What is een absence tracker?
Een absence tracker is een tool waarmee u de afwezigheden van uw werknemer kunt bijhouden.
Deze hulpmiddelen kunnen in verschillende vormen en maten worden geleverd, waaronder als een Excel-sjabloon of als een online (cloud) systeem.
Excel-gebaseerde absence tracker
Een Excel-gebaseerde absence tracker is eenvoudig om mee aan de slag te gaan, zolang u Excel hebt geïnstalleerd. U kunt gewoon downloaden van de sjabloon en beginnen met het toevoegen van uw gebruikers en afwezigheden.
De nadelen van een Excel-sjabloon komen vooral wanneer je meer dan een paar medewerkers te beheren.
Alle afwezigheid verzoeken en vragen moeten komen via de manager, is het niet mogelijk voor de werknemers om hun afwezigheden te plannen zonder data te vragen met hun manager.
Verzoeken kunnen komen via een telefoontje, bericht of e-mail, waardoor het moeilijk kan zijn om de afwezigheidsverzoeken bij te houden.
Zijn opgenomen in een enkel bestand maakt het ook gemakkelijker om te misplaatsen of te verwijderen.
Als u te maken krijgt met een IT-probleem, zoals bestandscorruptie of zelfs een verloren laptop, loopt u het risico al uw afwezigheidsinformatie kwijt te raken. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw spreadsheet regelmatig wordt geback-upt.
Excel-sjablonen missen ook de functionaliteit om invoer te valideren om fouten te voorkomen.
Online afwezigheid tracker systemen
Een gehost (cloud-based) systeem schaalt een stuk beter voor bedrijven met meer dan een paar werknemers. Met deze systemen kunnen uw werknemers hun eigen vakantiedagen boeken met een goedkeuringssysteem voor hun manager om de afwezigheid gemakkelijk goed te keuren.
Werknemers hebben ook de mogelijkheid om hun eigen afwezigheden op het systeem te bekijken. Dit vermindert het aantal vragen dat managers krijgen over de afwezigheid van de werknemer.
Fouten worden voorkomen met controles om ervoor te zorgen dat werknemers niet meer afwezigheden dan hun toelage kunnen boeken, samen met andere validatie helpt dit om het bijhouden van afwezigheden een zorgeloos proces te maken.
Met deze systemen kan het management ook gemakkelijk statistieken en cijfers over afwezigheidsgegevens bekijken. De eenvoudig toegankelijke rapporten helpen ook bij het plannen en inschatten van aankomend werk.
Door Kieran Baker, Absentia Oprichter