Voor uitkeringsjaren die in 2016 beginnen, kunnen van toepassing zijnde grote werkgevers (ALE’s) worden onderworpen aan een belastingboete krachtens Section 4980H van de Internal Revenue Code (IRC) als: 1) een voltijdwerknemer een premiebelastingkrediet of kostendelingssubsidie ontvangt via een Marketplace en 2) het bedrijf heeft nagelaten minimale essentiële gezondheidszorgdekking aan te bieden (die voldoet aan de minimumwaarde- en betaalbaarheidsvereisten van de ACA) aan ten minste 95% van zijn voltijdwerknemers en hun afhankelijke kinderen tot 26 jaar. De drempel voor het aanbieden van dekking was 70% van de voltijdse werknemers voor uitkeringsplanjaren die vóór 2016 beginnen.
Om mogelijke boetes te voorkomen, is het belangrijk voor ALE’s om te begrijpen hoe te bepalen welke werknemers “voltijds” zijn onder de ACA en in aanmerking moeten komen voor voordelen.
Full-Time Employee
Een voltijdse werknemer is een persoon van wie redelijkerwijs kan worden verwacht dat hij ten minste 30 uur per week werkt. Voor dit doel omvat “uren” elk uur waarvoor een werknemer wordt betaald of recht heeft op betaling voor het uitvoeren van taken voor de werkgever of recht heeft op betaling, zelfs als er geen werk wordt verricht (bijvoorbeeld vakantie-, vakantie- of ziektetijd).
Werknemers met variabele uren kunnen ook worden beschouwd als voltijdse, voor uitkeringen in aanmerking komende werknemers als zij gemiddeld 30 uur of meer per week werken tijdens een terugblik-meetperiode. Tijdelijke (kortlopende) werknemers en seizoensgebonden werknemers kunnen ook als voltijds worden beschouwd.
Variabele uren
De ACA definieert een werknemer als variabele uren indien, op basis van de feiten en omstandigheden op de begindatum van de werknemer, een werkgever niet kan bepalen of redelijkerwijs kan worden verwacht dat de werknemer tijdens de eerste meetperiode gemiddeld ten minste 30 uur per week zal werken omdat de uren van de werknemer variabel of onzeker zijn.
Er zijn een aantal factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij de beoordeling of het redelijk is om vast te stellen dat een nieuwe werknemer een werknemer met variabele uren is, met inbegrip van maar niet beperkt tot:
- Of de werknemer een werknemer vervangt die al dan niet een voltijdwerknemer was,
- De mate waarin werknemers in dezelfde of vergelijkbare functies al dan niet voltijdwerknemers zijn, en
- Of de baan is geadverteerd, meegedeeld aan de nieuwe indienstneming of anderszins gedocumenteerd (bijvoorbeeld door middel van een contract of functiebeschrijving), als een functie die diensturen vereist die gemiddeld 30 of meer diensturen per week of minder dan 30 diensturen per week zullen bedragen.
Geen enkele factor is bepalend en andere factoren kunnen in aanmerking worden genomen.
ALE’s bepalen welke werknemers met variabele werktijden moeten worden behandeld als “voltijds” en in aanmerking komen voor uitkeringen door:
- Berekening van het gemiddelde aantal wekelijks gewerkte uren gedurende een terugblik-specifieke periode van maanden (zoals 6 of 12 maanden) die een meetperiode wordt genoemd.
- Het vastleggen van de status van de werknemer (“voltijds” uitkeringsgerechtigd of uitkeringsonverkiesbaar) gedurende een volgende gespecificeerde periode van maanden na de meetperiode, die de stabiliteitsperiode wordt genoemd. De status van de werknemer die in aanmerking komt voor uitkeringen is gebaseerd op de berekening van de metingsperiode en wordt vergrendeld voor de gehele duur van de stabiliteitsperiode, ongeacht het aantal uren dat de werknemer tijdens de stabiliteitsperiode feitelijk werkt.*
*Hoewel de tijdens de stabiliteitsperiode gewerkte uren niet van invloed zullen zijn op de status van een werknemer terwijl hij tijdens de stabiliteitsperiode vergrendeld is, zullen deze uren worden meegeteld als onderdeel van de volgende metingsperiode. Veranderingen in de gemiddelde wekelijkse gewerkte uren tijdens toekomstige meetperioden kunnen de uitkeringsgerechtigde status van een werknemer tijdens volgende stabiliteitsperioden wijzigen.
Seizoenswerknemers
Onder de definitieve regelgeving uitgegeven door de IRS en het ministerie van Financiën in februari 2014, worden nieuwe seizoenswerknemers hetzelfde behandeld als nieuwe werknemers met variabele uren onder de look-back meetperiodemethode. Om als seizoensgebonden te worden beschouwd, moet een werknemer worden aangenomen in een functie waarvoor de gebruikelijke jaarlijkse tewerkstelling zes maanden of minder is. “Gebruikelijk” betekent dat:
- een werknemer door de aard van de functie gewoonlijk gedurende een periode van zes maanden of minder werkt, en
- de periode van tewerkstelling elk kalenderjaar in ongeveer hetzelfde deel van het jaar moet beginnen, zoals de zomer of de winter.
Een ALE (die de “look-back”-meetmethode gebruikt) zal over het algemeen niet aansprakelijk zijn voor de ACA-sancties voor gedeelde verantwoordelijkheid van de werkgever als deze tijdens een eerste meetperiode geen gezondheidsdekking aanbiedt aan seizoensarbeiders, zelfs als deze werknemers tijdens die meetperiode uiteindelijk voltijds werken (tenzij een korte “look-back”-meetperiode wordt gebruikt en deze werknemers in de daaropvolgende stabiliteitsperiode in dienst blijven). ALE’s zullen de initiële meetperiode toepassen op seizoensarbeiders, zelfs als verwacht wordt dat ze meer dan 30 uur per week zullen werken wanneer ze worden aangenomen.
In bepaalde ongebruikelijke gevallen kan een werknemer nog steeds worden beschouwd als een seizoensarbeider, zelfs als de seizoensarbeid in een bepaald jaar langer duurt dan gebruikelijk is. Bijvoorbeeld, als golfinstructeurs in een resort een gebruikelijke jaarlijkse tewerkstellingsperiode van zes maanden hebben, maar in een bepaald jaar worden gevraagd om een extra maand te werken wegens een ongewoon lang seizoen, zouden zij nog steeds als seizoenarbeiders worden beschouwd.
De termen “seizoenarbeider” en “seizoenarbeider” worden in de bepalingen inzake de gedeelde verantwoordelijkheid van de werkgever in twee verschillende contexten gebruikt. De term “seizoenarbeider” is relevant voor het bepalen van de status van een werknemer als voltijdse werknemer volgens de “look-back”-meetmethode. De term “seizoenarbeider” is relevant voor de ALE-berekening (raadpleeg de ACA Fact Sheet: ALE Calculation).
Temporary/Short-Term Employees
Tijdelijke werknemers (in de ACA kortetermijnwerknemers genoemd) zijn werknemers die zijn aangenomen voor een functie die minder dan 12 maanden duurt. De IRS heeft bevestigd dat er geen vrijstelling is onder de IRC Section 4980H-straffen voor tijdelijke, kortetermijnwerknemers (tenzij de werknemer voldoet aan alle seizoenswerknemersvereisten zoals hierboven uiteengezet).
Als tijdelijke / kortetermijnwerknemers niet voldoen aan de seizoenswerknemersvereisten en naar verwachting meer dan 30 uur per week zullen werken, dan moeten ze volgens de toepasselijke ACA-regels worden geclassificeerd als voltijdse, voor voordelen in aanmerking komende werknemers.
Bedrijven mogen gewerkte uren in beperkte omstandigheden uitsluiten:
Bedrijven zijn niet verplicht om gewerkte uren te tellen of bij te houden in de volgende beperkte omstandigheden:
Werknemers van vrijwilligers
De definitieve regelgeving sluit uren uit die zijn gewerkt als een “bonafide vrijwilliger”. Bonafide vrijwilligers zijn alle vrijwilligers die:
A. Een werknemer van een overheidsinstantie of een van belasting vrijgestelde organisatie;
B. wiens enige compensatie van die entiteit of organisatie is:
a. in de vorm van een vergoeding (of een toelage) voor redelijke kosten die zijn gemaakt bij het verrichten van vrijwilligerswerk, of
b. redelijke uitkeringen (met inbegrip van beloningen voor anciënniteit) en nominale vergoedingen die gewoonlijk door soortgelijke entiteiten worden betaald in verband met vrijwilligerswerk.
Studentwerknemers
Bedrijven zijn niet verplicht om uren mee te tellen die zijn gemaakt door studenten in posities die worden gesubsidieerd via het federale werkstudieprogramma of vergelijkbare staatsprogramma’s. Alle diensturen waarvoor een student-werknemer van een onderwijsorganisatie (of van een externe werkgever) wordt betaald of recht heeft op betaling in een andere hoedanigheid dan via het federale of nationale werkstudieprogramma, moeten echter worden meegeteld als diensturen om te bepalen of hij in aanmerking komt voor uitkeringen.
Docenten en adjunct-faculteiten
Docenten en adjunct-faculteiten vormen een uitdaging omdat de vergoeding meestal niet rechtstreeks is gekoppeld aan het aantal uren dat zij werken. Zo is de vergoeding vaak gekoppeld aan het aantal lesuren en wordt er geen rekening gehouden met tijd die is besteed aan activiteiten buiten het leslokaal, zoals het voorbereiden van lessen, het nakijken van werkstukken en examens, of het begeleiden van studenten.
De IRS biedt een veilige-havenmethode voor het bijhouden van uren voor onderwijzend personeel en adjunct-faculteit totdat verdere richtlijnen worden uitgevaardigd. Deze methode telt 2,25 uur dienst voor elk uur lesgeven of klaslokaaltijd. Met andere woorden, voor elk uur dat in het klaslokaal wordt lesgegeven, rekent het bedrijf 1,25 uur extra voor activiteiten zoals lesplanning en beoordeling. Bovendien wordt een uur dienst toegekend voor elk extra uur dat het lid van de faculteit besteedt aan andere taken dan lesgeven (zoals kantooruren of verplichte faculteitsvergaderingen). Hoewel dit misschien niet de enige redelijke methode is voor het bijhouden van uren voor adjunct-faculteiten, wordt bedrijven geadviseerd om te overwegen deze veilige haven te gebruiken totdat verdere richtlijnen worden uitgegeven.