4.1 Monitoring en beheersing van risico’s
Doorlopende monitoring en beheersing van projectrisico’s zorgen ervoor dat de risicoresponsstrategie en het actieplan voor risicobehandeling effectief worden uitgevoerd en voortgang vinden. Doorgaans worden risico-evaluaties opgenomen in de reguliere agenda van projectmanagementvergaderingen en gebruikt in de meeste projectfasen en -mijlpalen. Risico-evaluaties vergemakkelijken beter veranderingsbeheer en voortdurende verbetering.
Het proces van risicobeheersing en -bewaking omvat de volgende instrumenten en technieken: herbeoordeling van risico’s, risico-audits, technische prestatiemeting, reserve-analyse, statusvergaderingen. De belangrijkste input voor het proces van risicobeheersing en -bewaking is de watchlist van de risico’s met prioriteit die zijn geïdentificeerd voor risicobeperkende en -behandelingsmaatregelen. De risicolijst wordt gebruikt als criterium voor de beoordeling van gegevens over de werkprestaties, waaronder de status van de te leveren prestaties, de gemaakte kosten en de voortgang van het projectschema.
Het proces van risicobeheersing en -bewaking biedt de zekerheid dat de passende controles en procedures voor risicobeheersing duidelijk worden begrepen en strikt worden gevolgd. Het proces maakt het mogelijk vast te stellen of:
- De vastgestelde behandelingsacties resulteerden in wat daadwerkelijk was gepland.
- Alle informatie over risicobeheersingsprocedures was geschikt.
- Er is meer kennis bereikt en gebruikt om vast te stellen welke lessen kunnen worden geleerd voor risicometingen en -beheersing voor toekomstige projecten.
Het proces van risicobeheersing en -monitoring resulteert in het genereren van herzieningen van het risicoregister en het aanvullen met nieuwe actiepunten voor het risicobehandelingsproces.
4.2 Risico’s rapporteren en communiceren
Communicatie met belanghebbenden in het project door middel van projectrisicorapportages kan een kritische drijvende kracht zijn die adequaat risicomanagement laat plaatsvinden en projectresultaten laat bereiken die aan de verwachtingen voldoen. Risicocommunicatie en -rapportage helpt de projectmanager, projecteigenaar en opdrachtgever om bestaande risico’s, kansen en trade-offs te begrijpen. Het doel van risicocommunicatie en -rapportage is ervoor te zorgen dat alle partijen volledig op de hoogte zijn van bestaande risico’s, zodat onaangename verrassingen en ongeoorloofde acties worden voorkomen. De projectmanager stelt samen met het projectteam en de risico-eigenaar rapporten op en communiceert met de belanghebbenden om de consistentie van risicomanagementacties en onderliggende aannames te behouden.
Een risicorapport is een samenvatting van projectrisico’s en kansen, de laatste status van behandelingsacties, en een indicatie van trends in de incidentie van risico’s. De volgende items dienen als basis voor het genereren van projectrisico-statusrapporten:
- Het risicoregister en het ondersteunende actieplan voor risicobehandeling
- Werkprestatiegegevensbeoordelingen
- Voortgang van het projectschema
- Status van geproduceerde project deliverables
Risicorapporten worden gewoonlijk op regelmatige basis of zoals vereist aan het senior management voorgelegd. Projectrisicorapportage is een onderdeel van standaard projectmanagementrapportage.