Hoe kan ik deze gids gebruiken?
Dit is een beknopte gids voor enterprise reporting. Het is bedoeld om mensen te helpen die snel grip moeten krijgen op concepten in enterprise reporting. Doelgroepen zijn projectmanagers, bedrijfsanalisten en systeemarchitecten. Of u nu bedrijfs- en functionele eisen beheert, hulpmiddelen evalueert of een formeel leverancierselectieproces leidt, er zijn drie manieren om deze gids te gebruiken:
- Verklarende woordenlijst – Basisdefinities voor de belangrijkste ideeën in rapportage, met links naar verdere lectuur.
- Checklist – Rapportontwerpelementen en zakelijke en functionele vereisten waarmee u rekening moet houden.
- Tutorial – Anticiperen op en omgaan met de moeilijke organisatorische kwesties bij het leveren van bedrijfsrapportage.
De nadruk ligt hier op de effectieve levering van informatie aan managers. Deze gids zal u niet helpen met specifieke inhoud, dat wil zeggen wat uw organisatie zou moeten rapporteren over (financiën, operations, enz.). Evenmin geeft het een overzicht van rapportage en BI-leveranciers en adviesbureaus.
Wat is Enterprise Reporting?
Ik definieer enterprise reporting (of managementrapportage) als de regelmatige verstrekking van informatie aan besluitvormers binnen een organisatie om hen te ondersteunen bij hun werk. Deze rapporten kunnen de vorm hebben van grafieken, tekst en tabellen en worden doorgaans via een intranet verspreid in de vorm van een aantal regelmatig bijgewerkte webpagina’s (of “enterprise portal”). Ze kunnen ook rechtstreeks naar de gebruikers worden gemaild of gewoon worden afgedrukt en rondgedeeld, op de aloude manier.
Types van ondernemingsrapporten
- Metric Management – In veel organisaties worden de bedrijfsprestaties beheerd door middel van resultaatgerichte metrics. Voor externe groepen zijn dit Service Level Agreements (SLA’s). Voor het interne management zijn het Key Performance Indicators (KPI’s). Gewoonlijk zijn er overeengekomen doelstellingen die over een bepaalde periode moeten worden gevolgd. Ze kunnen worden gebruikt als onderdeel van andere management strategieën, zoals Six Sigma of Total Quality Management (TQM).
- Dashboards – Een populair idee is om een reeks van verschillende indicatoren op een pagina te presenteren, zoals een dashboard in een auto. Meestal zullen leveranciers u “ingeblikte rapporten” verkopen (vooraf gedefinieerde rapporten met statische elementen en een vaste structuur). Deze aanpak moet gebruikers echter in staat stellen hun dashboardweergave aan te passen, en doelen te stellen voor verschillende metrieken. Het is gebruikelijk om verkeerslichten te definiëren voor prestaties (rood, oranje, groen) om de aandacht van het management te vestigen op bepaalde gebieden.
- Balanced Scorecards – Een methode ontwikkeld door Kaplan en Norton die tracht een geïntegreerd beeld te geven van het succes in een organisatie. Naast financiële prestaties, omvatten zij ook klant, bedrijfsprocessen en leer- en groeiperspectieven. (U zou hierover moeten lezen als u niet zeker weet over welke zaken u moet rapporteren.)
Out of Scope
- Ad Hoc Analyses – Gewoonlijk één keer uitgevoerd voor een specifiek initiatief, en daarna nooit meer opnieuw bekeken. Zij omvatten vaak het bouwen van een model in een spreadsheet om “wat-als”-scenario’s te kunnen onderzoeken. Een andere mogelijkheid is een schriftelijke opdracht of een eenmalig rapport voor het management.
- Interactive Querying – Het best geïllustreerd door OLAP, verwijst dit naar specifieke technologie die een analist (of een slimme manager) in staat stelt de presentatie van gegevens direct te manipuleren. De analist kan dimensies selecteren (b.v. tijd, plaats, afdeling, werknemer enz.) en de gegevens “drill-down” (uitbreiden) en “roll-up” (samenvouwen).
- Data Mining (en geavanceerde statistiek) – Hierbij worden technieken zoals neurale netwerken en machinaal leren gebruikt om nieuwe, interessante en nuttige patronen in de gegevens te ontdekken. Dit is het meest geschikt voor analyses zoals classificatie, segmentatie, clustering en voorspelling.