Beste software-oplossingen voor crediteurenadministratie

Of u nu net begint met het automatiseren van uw crediteurenadministratie, of onderzoek doet naar nieuwe technologie om uw bestaande automatiseringsinspanningen te verbeteren, het kan een verwarrende markt zijn met een grote verscheidenheid aan oplossingen, automatiseringssoftware en tools. Deze gids is gemaakt om u op weg te helpen bij het onderzoeken, evalueren en selecteren van de beste softwareoplossing voor crediteurenadministratie die aan de behoeften van uw organisatie voldoet. Het is belangrijk op te merken, deze gids scharniert op het belang van het houden van in gedachten de accounts payable software functies die het beste zou dienen uw bedrijf.

Step # 1: Definieer uw Scope

Het kan veel te eenvoudig zijn om te denken van de reikwijdte van uw project als het resultaat dat u hoopt te bereiken. Misschien denkt u: “Ik ben op zoek naar een oplossing die ons crediteurenadministratieproces zal versnellen en automatiseren en mijn leven in AP een beetje gemakkelijker zal maken.” Hoewel dit een redelijke doelstelling is en haalbaar met verschillende moderne AP-factuurautomatiseringsoplossingen, moet u wat meer tijd en denkwerk besteden aan deze eerste stap, omdat deze u zal helpen het succes van uw aanstaande project te definiëren.

Hier volgt een kort overzicht van de belangrijkste stappen van factuurverwerking, zodat u kunt bepalen welke gebieden u wilt verbeteren:

1. Invoice reception and data capture
2. Invoice workflow and approval
3. Supplier payment

Factuurverwerking is niet hetzelfde als e-facturatie, noch leveranciersportals of complexe inkoopsystemen. Dit soort oplossingen kan u op sommige manieren helpen efficiënter te werken, maar ondersteunen niet de kern van het crediteurenadministratieproces. Als crediteurenadministratie uw topprioriteit is, moet u uw inspanningen richten op een oplossing die deze drie stappen aankan:

1. Factuurontvangst: papier, pdf, xml… alle gegevens in één formaat

Hoe ontvangt u vandaag facturen van leveranciers? Papier op de post, pdf via e-mail en/of e-facturen? Een goede oplossing voor het scannen en vastleggen van gegevens zorgt ervoor dat alle facturen, ongeacht het formaat, worden geconsolideerd in gestandaardiseerde gegevens die in uw digitale AP-workflow kunnen worden ingevoerd. Deze dienst kan worden uitbesteed, worden aangeschaft als onderdeel van de AP-factuurautomatiseringsoplossing of als een stand-alone systeem. In het laatste geval is het van cruciaal belang dat er een solide verbinding is tussen uw capture-oplossing en alle andere systemen.

1. Factuurworkflow: versnelde verwerking door handmatige taken te verwijderen

De feitelijke verwerking van een factuur omvat verschillende taken, afhankelijk van het type factuur. Onkostendeclaraties of niet-PO-facturen moeten worden gecodeerd, gedistribueerd en goedgekeurd. Facturen die verwijzen naar een inkooporder (PO) moeten worden gekoppeld aan een PO, de gegevens moeten op regelniveau worden gematcht, en alle geconstateerde afwijkingen moeten ter controle en goedkeuring worden verspreid. Met een moderne oplossing voor automatisering van AP-facturen kan elk van deze taken tot op grote hoogte worden geautomatiseerd. Als u overweegt om alleen te vertrouwen op de bestaande workflowmogelijkheden van uw ERP/financiële systeem, moet u nagaan of dat systeem geschikt is voor het leveren van een effectieve oplossing voor het verwerken van facturen zonder contact. Houd rekening met de IT-overhead en voortdurende ondersteuning voor het configureren en onderhouden van native workflows in uw business case, ROI-analyse en succesmeting.

1. Betaling van leveranciers: veilige en snelle betalingen voor betere relaties met leveranciers

Zodra de factuur is verwerkt en goedgekeurd in de AP-workflow, wordt deze in het ERP-systeem geboekt voor definitieve boeking en betaling. De beste softwareoplossing voor crediteurenautomatisering zal u helpen de factuurverwerking te versnellen, zodat u uw leverancier sneller kunt betalen. Als u kiest voor de weg van een externe AP-oplossing, zal de verwerking gebeuren buiten uw ERP, dus het is van cruciaal belang dat de oplossing die u selecteert een naadloze en solide integratie met het ERP heeft om ervoor te zorgen informatie stroomt naadloos en veilig tussen de twee systemen.

De projectomvang moet worden gebaseerd op de behoeften en uitdagingen van uw organisatie. Het belangrijkste om hier te onthouden is om duidelijk gedefinieerde doelstellingen vast te stellen en om binnen het projectbereik te blijven. Een van de grootste valkuilen van een AP automatiseringssoftware initiatief is het toevoegen van sub-projecten op gerelateerde gebieden aan de scope, zoals dynamische kortingen, leveranciers portals, e-facturatie, etc. Deze kunnen worden beschouwd als afzonderlijke aanvullende initiatieven, maar hun succes is afhankelijk van het eerst op orde krijgen van uw AP-huis.

Voorbeelden van specifieke en meetbare projectdoelen zijn:

• Verminder de doorlooptijd voor factuurverwerking met X%
• Bereik Y% volledig geautomatiseerde – touchless – verwerking van PO-gebaseerde facturen
• Verminder harde kosten door late betalingen van leveranciers met Z

Stap #2: Breng het huidige crediteurenadministratieproces in kaart om uw behoeften te bepalen

Het crediteurenadministratieproces bestaat meestal uit twee verschillende workflows, afhankelijk van het factuurtype: het verwerken van onkostennota’s die niet zijn gerelateerd aan een inkooporder en het verwerken van facturen voor directe uitgaven die zullen worden gematcht met een inkooporder en goederenontvangstnota in het ERP en/of het inkoopsysteem.

De sleutel hier is om te kijken naar uw huidige proces en zich te concentreren op waar uw pijnpunten zijn, zodat u ervoor zorgt dat de oplossing die u selecteert deze cruciale gebieden aanpakt, in plaats van minder problematische secties die “nice to have” zouden zijn. Begin deze stap met het bepalen van de verhouding tussen PO- en niet-PO-facturen in uw organisatie. Breng vervolgens in kaart hoe u deze workflows momenteel verwerkt – hoeveel mensen zijn erbij betrokken, welke stappen zijn handmatig versus geautomatiseerd, en wat zijn de belangrijkste pijnpunten of knelpunten in elke processtroom? Hoe archiveert u momenteel uw facturen nadat ze zijn verwerkt? Hier is een lijst met de meest voorkomende uitdagingen in elke workflow om u op weg te helpen.

Challenges in de direct spend (PO) facturen workflow:

• Het matchen van factuurregels met overeenkomstige gegevens op inkooporders en goederenontvangstnota’s wanneer niet alle gegevens digitaal zijn en/of gesynchroniseerd in één systeem.
• Het beheren van afwijkende factuurgegevens is een zeer tijdrovende taak, waarvoor onderzoek met leveranciers en inkopers nodig is.
• Als er een automatisch matchingsproces is, is er vaak nog een uitdaging wanneer gegevens niet perfect op elkaar aansluiten, waardoor een handmatige review nodig is.
• Alle matching-engines zijn niet gelijk, en dit kan van grote invloed zijn op het niveau van touchless factuurverwerking versus hoger dan verwachte niveaus van interventie.

Uitdagingen in de workflow voor facturen voor indirecte uitgaven (niet-PO):

• Als er geen centrale inbox voor leveranciersfacturen is, worden deze in verschillende formaten naar verschillende ontvangers gestuurd en lopen ze het risico te blijven steken in persoonlijke inboxen of op bureaus op verspreide locaties voordat ze ooit in het AP-proces worden ingevoerd.
• Handmatige verwerking en veel mensen die bij het AP-proces betrokken zijn, vergroten het risico van menselijke fouten bij de codering, goedkeuring en betaling van een factuur.
• Oouderwetse en onhandige systemen vertragen het AP-proces en vergroten het risico van te late – of erger nog – geen betalingen aan leveranciers.
• Zonder een oplossing is het bijna onmogelijk om inzicht te hebben in de status van een factuur, facturen die dicht bij de vervaldatum liggen, werkelijke uitgaven en facturen waarvoor nog een opbouw moet worden gemaakt.

Als u eenmaal een lijst hebt van de belangrijkste pijnpunten die u wilt wegnemen door een AP-automatiseringsoplossing te implementeren of te vervangen, hebt u een redelijk goed inzicht in de belangrijkste functies van crediteurensoftware waarnaar u moet zoeken bij het doorlichten van verschillende leveranciers en oplossingen.

Stap 3: Identificeer systeemafhankelijkheden

Het Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem of financieel systeem is de belangrijkste afhankelijkheid wanneer u een nieuwe AP-automatiseringsoplossing overweegt. Het is van cruciaal belang dat uw nieuwe AP-oplossing een krachtige, stabiele en naadloze verbinding met het ERP heeft om een moeiteloze synchronisatie van uw stamgegevens te garanderen – van grootboekrekeningen en betalingstermijnen tot inkooporders en belastingcodes.

Wanneer een volledige synchronisatie is opgezet, kunnen factuur-, inkoop- en boekhoudgegevens naadloos tussen de bedrijfssystemen worden uitgewisseld om het matchen van factuurgegevens met inkooporders, goederenontvangsten en contracten op regelniveau te vergemakkelijken. Voor uw AP-afdeling betekent dit een nauwkeurige en efficiënte factuurverwerking met de hoogste mate van automatisering.

De belangrijkste actiepunten in deze stap zijn om vast te stellen welk(e) ERP-systeem(en) uw organisatie gebruikt, evenals eventuele andere systemen die betrokken zijn bij de crediteurenadministratie(s) en inkooporderverwerking. Zoek vervolgens intern uit of er plannen zijn om deze systemen te upgraden of te wijzigen, wat gevolgen kan hebben voor de tijdlijn van uw automatiseringsproject. Met dit in gedachten, moet u de leveranciers die u onderzoekt volledig doorlichten. Kunnen ze een stabiele en sterke verbinding met uw ERP bieden en integreren met uw verschillende systemen?

Stap #4: IT-vereisten vastleggen

Veel bedrijven die hun crediteurenadministratie willen automatiseren, komen voor een uitdaging te staan als het gaat om het integreren van een systeem met hun bestaande IT-infrastructuur, waaronder de ERP die in gebruik is. Als u ervoor kiest om een on-premise oplossing te installeren – gehost op uw eigen servers en waarvoor tal van aanpassingen nodig zijn – zal de implementatie van een nieuw systeem al snel een complex, tijdrovend en kostbaar IT-project worden.

Goed nieuws: er is een andere manier. Tegenwoordig zijn er veel AP-automatiseringsoplossingen beschikbaar als een standaard cloudservice. Een gestandaardiseerde toepassing betekent dat u toegang hebt tot de volledige functionaliteit die kan worden geconfigureerd voor uw zakelijke behoeften en processen in een soepel en snel implementatieproject. Business administrators, in plaats van IT-medewerkers, zijn verantwoordelijk voor doorlopende configuratie-updates omdat zij weten hoe uw organisatie zaken doet met leveranciers en hoe die leveranciers u factureren. Een ander voordeel van een cloudoplossing is dat productupgrades regelmatig automatisch beschikbaar worden gesteld, zodat het niet nodig is om het IT-team in te schakelen of externe consultants in te schakelen voor upgradeprojecten.

Als uitvoerbare controlepunten voor deze stap, moet u ervoor zorgen dat u uw IT-team erbij betrekt om ervoor te zorgen dat zij het project kunnen ondersteunen met de benodigde middelen. Zij kunnen u ook helpen bij het maken van de keuze tussen een on-premise of een meer schaalbare cloudoplossing. En ten slotte moet u uw IT-team vragen naar eventuele specifieke vereisten met betrekking tot systeembeveiliging, hosting en onderhoud.

Stap #5: Onderzoek, audit en vergelijk oplossingen

Nu u een redelijk goed inzicht hebt in het type oplossing dat u nodig hebt en de uitdagingen die u wilt oplossen, is het tijd om op zoek te gaan naar de oplossing die het beste aansluit bij uw vastgestelde behoeften. Er is een reden dat deze stap aan het einde van de lijst staat: als u begint met het onderzoeken van oplossingen voordat u een duidelijk beeld hebt van uw behoeften, kunt u worden verleid door iets dat er geweldig uitziet op een chique website of glanzende marketingbrochure, maar in werkelijkheid niet het werk doet dat u nodig hebt.

Net als wanneer u van plan bent een nieuwe auto te kopen of uw volgende vakantiereis te boeken, zorg er dan voor dat u grondig onderzoek doet met behulp van verschillende informatiekanalen:

• Start met Google om potentiële kandidaat-oplossingen te identificeren, blader door hun website en bookmark deze.
• Ga naar LinkedIn om deel te nemen aan discussies in relevante groepen, vraag groepsleden naar hun ervaringen bij het selecteren en implementeren van een nieuwe AP-automatiseringsoplossing.
• Vraag uw collega’s of vrienden in vergelijkbare functies en/of bedrijven om feedback en aanbevelingen over de oplossing die zij gebruiken.

Als u eenmaal uw beperkte lijst met leveranciers hebt gevonden, vraag hen dan om casestudy’s en referenties, evenals live demo’s. Vervolgens kruisverwijzingen uw toplijst in een enkele vergelijking vel en evalueren hoe goed elke oplossing voldoet aan de eisen die u benadrukt in de stappen 1-4.

Stap #6: Bouw uw business case

Als u de vorige stappen van deze handleiding hebt voltooid, dan hebt u al het grootste deel van het onderzoek gedaan en de gegevens verzameld die nodig zijn om een business case op te bouwen. Nu is het tijd om uw bevindingen samen te vatten en ervoor te zorgen dat u de relevante informatie aan de juiste belanghebbenden en besluitvormers presenteert.

Hoe te verkopen aan uw IT-belanghebbenden

Uw IT-belanghebbenden zullen moeten weten welke impact de nieuwe oplossing op hun organisatie zal hebben, zowel wat betreft de implementatie, inclusief integratie met de bestaande IT-infrastructuur, als het lopende onderhoud. Om de goedkeuring van IT te krijgen, moeten zij het volgende weten:

• Welke middelen zijn er nodig van het IT-team tijdens de implementatie?
• Heeft de oplossing voortdurende ondersteuning van IT nodig in termen van onderhoud en regelmatige upgrades?
• Hoe zal de oplossing toekomstige veranderingen in de bedrijfs- of IT-infrastructuur ondersteunen?

Zoals besproken in stap 4, kunt u, als u een cloud-gebaseerde oplossing kiest, veel van de selectievakjes van het IT-team afvinken, aangezien dit u een gemakkelijke integratie, geen intern onderhoud en automatische productupgrades zal bieden. In feite helpt u uw IT-manager waarschijnlijk tijd vrij te maken voor zakelijke kernprojecten door oude, on-premise oplossingen te vervangen door een cloudservice.

Hoe te verkopen aan uw financiële belanghebbenden

Voor uw financiële belanghebbenden zal het vooral gaan om het maken van de rekensom en ervoor zorgen dat u een snelle en geloofwaardige ROI kunt presenteren. Maar financiële managers willen ook gerustgesteld worden dat dit een project met een laag risico zal zijn, dus vertrouwen opbouwen en een oplossing presenteren met een bewezen track record is erg belangrijk. Zorg ervoor dat u casestudy’s of referentiegesprekken bij de hand hebt met bedrijven die de oplossing al gebruiken, om de geloofwaardigheid van de leverancier en uw business case te bewijzen.

Plus, een moderne softwareoplossing voor crediteurenadministratie zal helpen bij het leveren van een beter inzicht in de uitgaven en een nauwkeurigere rapportage van cashflow en accrual. En de juiste functies van de crediteurenadministratie software is zeker iets dat een glimlach op het gezicht van elke CFO zal toveren.

Doe de wiskunde – ROI

Wanneer het op de ROI-berekeningen aankomt, zijn er een paar gegevenspunten die u moet verzamelen:

1. Kosten van de oplossing: het is van cruciaal belang dat u een volledig en gedetailleerd beeld hebt, zodat u de totale eigendomskosten kunt berekenen. Vraag uw leverancier:

• Betaalt u licentiekosten of een maandelijks abonnement? Waarop zijn deze kosten gebaseerd – aantal facturen, gebruikers of iets anders?
• Wat zijn de kosten voor productupgrades in de komende paar jaar?
• Wat zijn de implementatiekosten en hoeveel ondersteuning is er nodig van uw interne IT-personeel tijdens de implementatie?
• Welke kosten mag u verwachten voor doorlopende ondersteuning en onderhoud?

1. Harde besparingen, zoals:

• Verlaging van het aantal medewerkers en/of het opschalen van de bestaande organisatie om grotere verantwoordelijkheden aan te kunnen.
• Verlies van kosten voor te late betaling, verloren of dubbele betalingen en besparingen door vroegbetaalkortingen.
• Vermindering van de kosten voor de verwerking van papieren facturen (scannen, verzenden, archiveren).
• Verlies van interne middelen voor het onderhoud van oude systemen.

1. Zachte besparingen, zoals:

• Tijdsbesparing in de hele organisatie (d.w.z. budgethouders die administratief werk doen en AP-medewerkers die zich bezighouden met escalaties van verkopers).
• Vrijmaking van middelen in AP voor taken die meer waarde toevoegen.
• Betere inzichten in AP-processen voor tijdige en nauwkeurige ondersteuning van financiële prognoses, cashflow en rapportage op transactiebasis.
• Betere relaties met leveranciers.
• Betere organisatorische flexibiliteit in geval van bedrijfsveranderingen, zoals fusies, overnames en internationale expansies.

Vraag uw leverancier om u te helpen al deze cijfers te verzamelen en te benchmarken en zet alles in een spreadsheet om aan uw interne stakeholders te presenteren.