettävä edistymisen aloittamiseksi, mutta älä kerro heille, mitä he jo tietävät.

Pitäkää se yksinkertaisena, helppolukuisena ja ennen kaikkea hyödyllisenä.

Pitäkää määräajat ja resurssit kohtuullisina

Deadlinet liikkuvat uskomattoman hienolla rajalla, joka kulkee tiimin loppuunpalamiseen ajamisen ja vaisuksi tekemisen välillä, joten on tärkeää asettaa sellaiset määräajat, jotka painostavat tiimiäsi juuri sen verran, että se rohkaistuu työskentelemään hyvin. Sama pätee projektiin osoitettaviin resursseihin – sinun on oltava järkevä eikä kitsas tai tuhlaileva.

Tälleen kerran, ei ole olemassa mitään tiettyä kaavaa tämän tasapainon saamiseksi oikein, mutta määräaikojen osalta yritä pyrkiä määrään, joka antaa tiimillesi hieman liikkumavaraa, mutta ei niin paljon, että se saisi heidät itsetyytyväisiksi. Tarvittaessa rohkaise heitä jakamaan projekti pienempiin tehtäviin, joilla on nopeammat määräajat, sillä tämä lisää työn kiireellisyyttä ja auttaa projektia etenemään tasaiseen tahtiin.

Resurssien osalta kaikki on joko jotain, mitä tarvitset, tai investointi vs. palkkio. Jos sitä tarvitaan, älä mene korvikkeeseen. Jos esimerkiksi sinun on palkattava freelancer hoitamaan työtä, johon sinulla ei ole lahjakkuutta, varmista, että palkkaat hyvän freelancerin sen sijaan, että pihistelet hinnasta sen vuoksi (saat sen, mistä maksat).

Jos on olemassa valinnaisia resursseja, jotka voivat parantaa projektin nopeutta tai lopullista laatua, punnitse niitä suhteessa niiden vaatimaan investointiin. Jos esimerkiksi jokin tietty työkalu nopeuttaisi ja helpottaisi jotakin tehtävää, punnitse tämä hyöty suhteessa työkalun kustannuksiin ja sen käytöstä mahdollisesti saatavaan jatkuvaan hyötyyn. Jos kompromissi on sen arvoinen, hanki käyttöoikeus ja sisällytä kirjautumistiedot projektipyyntölomakkeeseen.

Valmistelu- tai muistutusjärjestelmän luominen

Mikäli tahansa dokumentoitu prosessi, ei ole mitään hyötyä luoda pyyntökaavaketta, jos kaikki vain jättävät sen huomiotta. On siis varmistettava, että se on näkyvillä ja että projekti (tai pikemminkin määräajat) ei unohdu. Se, miten teet tämän, riippuu pitkälti projektinhallintasovelluksestasi, mutta ainakin sinun ja kaikkien muiden asianosaisten tulisi asettaa hälytyksiä muistuttamaan ennen lopullista määräaikaa.

Sitten sanotaan, että käytät jonkinlaista kalenterijärjestelmää tehtäviesi hallintaan, kuten mekin täällä Prosessikadulla (meillä se on Trello). Tässä tapauksessa haluaisit käyttää projektipyyntölomakkeen tietoja ja jakaa projektin määräaikoihin eri puolilla kalenteriasi, jotka huipentuvat lomakkeessa olevaan viimeiseen päivämäärään.

Sitäkin huolimatta, että käytät Google-kalenteria etkä mitään hienoa maksullista sovellusta, sinun pitäisi pystyä asettamaan tapahtumia ja muistutuksia eri määräaikoihin. Kalenterin luonnollisen ulkoasun ansiosta voit helposti tarkistaa, mitä tehtäviä on tehtävä ja mihin mennessä ne on tehtävä.

Luot automaattisesti täydellisen projektipyyntölomakkeen

Kuten minkä tahansa asiakirjan, jolla on vakiomuoto, voit luoda projektipyyntölomakkeet automaattisesti Zapierin avulla. Koska ainoa asia, joka muuttuu kunkin lomakkeen välillä, on tiedot (eikä yleinen muoto), voit syöttää projektisi tiedot malliin, kyselylomakkeeseen tai mihin tahansa muuhun, joka pystyy tallentamaan asiaankuuluvat tiedot, ja antaa Zapierin sitten lähettää ne kaikki vakiomuotoiseen lomakemalliisi.

Ajattele sitä ikään kuin laskugeneraattorina – Zapier voi havaita tiedot, kuten mikä projekti on kyseessä ja milloin se on erääntymässä, siitä, mitä ikinä käytätkin niiden tallentamiseen, ja luoda sen jälkeen muotoillun asiakirjan itsestään. Voit jopa pyytää sitä lähettämään sinulle sähköpostitse linkin lopputuotteeseen, jotta sinun ei tarvitse lähteä etsimään sitä itse.

Helpoisin tapa ottaa käyttöön tämä prosessiautomatiikka on merkitä muistiin projektin tiedot aiemmin postauksessa toimitetun projektipyyntölomakkeen mallin avulla. Sen jälkeen voit käyttää ilmaista Zapier-tiliä havaitsemaan Process Streetiin syötetyt tiedot ja lähettämään ne valitsemaasi lomakkeenluontisovellukseen.

Lisää lisätietoja saat tutustumalla ilmaiseen liiketoimintaprosessien automatisointi -e-kirjaamme.

Joskus pienimmätkin muutokset voivat saada aikaan valtavan muutoksen yrityksessäsi. Virallinen projektipyyntölomake ei ehkä ole yrityksesi hohdokkain osa-alue, mutta se on yksi tärkeimmistä tavoista, joilla yrityksesi voi pysyä johdonmukaisena ja välttää resurssien tuhlaamista kasvun jatkuessa.