Les 4: Inleiding tot objecten
/nl/access2013/introductie-tot-databases/content/
Inleiding
Databases in Access zijn opgebouwd uit vier objecten: tabellen, query’s, formulieren en rapporten. Samen stellen deze objecten u in staat uw gegevens in te voeren, op te slaan, te analyseren en samen te stellen zoals u dat wilt.
In deze les leert u elk van de vier objecten kennen en leert u begrijpen hoe ze met elkaar samenwerken om een volledig functionele relationele database te maken.
Tabellen
Zo langzamerhand zou u al moeten begrijpen dat een database een verzameling gegevens is die is georganiseerd in een groot aantal onderling verbonden lijsten. In Access worden alle gegevens opgeslagen in tabellen, waardoor tabellen het hart vormen van elke database.
Je weet misschien al dat tabellen zijn georganiseerd in verticale kolommen en horizontale rijen.
Rijen en kolommen in een Access-tabel In Access worden rijen en kolommen records en velden genoemd. Een veld is meer dan alleen een kolom; het is een manier om informatie te organiseren op basis van het soort gegevens dat het is. Elk stukje informatie in een veld is van hetzelfde type. Bijvoorbeeld, elke invoer in een veld met de naam Voornaam zou een naam zijn, en elke invoer in een veld met de naam Straatadres zou een adres zijn.
Velden en veldnamen Ook een record is meer dan alleen een rij; het is een eenheid van informatie. Elke cel in een bepaalde rij maakt deel uit van het record van die rij.
Een record Merk op hoe elk record meerdere velden omvat. Ook al is de informatie in elke record georganiseerd in velden, ze hoort bij de andere informatie in die record. Zie je het nummer aan de linkerkant van elke rij? Dat is het ID-nummer dat elke record identificeert. Het ID-nummer voor een record verwijst naar elk stukje informatie in die rij.
Record ID-nummers Tabellen zijn goed voor het opslaan van nauw verwante informatie. Stel dat u een bakkerij hebt en een database met een tabel met de namen en gegevens van uw klanten, zoals hun telefoonnummers, thuisadressen en e-mailadressen. Omdat deze gegevens allemaal details over uw klanten zijn, zou u ze allemaal in dezelfde tabel opnemen. Elke klant zou worden vertegenwoordigd door een uniek record, en elk type informatie over deze klanten zou worden opgeslagen in zijn eigen veld. Als u besluit meer informatie toe te voegen, bijvoorbeeld de verjaardag van een klant, maakt u gewoon een nieuw veld in dezelfde tabel.
Formulieren, query’s en rapporten
Hoewel tabellen al uw gegevens opslaan, bieden de andere drie objecten – formulieren, query’s en rapporten – u manieren om met deze gegevens te werken. Elk van deze objecten heeft interactie met de records die in de tabellen van uw database zijn opgeslagen.
Formulieren
Formulieren worden gebruikt om records in te voeren, te wijzigen en te bekijken. U hebt waarschijnlijk al vaak formulieren moeten invullen, bijvoorbeeld bij een bezoek aan de dokter, bij het solliciteren naar een baan of bij het inschrijven voor school. De reden waarom formulieren zo vaak worden gebruikt, is dat ze een gemakkelijke manier zijn om mensen te begeleiden bij het correct invoeren van gegevens. Wanneer u in Access informatie in een formulier invoert, gaan de gegevens precies daarheen waar de databaseontwerper ze wil hebben: in een of meer verwante tabellen.
Een formulier Formulieren maken het invoeren van gegevens eenvoudiger. Het werken met uitgebreide tabellen kan verwarrend zijn, en wanneer u verbonden tabellen hebt, moet u misschien met meer dan één tegelijk werken om een reeks gegevens in te voeren. Met formulieren is het echter mogelijk om gegevens in meerdere tabellen tegelijk in te voeren, allemaal op één plaats. Database ontwerpers kunnen zelfs beperkingen instellen op individuele formulier onderdelen om ervoor te zorgen dat alle benodigde gegevens in het juiste formaat worden ingevoerd. Al met al helpen formulieren om gegevens consistent en georganiseerd te houden, wat essentieel is voor een nauwkeurige en krachtige database.
Queries
Queries zijn een manier om gegevens uit een of meer tabellen op te zoeken en samen te voegen. Het uitvoeren van een query is als het stellen van een gedetailleerde vraag aan uw database. Wanneer u een query in Access maakt, definieert u specifieke zoekvoorwaarden om precies die gegevens te vinden die u wilt.
Query’s zijn veel krachtiger dan de eenvoudige zoekopdrachten die u binnen een tabel zou kunnen uitvoeren. Terwijl een zoekopdracht u kan helpen de naam van één klant in uw bedrijf te vinden, kunt u een query uitvoeren om de naam en het telefoonnummer te vinden van elke klant die in de afgelopen week een aankoop heeft gedaan. Een goed ontworpen query kan informatie geven die u misschien niet zou kunnen vinden door alleen door de gegevens in uw tabellen te kijken.
Een query ontwerpen Reports
Reports bieden u de mogelijkheid om uw gegevens in gedrukte vorm te presenteren. Als u ooit een computeruitdraai van een lesrooster of een afgedrukte factuur van een aankoop hebt ontvangen, hebt u een databaserapport gezien. Rapporten zijn nuttig omdat zij u in staat stellen onderdelen van uw database te presenteren in een gemakkelijk te lezen formaat. Je kunt zelfs het uiterlijk van een rapport aanpassen om het visueel aantrekkelijk te maken. Access biedt u de mogelijkheid om van elke tabel of query een rapport te maken.
Een rapport Het allemaal samenvoegen
Zelfs als u een goed idee hebt van hoe elk object kan worden gebruikt, kan het aanvankelijk moeilijk zijn om te begrijpen hoe ze allemaal samen werken. Het helpt om te onthouden dat ze allemaal met dezelfde gegevens werken. Elk stukje gegevens dat een query, formulier of rapport gebruikt, is opgeslagen in een van uw databasetabellen.
De vier Access-objecten Met formulieren kunt u zowel gegevens aan tabellen toevoegen als gegevens bekijken die al bestaan. In rapporten worden gegevens uit tabellen gepresenteerd en ook uit query’s, die vervolgens gegevens in diezelfde tabellen zoeken en analyseren.
Deze relaties klinken ingewikkeld, maar in feite werken ze zo goed en natuurlijk samen dat we het vaak niet eens merken als we gekoppelde databaseobjecten gebruiken. Hebt u ooit een elektronische kaartcatalogus gebruikt om een boek te zoeken in de bibliotheek? De kans is groot dat u uw zoekopdracht hebt ingevoerd in iets dat er als volgt uitziet:
Een elektronische kaartcatalogus Toen u uw zoekopdracht uitvoerde, voerde u uw zoektermen in een formulier in dat vervolgens een query maakte en uitvoerde op basis van uw verzoek. Wanneer de query klaar was met het zoeken in de tabellen van de database naar records die overeenkwamen met uw zoekopdracht, kreeg u een rapport te zien dat informatie ontleende aan de query en de bijbehorende tabellen – in dit geval een lijst met boeken die overeenkwamen met uw zoektermen. U zou de verbanden tussen de objecten als volgt kunnen weergeven:
Een zoekopdracht naar een boek. De in het formulier ingevulde gegevens worden gebruikt in een database-query, die zijn gegevens ontleent aan relevante tabellen. De resultaten van de query worden in een rapport gepresenteerd.
Stel eens dat u in plaats van deze hulpmiddelen te gebruiken, zou moeten zoeken in een gigantische tabel die elk boek in het bibliotheeksysteem bevat. De relevante records zouden waarschijnlijk over veel tabellen zijn verspreid: een tabel met de titels en beschrijvingen van boeken, een tabel met informatie over welke boeken zijn in- of uitgecheckt, en een tabel met elke vestiging van de bibliotheek, om er maar een paar te noemen.
U zou in minstens drie tabellen moeten zoeken om alleen maar een boek te vinden, de locatie ervan te weten te komen en te zien of het is ingecheckt! Het is gemakkelijk voor te stellen hoe moeilijk het kan worden om het juiste boek te vinden. Als je niet oppast, zou je zelfs iets kunnen verprutsen door per ongeluk een record te wissen of te bewerken. Het is gemakkelijk te zien hoe de database objecten deze zoektocht veel beheersbaarder maken.
In onze Inleiding tot Databases les, bespraken we het concept van een relationele database, wat een database is die in staat is te begrijpen hoe verschillende sets van gegevens aan elkaar gerelateerd zijn. Situaties zoals het bovenstaande voorbeeld zijn precies waarom mensen relationele databases zo nuttig vinden. Zonder een relationele database wordt wat een eenvoudige taak zou moeten zijn – zoeken naar een boek en zien of het ingecheckt is en waar – ongelooflijk ingewikkeld en tijdrovend. Als je weet hoe je de vier Access-objecten moet gebruiken, kun je zelfs ingewikkelde taken redelijk gebruikersvriendelijk maken.
/nl/access2013/getting-start-with-access/content/