17 Tips om de samenwerking tussen teams onmiddellijk te verbeteren

“MENSEN ZIJN uw belangrijkste product. Gebruik ze om uw organisatie voortdurend te verbeteren”, zegt Chuck Intrieri, managementconsultant bij Supply Chain. Dat is precies wat samenwerking tussen teams doet. Het zorgt voor continue verbetering binnen de organisatie, verlaagt de kosten, en maakt het mogelijk om flexibel te zijn en creatieve problemen op te lossen. En het allerbelangrijkste – het houdt iedereen op één lijn met de algemene doelen van het bedrijf.

Maar teamoverstijgende samenwerking ontstaat niet per ongeluk – het kost tijd en inspanning. Helaas is het gemakkelijker om voorbeelden te vinden van cross-functionele teams die niet werken. Uit onderzoek is gebleken dat van de 95 teams in 25 toonaangevende bedrijven 75% van de cross-functionele teams disfunctioneel is.

“Cross-functionele teams falen vaak omdat het de organisatie ontbreekt aan een systemische aanpak. Teams ondervinden hinder van onduidelijk bestuur, een gebrek aan verantwoordelijkheid, doelen die niet specifiek genoeg zijn en het feit dat organisaties geen prioriteit geven aan het succes van cross-functionele projecten.”
– Benham Tabrizi, Stanford University

In het verleden was de enige keer dat de IT-afdeling en de afdeling bedrijfsvoering met elkaar in contact kwamen, het jaarlijkse kantoorfeest. Maar dat is tegenwoordig heel anders, omdat steeds meer bedrijven samenwerking tussen verschillende functies aanmoedigen – of zelfs verplicht stellen.

“Vroeger werden deze functies als silo’s uitgevoerd. Maar het bedrijfsleven is complexer geworden en organisaties blijven investeren in technologie om strategische beslissingen te kunnen nemen. Een paar jaar geleden was het niet nodig om samen te werken – nu is het essentieel.”
– Tim Hird, executive director voor Robert Half Management Resources

Voor een succesvolle samenwerking is vertrouwen nodig. Het is al moeilijk genoeg om die vertrouwensband te scheppen als iemand in dezelfde ruimte werkt als jij. Deze uitdaging wordt steeds moeilijker wanneer je teams hebt die vanuit verschillende afdelingen samenwerken.

Bij Scoro hebben we teams die vanuit de hele wereld werken. Meestal is dat een goede zaak. Als teams samenwerken, kunnen we een mondiaal perspectief op ons werk toepassen. Echter, de afstand creëert wel een aantal obstakels. Deze obstakels helpen uw teams om te groeien, maar alleen als u ze op de juiste manier aanpakt.

Om de voordelen van teamoverkoepelende samenwerking te gaan zien, gebruikt u deze 17 tips om u op weg te helpen en te houden.

Standaardiseer uw processen

Stel een consistente, centrale plaats in om vergaderingen en belangrijke bestanden te documenteren. Zorg ervoor dat dit een real-time online bron is, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over het beheren van meerdere versies van informatie.

Het standaardiseren van processen kost tijd en vereist een voortdurende inspanning om dit vol te houden. Het kan gemakkelijk zijn voor het personeel om terug te vallen op de oude manieren van doen.

Geautomatiseerde communicatie voor regelmatige updates is een uitstekende manier om standaardpraktijken vast te stellen. In Scoro hebben we bijvoorbeeld het proces van het verspreiden van vergadernotities onder het team geautomatiseerd. Na elke vergadering wordt het document met productvergadernotities automatisch gemaild naar elke relevante partij met de aanwijzingen over hoe toekomstige ideeën voor het team kunnen worden verzonden. Dit bespaart het productteam elke maand ontelbare uren en zorgt ervoor dat iedereen altijd op dezelfde lijn zit.

Professional services automation (PSA) houdt niet op bij communicatie. Het maakt gebruik van een geautomatiseerd proces om de algehele workflow van de organisatie te verbeteren. BPA bestaat uit het integreren van applicaties, het herstructureren van arbeidskrachten en het gebruik van softwaretoepassingen in de hele organisatie.

Zapier koppelt bijvoorbeeld uw online tools, zodat ze gegevens kunnen delen. Dit helpt om processen sneller op te bouwen en meer gedaan te krijgen – geen code nodig.

Lees verder: Hoe vooroordelen uit uw besluitvormingsproces te halen

Tradities uitdagen

Het is altijd moeilijk om uw werk te proeflezen, dus een nieuwe set ogen kan een enorme kans zijn bij het vinden van fouten en manieren voor verbetering. Samenwerking tussen teams creëert een omgeving waarin “de manier waarop we het altijd hebben gedaan” in twijfel kan worden getrokken en vanuit een nieuw perspectief kan worden bekeken.

Samenwerking op de juiste manier betekent niet alleen nauw met elkaar samenwerken en van elkaar leren – maar ook jagen op nieuwe ideeën en idealen. Goede teams weten hoe ze moeten samenwerken, niet alleen onderling, maar ook met andere teams.

Blijf in real-time op de hoogte

Plande vergaderingen niet te veel in en stuur niet voortdurend e-mails. Gebruik technologie zoals bedrijfsmanagementsoftware om het team te managen, feedback te delen en resultaten te monitoren.

Scoro maakt het mogelijk om een real-time teamdashboard te maken waar iedereen bij kan. U kunt grafieken, diagrammen, visuele metrieken en key performance indicators (KPI’s) aan uw dashboard toevoegen. De KPI’s geven een snel overzicht van of het team hun doelen bereikt, wat leidt tot beter geïnformeerde besluitvorming.

Lees meer: 30 Best Team Management Software For Maximising Your Team Productivity

Exchange team members

Als uw verkoopteam een vergadering heeft, neem dan een ontwikkelaar, copywriter of marketeer mee. Het samenbrengen van verschillende teams van verschillende locaties zal bijdragen aan een beter begrip tussen kantoren en afdelingen.

Zij kunnen een nieuw perspectief inbrengen dat u nog niet eens had overwogen. In het ergste geval: ze gaan terug naar hun team met een beter begrip van wat de verkoopafdeling de hele dag doet, en zullen deze kennis delen met hun team.

Lees verder: 52 Motiverende Leiderschaps Quotes voor elke week van 2018

Gebruik sociale media op de authentieke manier

Veel bedrijven lijken het oorspronkelijke idee achter sociale media te zijn kwijtgeraakt. Het is een geweldig hulpmiddel om je merk op te bouwen en je product te promoten, maar niemand wil op een platform zijn dat gevuld is met alleen maar marketeers die getraceerde links naar elkaar sturen.

Het doel van sociale media is om te verbinden. Moedig je team aan om actief te zijn op je kanalen – maak een besloten groep op Facebook of een team Instagram account. Dit zal helpen om uw bedrijf te verenigen tussen kantoren en kan een van de enige mogelijkheden zijn die ze hebben om hun leven buiten het kantoor te verkennen.

Je moet misschien het initiatief nemen om deze interne kanalen op te starten, maar ze kunnen een geweldige morele opkikker zijn als het idee aanslaat. Het zal ook helpen om betrokkenheid te stimuleren op de openbare sociale kanalen van het bedrijf – uw medewerkers zijn een van de grootste activa die u hebt voor het verhogen van deze metric.

INFOGRAPHIC: Why You Teamwork Isn’t Working

Meet de impact

Mensen willen weten dat hun inspanningen een verschil maken – door hen hun resultaten te laten zien, zullen ze meer geïnteresseerd raken in het voortzetten van de inspanning. Het creëert momentum en zorgt voor de duurzaamheid van de teams.

Op grotere schaal helpt het meten van de impact van elk team in één systeem u om de ROI van uw hele bedrijf echt te begrijpen, en verbetert het de transparantie in de organisatie.

Het meten van de KPI’s en metrics helpt om de mogelijke opbrengsten te begrijpen:

● Operationele ROI helpt om te beoordelen hoe samenwerking kosten elimineert of vermijdt die verband houden met het runnen van uw bedrijf. U kunt bijvoorbeeld reiskosten besparen, infrastructuurbehoeften verminderen, bandbreedte- of energiekosten verlagen, besparen op kantoorruimte, enzovoort.

● ProductiviteitsROI verwijst naar efficiëntere processen, snellere besluitvorming en kortere cyclustijden.

● Strategische ROI kan het moeilijkst te meten zijn, maar is misschien wel de meest transformatieve. Dit soort ROI doet zich voor wanneer samenwerking uw bedrijf in staat stelt een grote sprong voorwaarts te maken op gebieden zoals het verbeteren van de klanttevredenheid en -loyaliteit, het versnellen van innovatie, het introduceren van nieuwe bedrijfsmodellen of het betreden van nieuwe markten.

Ontdek bestaande problemen

Op het eerste gezicht lijkt cross-functioneel teamwork een eenvoudig te implementeren proces.

Stel gewoon een groep mensen uit verschillende delen van de organisatie bij elkaar die iets bij te dragen hebben over het onderwerp en er zullen goede dingen gebeuren. Hoewel het in theorie briljant klinkt, komen er, zoals bij veel goede theorieën over groepsgedrag, obstakels naar voren wanneer het in het veld wordt getest.

Inzicht in enkele van de uitdagingen waarmee cross-functionele teams worden geconfronteerd, is de eerste stap om ze te laten werken. Maak een lijst van de problemen die zich voordoen. Zo kan het zijn dat de verwachtingen van het team en de bedrijfsdoelstellingen niet worden gehaald door een gebrek aan communicatie. Of verschillende afdelingen vertrouwen op verschillende technologieën voor informatiebeheer, wat de voortgang van cross-functionele teams belemmert en het samenwerken onnodig moeilijk maakt.

Cross-functionele teams hebben te veel potentieel om ze te laten ontsporen door deze vermijdbare problemen. Managers die hun weg om deze obstakels heen weten te vinden, zullen worden beloond met teams die hun doel vervullen en meetbare impact bereiken.

Doelstellingen bepalen

Het managen van een project van welke aard dan ook vereist sterk leiderschap en precies weten waar het team naar op weg is. Een duidelijke focus is vooral belangrijk als het gaat om het scheppen van de voorwaarden voor een succesvolle samenwerking op de werkplek. Begin een project met het benoemen van de gemeenschappelijke uitdagingen waar het bedrijf voor staat en verzamel input van alle betrokken teams.

Als iedereen het eens is over welke problemen een oplossing behoeven, is de volgende stap het stellen van samenwerkingsdoelen en doelstellingen om daar te komen.

Doelstellingen moeten direct verband houden met de problemen en grootschalige bedrijfsdoelen. Stel een redelijk aantal doelen per probleem – het beperken van het aantal van deze doelen maakt het project beter beheersbaar en minder overweldigend.

Lees verder: KPI’s That Drive Smarter Business Decisions

Consolidate technology

Teamleden gebruiken vaak een verscheidenheid aan tools om hun werk gedaan te krijgen, wat tijdrovend kan zijn en echte samenwerking kan belemmeren. Verkopers kunnen bijvoorbeeld CRM gebruiken om activiteiten bij te houden, terwijl het ontwikkelingsteam een heel andere ticketing-applicatie gebruikt. Hoewel het zinvol is dat elke afdeling de beste automatisering voor hun kerntaak gebruikt, kan dit cross-functioneel teamwork belemmeren.

Het spreekt voor zich dat we Scoro gebruiken om ons werk te beheren. Al onze teams en afdelingen zitten in het systeem, zodat alles vanuit één centrale plaats kan worden beheerd en bekeken. Alle gegevens worden in real-time weergegeven, en dit maakt onze cross-team communicatie een koud kunstje.

Door de tools te consolideren en iedereen dezelfde te laten gebruiken, verbeter je niet alleen de communicatie, maar vereenvoudig je ook de logistiek en de toewijzing van middelen.

Stel een samenwerkingscultuur op

Samenwerkingscultuur gaat over het instellen van een omgeving waarin samenwerking wordt gewaardeerd en beloond. Sommige managers zien samenwerking als een “nice to have” dat interfereert met kernprocessen en productiviteit. Maar slimme managers weten dat dit een kortzichtige houding is.

Door teamwork en samenwerking kunnen werknemers profiteren van de collectieve kennisbasis van de organisatie, waarbij ze profiteren van een veel grotere pool van expertise dan anders voor hen beschikbaar zou zijn. Dit stelt de organisatie in staat om overlappend werk en heruitvinding te voorkomen, terwijl het oplossen van problemen en innovatie wordt versneld.

Lees verder: What Makes a Great Company Culture?

Don’t overschedule meetings

Wanneer u met grote, verspreide teams werkt, kan het lang duren voordat ieders agenda’s op elkaar zijn afgestemd voor een vergadering. Vergaderingen gaan ook ten koste van de tijd die uw team heeft om aan hun gewone werk te werken, wat frustrerend voor hen is. Om deze redenen is het belangrijk om het aantal vergaderingen bij cross-functionele samenwerking te beperken en de tijd verstandig te gebruiken.

Wanneer u toch moet vergaderen, moet er een strikte agenda zijn en een goed gedefinieerde methode om follow-up taken te documenteren.

Dave Gilboa, de mede-oprichter van het $ 1.2 miljard dollar kostende bedrijf Warby Parker een techniek om het meeste uit vergaderingen te halen en inefficiëntie eruit te filteren:

“Aan het einde van elke week probeer ik in mijn agenda te kijken en alle vergaderingen van die week te bekijken en ze een cijfer te geven van nul, één of twee. Nul betekent dat ik mijn tijd slecht heb gebruikt en dat ik, als ik het opnieuw moest doen, die vergadering helemaal niet zou hebben bijgewoond. Twee is een goede tijdsbesteding, ik wil meer van mijn tijd besteden aan dat soort vergaderingen. En één zit er ergens tussenin. En dan maak ik contact met mijn assistent en zorg ik ervoor dat zij begrijpt welke van die vergaderingen ik meer wil en welke eruit gefilterd kunnen worden, zodat mijn agenda hopelijk na verloop van tijd steeds productiever wordt.”

Lees verder: 3 door onderzoek ondersteunde tactieken om effectiever te vergaderen

Stel leiders aan

Elk team heeft een leider nodig die zorgt voor verantwoording en feedback geeft aan elk van de teamleden. De leider kan ook fungeren als liaison tussen de teams en het management.

In een effectieve teamsamenwerking weet elke betrokkene precies wat er van hem wordt verwacht. De leider zorgt voor de tijdslijn en begeleiding om mensen op het juiste spoor te krijgen. Tegelijkertijd beseffen goede projectmanagers dat de omstandigheden kunnen verschuiven en er conflicten kunnen ontstaan. De flexibiliteit hebben om plannen te wijzigen als er een beter idee op tafel komt, leidt op de lange termijn tot efficiëntere processen.

Balans tussen samenwerking en focus

Om mensen te laten samenwerken, omarmen veel bedrijven de open kantoorindeling. Er zijn veel voordelen aan deze stijl van kantoor, vooral de openheid en transparantie bevorderd tussen collega’s en afdelingen. Het is gemakkelijker om samen te werken wanneer je open ruimtes hebt waar samenwerking spontaan kan gebeuren.

Een studie van MIT beweerde dat onderzoekers 35 procent van de prestaties van een team konden voorspellen door simpelweg het aantal en de kwaliteit van face-to-face interacties te meten. Uit een onderzoek van Gensler bleek echter dat 69% van de werknemers ontevreden was over het geluidsniveau van hun werkplek.

De conclusie: u moet uw werknemers evenwicht geven – ruimte om zich te concentreren en te ademen, terwijl u ook open ruimtes voor samenwerking moet bieden. Zorg ervoor dat het ontwerp van uw kantoor harmonie brengt tussen solo werken en het samenbrengen van uw beste hersenen.

Lees verder: Business Management Trends You Should Quit in 2017

Selecteer de juiste teamleden

Bedrijven vinden het steeds moeilijker om zich te onderscheiden van hun concurrentie. Degenen die vooruit zijn gegaan, hebben geleerd dat het plaatsen van de juiste mensen in de juiste banen die de juiste dingen doen, een kans creëert die anders niet zou bestaan.

Het ding met teams is – ze kunnen je project maken of breken. Er is een reden waarom slimme VC’s de wereld blijven vertellen dat ze eerst in teams investeren, en dan pas in ideeën.

Samenwerking werkt het best wanneer teamleden complementaire vaardigheden hebben die nodig zijn om het project te voltooien. Net zo belangrijk als vaardigheden – zijn persoonlijkheden. Teams werken wanneer de juiste mensen samenwerken.

Net zo belangrijk voor het handhaven van de juiste mix in een team is het verwijderen van mensen die niet in het team zouden moeten zitten – hetzij omdat hun werk niet is afgestemd op de inspanningen van het team of omdat ze op de een of andere manier het werk van het team belemmeren.

Kracht bevorderen

Jouw beste mensen zijn creatieve probleemoplossers – dus help hen los te komen en luister naar hen. Maak van creativiteit een kernpunt van uw bedrijfscultuur door werknemers aan te moedigen ideeën te cultiveren, vooral in een samenwerkingsomgeving. Zet regelmatig brainstormsessies op en betrek iedereen erbij.

We zien dat bedrijven als Google het 20 procent-beleid hebben opgezet, waarbij Google-ontwikkelaars worden aangemoedigd om 20 procent van hun werktijd aan nevenprojecten te besteden. Het was een poging om werknemers de tijd en ruimte te geven om innovatief te denken. Inderdaad, het beleid werkt goed, met enkele van de beste producten van Google (bijv. Google News) afkomstig uit het programma.

Bedenk dat je altijd je deur open moet laten voor geweldige ideeën, ongeacht uit welk deel van het bedrijf het idee komt.

Beloon samenwerking

Mensen reageren op positieve bekrachtiging – dus beloon het gedrag waarvan je er meer wilt zien. Er is iets te leren van elk project – zelfs van een mislukt project. Leer van fouten en winsten, en gebruik die lessen om sterkere teams en een hoger slagingspercentage van projecten op te bouwen.

Alle andere strategieën kunnen worden ondermijnd als werknemers in de hele organisatie geen erkenning krijgen voor hun teaminspanningen. Het is niet ongewoon om incentives te vinden die uitsluitend zijn gebaseerd op de doelen van één afdeling.

Om de cross-functionele samenwerking te verbeteren, is het belangrijk om doelen te stellen die het totale systeem verbeteren, niet slechts één onderdeel ervan.

Probeer verschillende technieken uit

Probeer nieuwe dingen. Elk team en elke organisatie is anders – wat voor anderen werkt, werkt misschien niet voor u. Wees niet bang om een nieuwe strategie uit te proberen. De meeste veranderingen zullen op zijn minst een positief kortetermijneffect hebben op uw teams, vooral als het idee van binnenuit kwam.

Samenwerken tussen teams kost tijd en moeite, maar het levert veel op. Teams die het een prioriteit maken om zich te richten op samenwerking, helpen de weg vrij te maken voor een soepelere integratie van nieuwe systemen en processen.