Administratieve verwerking van servicecontracten: Softwarelicenties en -leases

Tijdens de vele nieuwe en bijgewerkte boekhoudnormen die de afgelopen jaren zijn gepubliceerd, zijn er belangrijke wijzigingen doorgevoerd in de manier waarop bedrijven servicecontracten aanpakken. Enerzijds heeft de nieuwe richtlijn voor lease accounting ertoe geleid dat organisaties servicecontracten die leasecontracten kunnen bevatten, opnieuw tegen het licht moeten houden, waardoor de interpretatie van en rapportage over deze overeenkomsten complexer is geworden. Aan de andere kant verduidelijken nieuwe regels voor de boekhoudkundige verwerking van bepaalde softwarecontracten hoe accountants deze overeenkomsten moeten benaderen.

Lees verder om meer te weten te komen over de nieuwe wijzigingen en toegang te krijgen tot gratis hulpmiddelen om u te helpen de naleving te vereenvoudigen.

Administratieve verwerking van in servicecontracten besloten leases

Op grond van de nieuwe leaseverwerkingsstandaarden ASC 842, IFRS 16 en GASB 87 moeten organisaties hun servicecontracten (zoals logistiek, beveiliging en gegevensopslag) onderzoeken en beoordelen of deze overeenkomsten eventuele in contracten besloten leases bevatten.

Er bestaan geen snelkoppelingen voor het identificeren van in contracten besloten leases. Dienstverleningscontracten zullen zelden de termen “lease” of “huur” bevatten, waardoor het proces een complexe onderneming wordt, vooral voor bedrijven met grote aantallen te evalueren overeenkomsten. In een KPMG-enquête die werd gepubliceerd in de periode waarin beursgenoteerde ondernemingen overstapten op de nieuwe standaard, meldden respondenten dat het identificeren van in contracten besloten leases een van de meest uitdagende aspecten van de overgang was.

Voor meer duidelijkheid over hoe leases in contracten kunnen worden besloten, laten we een voorbeeld doorlopen.

Bedrijf A heeft een contract voor beveiligingsdiensten met ABC Security. ABC Security levert camera’s, monitors en keypads voor de faciliteiten van bedrijf A. In het contract staat dat bedrijf A het volledige gebruik krijgt van de bewakingsapparatuur van ABC Security. Het contract vermeldt elk item, samen met een identificatienummer, dat zal worden gebruikt voor dit contract.

Bedrijf A zal de volledige controle hebben over de bewakingsapparatuur, en zal in wezen alle economische voordelen van de bewakingsapparatuur verkrijgen. Het apparatuurgedeelte van dit contract voldoet aan alle normen die vereist zijn voor een in een contract besloten lease:

1. De onderliggende activa worden specifiek geïdentificeerd.
2. Bedrijf A heeft de controle over de onderliggende activa.
3. Bedrijf A verkrijgt in wezen alle economische voordelen van de onderliggende activa.

Als u op zoek bent naar een startpunt bij het evalueren van uw contracten, bevatten beveiligings-, logistieke en opslagovereenkomsten vaak ingesloten leaseovereenkomsten.

LeaseQuery biedt een ingebedde leasetest waarmee u al uw contracten kunt evalueren op ingebedde leases:

Als u een contract vindt dat een leaseovereenkomst bevat, kunt u onze leaseactiva-tracker gebruiken om een gedetailleerd overzicht bij te houden. We hebben ook een tracker voor leaseactiva speciaal voor overheidsinstanties.

Worden softwarelicenties beschouwd als servicecontracten volgens ASC 842, IFRS 16 of GASB 87?

De nieuwe regels voor lease accounting roepen vragen op over de behandeling van kosten in verband met vergoedingen voor software as a service (SaaS) vergoedingen en softwarelicenties. Veel softwarecontracten verlenen klanten het recht op het gebruik van een immaterieel actief. Vanwege de formulering “gebruiksrecht” bestaat er verwarring over de vraag of deze contracten als leaseovereenkomsten kunnen worden beschouwd. Volgens US GAAP bepaalt ASC 842 duidelijk dat immateriële activa niet voldoen aan de kwalificaties voor een lease. Ook GASB 87 sluit immateriële activa uit.

Onder IFRS 16 kunnen immateriële activa (en dus ook softwarelicenties) voldoen aan de kwalificaties voor een lease. Als zodanig verschilt de behandeling van de aan deze licenties verbonden kosten van US GAAP. Voor bedrijven die volgens IFRS rapporteren, is het van vitaal belang om met uw accountants samen te werken om ervoor te zorgen dat u de richtlijnen correct interpreteert.

Administratieve verwerking van software-as-a-servicecontracten – wat is er veranderd

Het gebruik van cloudgebaseerde software was al in opkomst vóór de pandemie. In het kielzog van COVID-19 is SaaS een vitaal hulpmiddel geworden voor werk, school en zelfs amusement. Nu zo veel organisaties investeren in cloud-based computing, is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de richtlijnen voor de boekhoudkundige verwerking van deze contracten.

De bijgewerkte richtlijn, FASB Subtopic ASC 350-40, Customer’s Accounting for Implementation Costs Incurred in a Cloud Computing Arrangement That Is a Service Contact (ASC 350-40), is op 1 januari 2020 van kracht geworden voor beursgenoteerde ondernemingen. Niet-publieke entiteiten moeten de nieuwe leidraad volgen voor alle jaarlijkse verslagperioden die beginnen na 15 december 2020.

Vóór de uitgifte van ASC 350-40 bestonden er twee verschillende verwerkingswijzen voor softwarecontracten:

1. Contracten die een softwarelicentie bevatten: organisaties konden de kosten van de softwarelicentie en de implementatiekosten ervan activeren.
2. Service-only softwarecontracten: de richtlijn was iets onduidelijker.

Bij cloud computing-contracten koopt de koper vaak een dienst, en geen licentie. Door een gebrek aan duidelijkheid in de richtlijnen was het gebruikelijk om alle kosten in verband met deze contracten als gemaakte kosten te behandelen, waardoor organisaties de kans misliepen om bepaalde vergoedingen te activeren.

Als gevolg hiervan leek het kopen van on-premise software een aantrekkelijkere beslissing voor de bottom line van een bedrijf. Maar de aanschaf van een SaaS-product kan verstrekkende voordelen hebben die de zorgen over de resultatenrekening overschaduwen. De FASB heeft, gedeeltelijk om te erkennen dat het gebrek aan duidelijkheid in de standaard deze aankoopbeslissingen op oneerlijke wijze beïnvloedde, ASC 350-40 uitgegeven. De nieuwe richtlijn verduidelijkt de behandeling van cloud computing-overeenkomsten – zowel die met als die zonder softwarelicenties. Lees onze blog met een meer diepgaande uitleg van de nieuwe leidraad, evenals een stapsgewijs voorbeeld van de boekhoudkundige verwerking van servicecontracten, inclusief journaalposten.

Boekhoudkundige verwerking van op abonnementen gebaseerde informatietechnologieovereenkomsten voor overheidsinstanties

Gelijk aan particuliere organisaties variëren overheidsinstanties sterk in hun aanpak van de boekhoudkundige verwerking van cloud computing-contracten. In 2020 heeft de GASB Statement No. 96, Subscription-Based Information Technology Arrangements, (GASB 96) vrijgegeven, wat de eerste leidraad is voor de verslaglegging van staats- en lokale overheden over softwarecontracten. De nieuwe regels zijn van kracht voor alle verslagperioden die beginnen na 15 juni 2022.

De leidraad schetst de definitie van een op abonnementen gebaseerde informatietechnologieovereenkomst (SBITA) als “een contract dat de controle overdraagt over het recht om de IT-software van een SBITA-verkoper te gebruiken, alleen of in combinatie met materiële kapitaalgoederen (de onderliggende IT-activa), zoals gespecificeerd in het contract voor een periode van tijd in een uitwisseling of een op uitwisseling gelijkende transactie.” Om eenvoudig te bepalen of uw contracten aan de definitie voldoen, kunt u ons gratis hulpmiddel voor het identificeren van SBITA gebruiken.

De rapportagevereisten die in GASB 96 worden geschetst, weerspiegelen die van GASB 87, de overheidsrichtlijn voor rapportage over leases. Overheidsinstellingen zijn verplicht om een gebruiksrecht-abonnementsactief en een overeenkomstige abonnementsverplichting op te nemen. De standaard biedt ook richtlijnen voor contante uitgaven, zoals implementatievergoedingen, om toekomstige verschillen te voorkomen in de manier waarop overheidsinstanties niet-abonnementskosten rapporteren.

IFRS en cloud computing-contracten

In tegenstelling tot de FASB en GASB heeft de IASB besloten om het opstellen van een nieuwe standaard voor cloud computing-contracten niet toe te voegen aan zijn werkplan. De Interpretations Committee van de Board heeft bepaald dat de huidige richtlijnen in IAS 38, IFRS 15, en IAS 1 voldoende leidraad bieden voor SaaS-contracten, inclusief aanpassings- en configuratiekosten. Dit is een voorlopig agendabesluit, en de Interpretations Committee accepteert opmerkingen tot 15 februari 2021.

Vooruitblik

De FASB- en GASB-wijzigingen in de boekhoudkundige verwerking van cloud computing-overeenkomsten zouden enige verlichting voor accountants moeten bieden. Naarmate meer software in de cloud wordt gehost, stellen deze updates organisaties in staat om weloverwogen beslissingen te nemen over potentiële software-investeringen zonder te worden belemmerd door verwarring over de boekhoudkundige verwerking van de aankoop.

Omgekeerd zal het aanpakken van in contracten besloten leases op een doorlopende basis meer voeten in de aarde hebben. U zult processen moeten implementeren waarmee u nieuwe contracten kunt evalueren en de lease- en niet-leasekosten kunt identificeren.

De nieuwe standaarden voor cloud computing bieden eenvoud en duidelijkheid, terwijl de standaarden voor leases de zaken ingewikkelder maken. De Boards geven een beetje en ze nemen een beetje.