Bijna elk time management advies dat u ooit hebt gelezen benadrukt het belang van het besteden van meer tijd aan belangrijke taken en minder of geen tijd aan alles wat je afleidt van uw productiviteit doelen.
Maar wat als je een stap verder zou kunnen gaan en je tijd zou kunnen verdelen op basis van taken met een hoge waarde en activiteiten met een lage waarde.
De 60-30-10-regel kan precies dat voor u doen en u een kader geven voor het toewijzen van uw tijd aan uw taken.
Deze regel stelt een structuur vast die u een beter idee geeft van welke taken de moeite waard zijn om op welk moment van de dag te doen.
60% is het hoogste niveau, 30% is het middelste niveau, en 10% is het lagere niveau.
De 60-30-10-regel betekent dat u 60% van uw werkdag toewijst aan activiteiten met een hoge waarde; 30% aan taken met een lage waarde die uw doelen nog steeds bevorderen; en 10% aan andere activiteiten die u kunnen helpen zich voor te bereiden op morgen.
Als u bekend bent met beleggen, denk dan aan dit tijdmanagementmodel als uw tijdportefeuilleverdeling over verschillende taken.
60% top tier naar taken met een hoge waarde
Er zal altijd meer te doen zijn dan er tijd is om ze te doen. “Als je niet de juiste aandacht besteedt aan wat je aandacht heeft, zal het meer van je aandacht opeisen dan het verdient,” zegt David Allen in zijn boek, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.
Het is gemakkelijk om opgewonden te raken van taken en te proberen elke dag te veel op je te nemen, maar als je dat doet, besteed je je energie overal zonder je belangrijkste dingen voor de dag te bereiken.
Om uw resultaten te verbeteren en meer gedaan te krijgen, scheidt u uw hoogwaardige werk van alle andere activiteiten. Ten minste 60 procent van uw dag moet worden toegewezen aan al uw hoogwaardige taken.
“Je moet beslissen wat je hoogste prioriteiten zijn en de moed hebben om aangenaam, glimlachend en niet-apologetisch – ‘nee’ te zeggen tegen andere dingen. En de manier om dat te doen is door van binnen een groter ja te laten branden,” betoogt Stephen Covey, bekend van zijn populaire boek The 7 Habits of Highly Effective People.
Taken met een hoge waarde dragen bij aan je missie, waarden en doelen op de lange termijn. Dit zijn dingen zoals dat boek dat je wilt schrijven, de presentatie die je wilt maken voor een promotie, de verkoopgesprekken, en het bedrijf dat je van plan bent te starten.
Voor elk groot doel, identificeer de individuele taken en kies waar je je op wilt richten voor de dag. Doe dat als eerste in de ochtend wanneer u het meest actief bent.
Het produceren van hoogwaardige resultaten vereist dat we de prioriteit geven aan taken die uiteindelijk een waardevol en waardevol resultaat opleveren.
Om meer hoogwaardig werk te doen, kijk eens naar alles wat op uw bord ligt. Onderzoek uw micro-activiteiten, of taken / deliverables. Zijn ze in lijn met het grotere plaatje van wat je probeert te bereiken? Kies wat u het meest essentieel vindt, maak wat ruimte vrij en werk alleen aan uw belangrijkste meetbare en haalbare doelen – het gaat erom dat u zich concentreert op taken die waarde toevoegen.
30% middelmatige tot laagwaardige activiteiten
Belast 30% van uw tijd met dringende, maar niet per se belangrijke taken.
Dingen zoals het verwerken van e-mail, het organiseren van bestanden, het beantwoorden van telefoongesprekken, het verzenden van teamstatusupdates, het schrijven van rapporten en sommige vergaderingen vallen in deze categorie.
Iedere keer dat u een e-mail opent, moet u een beslissing nemen, waardoor uw stroom wordt onderbroken. Het probleem is, elke individuele e-mail kan mijn volgende paar minuten, het volgende uur, of zelfs de hele dag maken of breken.
Mid-tier taken kunnen urgent lijken, maar als ze niet direct bijdragen aan je einddoel, kies er dan voor om ze te doen na het voltooien van taken met een hoge waarde.
Denk aan deze categorie als onderhoudstaken. Als je ze volledig verwaarloost, kom je in de problemen, maar je wilt je er niet op concentreren ten koste van belangrijker werk.
Wie wil het grootste deel van zijn werktijd besteden aan het beantwoorden van e-mail of het betalen van rekeningen? Sommige laagwaardige taken zijn gemakkelijk te automatiseren. Als je merkt dat je elke dag hetzelfde steeds opnieuw doet, zoek dan een manier om het te automatiseren en gebruik de vrije tijd voor iets anders.
Of het nu gaat om plannen, bevestigen of het maken van standaardafspraken, er zijn waarschijnlijk apps die je kunt gebruiken.
We moeten voorkomen dat dergelijke taken ons leven overnemen, zodat we tijd hebben om de echt grote uitdagingen aan te pakken die een echt verschil kunnen maken voor ons werk.
Als u het zich kunt veroorloven om minder tijd aan deze activiteiten te besteden om het te herinvesteren in wat het belangrijkst is, verminder dan het percentage tijd dat u aan deze categorie besteedt en doe meer hoogwaardig werk.
10% lager niveau moet morgen een verschil maken
Hoe u de dag afsluit, is van cruciaal belang, omdat het veel te maken heeft met hoe u de volgende dag begint. Taken in deze categorie zijn dingen die geen echte waarde toevoegen aan uw werk, visie of langetermijndoel, maar die u kunnen helpen morgen beter te beginnen.
Sommige mensen wijzen minder dan 10% van hun tijd toe aan dit niveau. Het hangt af van uw persoonlijke schema. het is aan jou.
Naast belangrijke werkactiviteiten hebben sommige mensen andere taken die ze moeten uitzoeken, maar die ze niet kunnen verantwoorden in de eerste paar uur van de dag.
U kunt dit niveau gebruiken om een nieuwe takenlijst te maken, of de oude te evalueren – zorg ervoor dat u bent waar u moet zijn op deze activiteiten en dat u zoveel hebt bereikt als u kon. Zo niet, maak dan een beter plan voor morgen.
Je zou ook je planning voor de volgende dag kunnen herzien. Of gebruik een deel van de tijd om op te ruimen. Voordat u de deur uitgaat, neemt u een paar minuten de tijd om afval weg te gooien, uw papieren te ordenen en uw bureau op te ruimen. Dit geeft dat gevoel van een frisse start wanneer u de volgende ochtend aankomt.
Als u geen plan hebt voor uw woon-werkverkeer naar huis, kunt u dingen plannen om te doen tijdens het pendelen – wat te lezen, podcasts die u kunt luisteren om te decomprimeren na een druk schema.
Natuurlijk kunnen deze categorieën worden herzien om uw unieke situatie en schema te weerspiegelen. – U kunt het veranderen in 50-30-20 of 70-20-10, afhankelijk van uw persoonlijke omstandigheden.
Prioriteren en optimaliseren van uw tijd kan u meer tijd geven om u te concentreren op wat echt belangrijk is – meer bereikt krijgen in een kleinere hoeveelheid tijd. Het idee is om jezelf in te stellen voor optimaal succes door je taken te categoriseren op basis van het beste gebruik van je tijd.