Er zijn twee manieren om een ACH-overschrijving van uw bank te verzenden nadat u uw betaling in E-File hebt gestart en een uniek identificatienummer voor uw betaling hebt.
- Via de website van uw bank OF
- Via uw boekhoudsysteem
Het is belangrijk op te merken dat wij voor elk van deze methoden alle volgende informatie in de juiste velden moeten ontvangen om uw betaling te kunnen accepteren.
ACH Record Layout
| Record Type | Field | Data Element Name | Definition | Commentaar |
|---|---|---|---|---|
| 5 | 3 | 1. Bedrijfsnaam | Uw bedrijfsnaam | Wijzigt nooit |
| 5 | 6 | 2. Standard Entry Class Code | CCD | Wijzigt nooit |
| 5 | 9 | 3. Effective Entry Date | Entry Date | Wijzigt elke betaling |
| 6 | 2 | 4. Transactiecode | 22 – Vraagkrediet | Wijzigt nooit |
| 6 | 3 & 4 | 5. Ontvangende DFI-identificatie
(ABA Routing #) |
In E-File opgenomen voor veiligheidsdoeleinden | Wijzigt nooit |
| 6 | 5 | 6. DFI Rekeningnummer | Voor veiligheidsdoeleinden opgenomen in E-File | Nooit gewijzigd |
| 6 | 6 | 7. Bedrag | Betalingsbedrag (moet het exacte bedrag zijn dat u in E-File hebt gezet) | Mag elke betaling veranderen |
| 6 | 7 | 8. Identificatienummer | ID nummer (E-File genereert een nieuw nummer voor elke betaling) | Verandert elke betaling |
| 6 | 8 | 9. Ontvangende bedrijfsnaam | USAC-betaling | Verandert nooit |
De website van uw bank gebruiken
De eerste manier om een ACH-betaling te verzenden, is via de website van uw bank. De uitdaging bij het gebruik van de interface van uw bank is ervoor te zorgen dat u de juiste gegevens in het juiste veld invoert, omdat de velden niet altijd dezelfde volgorde hebben als hierboven.
U moet speciale aandacht besteden aan waar u het unieke “Identificatienummer” moet plaatsen dat E-File u voor elke betaling geeft. Het moet in het ID-veld voor de ontvanger/betaler. Dit veld heeft verschillende namen in verschillende systemen. In het systeem van JP Morgan heet het veld bijvoorbeeld “Beneficiary ID Number”, terwijl het in het CashPro-systeem van de Bank of America het veld “Vendor ID” wordt genoemd.
Uw boekhoudsysteem
De tweede manier om een ACH-betaling te verzenden, is door gegevens in uw boekhoudsysteem in te voeren. Dit creëert een bestand in het NACHA-formaat dat naar uw bank wordt verzonden.
Het Identificatienummer moet in de NACHA-standaard worden gezet voor “Entry Detail Record Type Code 6, Veldnummer 7 – Identificatienummer.” Mogelijk moet u uw IT-afdeling vragen een specifiek veld in uw boekhoudsysteem aan te wijzen waarin het identificatienummer wordt opgeslagen en mogelijk moeten zij het systeem ook bijwerken om dit nummer in het juiste veld op te nemen. Als het Identificatienummer in het verkeerde veld staat, zal uw ACH-overboeking worden afgewezen.
Wij raden u aan voldoende tijd uit te trekken voor het instellen van dit nieuwe proces, aangezien dit meer tijd kan kosten dan u denkt, afhankelijk van uw systeem.
Tips voor succes
- Ontdek nu welk veld het juiste is voor het Identificatienummer. Dit kan tijd kosten als u met uw bank of IT-afdeling moet samenwerken.
- U moet het unieke Identificatienummer voor uw betaling opnemen en in het juiste veld zetten, anders zal het Amerikaanse ministerie van Financiën uw betaling afwijzen.
- Zet het Identificatienummer niet in het addendum of in de opmerkingen.
- Uw bank of uw bedrijf kan meer informatie nodig hebben om een overboeking uit te voeren, zoals het Federal Employer Identification Number (FEIN) van USAC. We hebben deze informatie opgenomen in de FAQ’s over E-File, onder “Bedrijfs- en bankgegevens”. Neem contact met ons op als u andere informatie nodig hebt om een betaling te verwerken.
- Uw ACH-betaling lijkt in eerste instantie misschien correct te zijn verwerkt. Het kan enkele dagen duren voordat u een afwijzingsbericht ontvangt als uw bestand niet de vereiste gegevens in het vereiste formaat bevatte.
- Ten slotte raden wij u aan kleine ACH-betalingen (zoals $ 1,00) te verwerken om dit proces te testen vóór de volgende factuurdeadline. Alle betalingen zullen op uw rekening worden bijgeschreven.