EXECUTIVE SUMMARY
De boekhoudkundige verwerking van de verkoop van cadeaubonnen stelt detailhandelaars voor een nieuw dilemma op het gebied van verslaglegging. Onopgeloste verslaggevingskwesties die voortvloeien uit de verslaglegging van de verkoop van cadeaukaarten en “breuk” (cadeaukaarten die consumenten niet inwisselen) kunnen betrekking hebben op verschillende boekhoudkundige voorschriften, waaronder normen voor de opname van opbrengsten en de opname van speciale posten.
Deze afweging tussen consument en handelaar biedt voldoende economische rechtvaardiging voor detailhandelaren om de verkoop van cadeaukaarten aan te bieden en zelfs te bevorderen, omdat detailhandelaren verschillende economische voordelen aan een dergelijke verkoop kunnen ontlenen. De voordelen van cadeaukaarten kunnen een verhoogde verkoop, marketingmogelijkheden, een verbeterde cashflow en voorraadbeheer en een sterkere bottom line als gevolg van niet-ingewisselde cadeaukaarten omvatten.
De boekhoudkundige verwerking van de initiële verkooptransactie voor een geschenkbon weerspiegelt geen veronderstelde waarde, maar veeleer een verplichting voor uitgestelde inkomsten, wat analisten voor uitdagingen stelt.
De analyse van de auteur suggereert dat, hoewel bepaalde trends in de rapportage van cadeaukaarttransacties zich aftekenen, de praktijken verre van uniform zijn.
Het kennelijk aanzienlijke percentage van de waarde van cadeaukaarten dat ongebruikt blijft, zorgt voor extra boekhoudkundige complicaties. Trends in de inwisselingspatronen van eerder verkochte cadeaukaarten stellen detailhandelaren in staat een schatting te maken van toekomstige breuk. Zodra een betrouwbare schatting is vastgesteld, kan de detailhandelaar beweren dat hij een basis heeft om de cadeaukaartverplichting uit zijn boeken te verwijderen.
De plaatsing van cadeaukaartbreuk in de jaarrekening veroorzaakt extra onzekerheid en variatie in de financiële verslaggeving. De SEC heeft geen openbaar standpunt ingenomen over de boekhouding van cadeaubonnen, behalve om te adviseren dat het personeel de onmiddellijke erkenning van elk bedrag aan inkomsten op het verkooppunt niet in overeenstemming acht met de opvatting van het personeel over GAAP.
Charles Owen Kile Jr., Ph.D., is hoogleraar accountancy aan de Middle Tennessee State University. Zijn e-mailadres is [email protected].
B lack Friday, zo genoemd omdat het de aftrap is van het vakantie-winkelseizoen waarvan detailhandelaren hopen dat het de industrie van $ 4,7 biljoen in de zwarte cijfers zal brengen, is nog maar een paar weken verwijderd. Maar vorig jaar, een groeiende trend, kozen meer klanten voor cadeaubonnen in plaats van koopwaar, waardoor sommige verkooprapporten scheefgetrokken zijn. Dit artikel onderzoekt de verschillende boekhoudkundige behandelingen voor de verkoop van cadeaukaarten en hun daaropvolgende inwisselingspatronen.
Volgens de National Retail Federation bedroeg de omzet van cadeaukaarten tijdens de feestdagen van 2006 (november en december) 27,8 miljard dollar. De totale vakantieverkoop bedroeg $ 663 miljard, volgens het Amerikaanse ministerie van Handel. Onafhankelijke onderzoeksbedrijven op het gebied van financiële dienstverlening hebben de verkoop van cadeaukaarten voor de feestdagen op 75 miljard dollar geschat. In feite weet niemand echt wat het totale effect van cadeaukaarttransacties is, omdat detailhandelaren zelden afzonderlijke informatie verstrekken over de verkoop en aflossing van cadeaukaarten.
De boekhoudkundige verwerking van cadeaukaartverkopen vormt een opkomend rapportagedilemma voor detailhandelaren. Onopgeloste kwesties die voortvloeien uit de rapportageverwerking van cadeaukaartverkopen en “breuk” (cadeaukaarten die consumenten niet inwisselen) kunnen in strijd zijn met verschillende boekhoudkundige voorschriften, waaronder normen voor omzetverantwoording en de opname van speciale items. In de praktijk varieert de rapportage van cadeaukaartverkopen en breuk tussen detailhandelaars aanzienlijk en het is onduidelijk welke toekomstige actie, als die er al is, normbepalers en regelgevers zullen ondernemen om de reeks praktijken te uniformeren.
VOORDELEN VOOR VERKOPERS
Cadeaukaarten bieden kopers en cadeauontvangers een verscheidenheid aan productkeuzes, maar beperken die keuzes tot één of een beperkt aantal dienstverleners in de detailhandel. Deze afweging tussen consument en handelaar biedt detailhandelaren voldoende economische rechtvaardiging om de verkoop van cadeaukaarten aan te bieden en zelfs te bevorderen, omdat detailhandelaren er verschillende potentiële economische voordelen aan kunnen ontlenen.
Meer verkoop. De productkeuzeoptie van de cadeaukaart kan besluiteloze kopers ertoe overhalen aankopen te doen die zij anders misschien niet zouden doen. Bovendien kan een gift card leiden tot extra verkoop wanneer de kaart wordt ingewisseld. De vooraf bepaalde, vaste waarde van de cadeaubon komt in wezen neer op een minimumaankoopgarantie bij inwisseling. Echter, de onvoorspelbaarheid van de prijzen van detailhandelsartikelen maakt het waarschijnlijk dat de ontvanger extra geld zal uitgeven om een artikel van grotere waarde te kopen, in tegenstelling tot het achterlaten van een saldo op de kaart.
Marketingmogelijkheden. Wanneer cadeaukaarten als geschenk worden gebruikt, genereren ze marketingvoordelen doordat ze de detailhandelaar twee klantencontacten en twee verkoopkansen bieden, in plaats van slechts één. Cadeaukaarttransacties genereren ook incrementele informatie die het bedrijf mogelijk kan vertalen in extra toekomstige periodeverkopen door marketing- en promotie-inspanningen.
Cash flow en voorraadbeheer. Voordelen voor detailhandelaren zijn niet beperkt tot de effecten op de klant. Zij worden gerealiseerd via andere aspecten van de detailhandelsoperatie. Bijvoorbeeld, de vertraging in de overdracht van goederen en diensten biedt aanzienlijke en voor de hand liggende operationele cash flow-voordelen voor het bedrijf. Dit uitstel biedt ook voordelen op het gebied van voorraadbeheer. Aangezien cadeaubonnen worden verkocht tijdens het winkelseizoen voor de feestdagen en vaak worden ingewisseld buiten het seizoen, kunnen bedrijven hun voorraden beter afstemmen dan anders mogelijk zou zijn. Geschenkkaarten kunnen ook de algemene bedrijfskosten verlagen.
Bottom line. Misschien wel het grootste voordeel voor detailhandelaren – en een voordeel dat duidelijke boekhoudkundige implicaties heeft – is dat historische trends in consumentengedrag laten zien dat een deel van veel aankopen met cadeaukaarten nooit zal worden ingewisseld. De detailhandel en de banksector erkennen de neiging van consumenten om cadeaukaartsaldo’s ongebruikt te laten en verwijzen naar het ongebruikte saldo van een cadeaukaart als breuk. Schattingen van consumentenonderzoeksgroepen lopen uiteen van 10% tot 19%. Zelfs bij conservatieve schattingen heeft cadeaukaartbreuk het potentieel om de bodemlijnen van veel bedrijven aanzienlijk te beïnvloeden.
FINANCIËLE RAPPORTAGEPRAKTIJKEN
De auteur analyseerde de 10-K’s van het fiscale jaar 2006 van 167 bedrijven – van geselecteerde detailhandelaars en eetgelegenheden – in een poging om de rapportagepraktijken voor cadeaukaarten van mogelijk getroffen emittenten te evalueren. De resultaten van deze analyse, samengevat in Exhibit 1, suggereren dat cadeaukaartrapportage een belangrijke overweging is voor veel bedrijven en dat rapportagepatronen aan het ontstaan zijn. Meer dan twee derde van de geselecteerde ondernemingen verschaft tot op zekere hoogte informatie over hun rapporteringspraktijken voor geschenkkaarten (zie Bijlage 1, Paneel A). Van de bedrijven die dat niet doen, zijn de meeste kleine, over-the-counter franchisebedrijven.
VERTRAGING VAN DE OPNAME VAN DE VERKOOP
SEC Staff Accounting Bulletin nr. 101 vereist in het algemeen de overdracht van het product (koopwaar) als een noodzakelijke voorwaarde voor de opname van opbrengsten. SEC Staff Accounting Bulletin nr. 104 geeft aanvullende richtlijnen. Wanneer een detailhandelaar een geschenkbon aan een klant verkoopt, wordt de betaling voor een toekomstige aankoop vooraf ontvangen, maar wordt de overdracht van de koopwaar uitgesteld naar goeddunken van de consument. In plaats van de werkelijke opbrengsten op te nemen bij de verkoop van cadeaubonnen, nemen detailhandelaars dus een uitgestelde verplichting voor opbrengsten op in de balans voor de contante uitwisseling totdat de cadeaubon is ingewisseld.
Deze uitgestelde omzetbenadering weerspiegelt niet alleen geen van de eerder genoemde voordelen, maar levert ook uitdagingen op voor analisten. Uit een onderzoek van Marketing Workshop Inc. blijkt dat slechts 30% van de ontvangers een cadeaubon binnen een maand gebruikt. Het toenemend gebruik van cadeaukaarten en het tijdsverloop tussen de aankoop van de kaarten en het moment waarop de ontvanger ze inwisselt voor koopwaar, waardoor de detailhandelaren de verkoop kunnen verantwoorden, heeft analisten er blijkbaar toe aangezet de kerstomzet voor 2006 verkeerd in te schatten, namelijk als zwakker dan verwacht. De onverwacht sterke januari-verkopen, wanneer meegerekend voor het vakantieseizoen 2006, maakten uiteindelijk de detailhandelsverkopen voor het jaar sterk voor de meeste detailhandelaren.
In de analyse van de auteur hebben de meeste bedrijven een verklaring inzake de erkenning van inkomsten verstrekt waarin wordt uitgelegd dat de inkomsten uit geschenkkaarten worden uitgesteld tot de inwisseling en ongeveer een derde verstrekt een verklaring inzake de erkenning van breuk. Een vergelijkbaar aantal bedrijven vermeldde het bedrag van de huidige cadeaubonverplichting (meestal in een voetnoot). Slechts één bedrijf, Ruth’s Chris, maakte het bedrag van de cadeaukaartverkoop voor het lopende jaar bekend.
Van de 113 bedrijven die informatie over geschenkkaarten verstrekten, gaven 80 op zijn minst enige indicatie over waar de verplichting op de balans te vinden is (Bijlage 1, Paneel B). De meest voorkomende praktijk was om de verplichting onder te brengen in een “overlopende uitgave of andere verplichting”. Anderen namen de geschenkbonnen op in een “uitgestelde inkomstenrekening”. Negen bedrijven vonden de cadeaubonverplichting echter belangrijk genoeg om een aparte post op de balans te creëren.
GIFTKAARTBREAKAGE
Het blijkbaar aanzienlijke percentage van de waarde van cadeaukaarten dat ongebruikt blijft, zorgt voor extra boekhoudkundige complicaties. (Consumer Reports schatte dat 19% van de mensen die in 2005 een cadeaubon ontvingen, deze nooit gebruikte). Bijvoorbeeld, wanneer vindt de niet-gebeurtenis plaats van het niet inwisselen van een cadeaubon? Voor sommige cadeaukaarten kan een vervaldatum dienen als een gebeurtenis voor het verwijderen van een ongebruikt bedrag van de blijvende cadeaukaartverplichting. Sommige staten hebben wetten voor niet-opgeëiste eigendommen die het breken van cadeaukaarten reguleren.
Hoewel, als gevolg van inspanningen van consumentenbelangen, hebben cadeaukaarten in veel gevallen geen vervaldatum en vertegenwoordigen ze, wanneer ze niet zijn ingewisseld, een onbepaalde verplichting van de detailhandelaar (zie zijbalk “Consumenten vechten cadeaukaartbeperkingen aan”). In dergelijke gevallen kunnen detailhandelaren aan de hand van trends in de inwisselingspatronen van eerder verkochte cadeaukaarten een schatting maken van toekomstige breuk. Naarmate elke dag verstrijkt, daalt de kans op inwisseling op basis van historische inwisselingspatronen. Aan de hand van deze patronen kunnen detailhandelaars een gewogen gemiddelde schatting van het verlies van cadeaukaarten berekenen. Zodra een betrouwbare schatting is vastgesteld, kan de detailhandelaar beweren dat hij een basis heeft om de geschenkkaartverplichting uit de boeken te verwijderen.
Voor het schatten van de trend om betrouwbare breukpatronen voor cadeaukaarten vast te stellen, is een voldoende aantal jaren nodig. Dientengevolge nemen detailhandelaren in de praktijk twee fasen van correcties voor het breken van cadeaukaarten in aanmerking. De eerste aanpassing is een eenmalige opname om de schattingsperiode van meerdere jaren te bestrijken die de detailhandelaar nodig heeft om een patroon voor de inwisseling en het verlies van cadeaukaarten vast te stellen. Latere aanpassingen vinden plaats in latere perioden om de ramingen van toekomstige niet-ingewisselde geschenkkaarten actueel te houden. De eerste aanpassing is potentieel gevaarlijk omdat zij een eenmalige schok in het rapportageproces teweegbrengt. Bovendien is de timing van deze aanpassing onderhevig aan manipulatie en kan het bedrag aanzienlijk zijn omdat het de accumulatie van meerdere jaren van breuk vertegenwoordigt, in plaats van slechts één.
Tijdens het eerste kwartaal van 2005 heeft Home Depot bijvoorbeeld een correctie van 43 miljoen dollar opgenomen voor cadeaukaartbreuken die alle voorgaande perioden vanaf “het begin van het cadeaukaartprogramma” bestrijken. De daaropvolgende correcties voor de rest van 2005 bedroegen echter $9 miljoen, een materieel bedrag, maar klein in verhouding tot de oorspronkelijke eenmalige correctie.
Consumenten vechten beperkingen van cadeaukaarten aan
Gelijktijdig met de populariteit van cadeaukaarten komen er klachten van consumenten over beperkingen op het gebruik ervan. Veel voorkomende klachten van consumenten hebben betrekking op de vervanging van verloren of gestolen cadeaukaarten, het terugbetalingsbeleid voor koopwaar, vervaldata en onderhoudskosten.
In New York, na het winnen van een overeenkomst met Home Depot om zijn beleid te herroepen dat de vervanging van verloren of gestolen cadeaukaarten verbiedt, verzekerde de procureur-generaal van de staat soortgelijke overeenkomsten in 2003 met detailhandelaren, waaronder Best Buy, Borders, Waldenbooks, Circuit City, CompUSA, Disney Stores, Kohl’s, Nordstrom, J.C. Penney, Eckerd, Musicland, Sears, The Sports Authority, Target, Toys “R” Us, Bloomingdale’s en Macy’s.
Deel vanwege fraudezorgen betalen Home Depot en veel andere nationale detailhandelaren aankopen die met een cadeaukaart zijn gedaan alleen terug als winkeltegoed. Veel detailhandelaren beperken ook het gebruik van cadeaukaarten tot gebruik in de winkel en staan geen aankopen met cadeaukaarten toe via hun online- of catalogusdivisies.
Dertien staten verbieden nu vervaldata voor cadeaukaarten, volgens Bankrate.com’s 2006 Gift Card Study. Andere staten stellen minimale vervaldatums.
Geld voor onderhoud (of dormancy) is nog steeds gebruikelijk, maar kan veranderen, volgens de Bankrate.com-studie, die een wens van retailers aanhaalt om meer “consumentvriendelijk” te worden. Dergelijke vergoedingen beginnen vaak als een $ 2 of $ 3 maandelijkse kosten ten laste van het kaartsaldo een jaar na de datum waarop de kaart is uitgegeven.
-Matthew G. Lamoreaux
PLAATSING VAN KAARTBREUK
De plaatsing van cadeaukaartbreuken in financiële overzichten veroorzaakt extra onzekerheid en variatie in de financiële verslaggeving. Best Buy Inc. voegde 43 miljoen dollar aan niet-ingewisselde cadeaubonopbrengsten direct toe aan de verkoopopbrengsten van februari 2006, inclusief 27 miljoen dollar uit eerdere perioden. Home Depot daarentegen heeft zowel de eenmalige als de periode-opbrengsten van de niet-ingewisselde geschenkkaarten gebruikt om de “verkoop- en algemene administratieve kosten” te verminderen. Best Buy en Home Depot werden in de gelegenheid gesteld om hun cadeaukaartboekhouding voor dit artikel toe te lichten. Beiden weigerden dit te doen.
In de analyse van de auteur geven 53 bedrijven weliswaar een beleidsverklaring over breuk, maar slechts 39 geven aan waar breuk te vinden is of zou kunnen zijn op de winst- en verliesrekening (zie Exhibit 1, Panel C). De tendens gaat duidelijk in de richting van “netto-omzet”, hoewel “andere inkomsten” ook enige steun krijgen. Samenvattend suggereerde de analyse dat, hoewel een toenemend aantal bedrijven informatie over geschenkkaarten verstrekt, er zelden nuttige kwantitatieve informatie wordt verstrekt over de bedragen van de jaarlijkse verkoop van geschenkkaarten en de breuk. De analyse suggereerde ook dat, hoewel bepaalde rapporteringstendensen zich aftekenen, de praktijken verre van uniform zijn.
Conceptueel leiden de praktijken om niet-ingewisselde geschenkkaartbedragen op te nemen in de verkoop of als een vermindering van de kosten van verkochte goederen tot misleidende, te hoge brutomarges, aangezien niet-ingewisselde geschenkkaartopbrengsten geen begeleidende inventariskosten hebben. Zo hebben sommige analisten van Best Buy aanvankelijk de voor beleggers gevoelige trends op het gebied van omzet en brutomarge verkeerd geïnterpreteerd. Het verlagen van de uitgaven van SG&A met afschrijvingen op cadeaukaarten is een meer conservatieve benadering, maar lijkt conceptueel onjuist en potentieel misleidend, aangezien het economische voordeel niet voortkomt uit maatregelen om de uitgaven te verlagen.
Aternatief zou het afboeken van cadeaukaarten over terugkerende periodes kunnen worden opgenomen onder “overige opbrengsten” en het bedrag afzonderlijk in een voetnoot kunnen worden vermeld, indien het materieel is. Dit zou analisten tenminste in staat stellen om het van de “omzet” te scheiden. Niet-recurrente breuk van cadeaukaarten uit meerdere periodes is echter een onhoudbaar element van de activiteiten en voldoet aan de definitie van een speciale post. Ondernemingen die geschenkkaarten aanbieden, moeten op zijn minst hun behandeling van geschenkkaarttransacties en -breuk in de voetnoten bekendmaken. Ook MD&A-vereisten verplichten bedrijven waarschijnlijk om te vermelden of ze dergelijke programma’s aanbieden en, zo ja, de bedragen van cadeaukaartopbrengsten en niet-ingewisselde saldi, indien materieel.
|
Exhibit 1
|
Analyse van Gift Card Accounting (167 bedrijven)* |  |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
HET ZICHT VAN DE SEC
De SEC heeft geen publiek standpunt ingenomen over de boekhouding van cadeaubonnen (de SEC-medewerkers weigerden te worden geïnterviewd voor dit artikel), behalve om aan te geven dat de medewerkers de onmiddellijke erkenning van elk bedrag aan inkomsten op het verkooppunt niet in overeenstemming achten met de visie van de medewerkers op de GAAP. Maar alleen al het afleggen van zo’n verklaring geeft waarschijnlijk aan dat cadeaukaartboekhoudingskwesties op de “radar” van de SEC staan en dat het personeel van de Division of Corporation Finance al de behandeling van de cadeaukaartverkoop door toepasselijke emittenten in de gaten houdt bij het beoordelen van indieningen.
Gezien de geschiedenis van het personeel bij eerdere opkomende kwesties, lijkt het waarschijnlijk dat het personeel zijn beoordelingen zal opvolgen met opmerkingen over deze kwestie in een poging om de reeks praktijken die detailhandelaren nu volgen te beperken en een zekere mate van consistentie in de rapportage aan te brengen. In dat geval kunnen detailhandelaren het risico lopen dat zij gewijzigde 10-K’s indienen, registraties van nieuwe effecten uitstellen en zelfs financiële resultaten herformuleren. Hoe dan ook, het gedrag van de SEC in het verleden suggereert dat het personeel op zijn minst retailers zal aanmoedigen om opener te zijn over hun behandeling van cadeaukaarttransacties. 