Het Schedule C bij het Form 5500 voor het planjaar 2009 voor grote plannen zal duidelijk verschillen van het Schedule C dat voorheen vereist was. Op 16 november 2007 heeft het Department of Labor (“DOL”) een nieuw Schedule C gepubliceerd, dat van kracht wordt voor het planjaar 2009 en dat aanzienlijk meer informatie vereist over vergoedingen en compensatie van dienstverleners. Op 14 juli 2008 publiceerde de DOL aanvullende richtsnoeren over de Schedule C-vereisten in de vorm van 40 veelgestelde vragen (“FAQ’s”).
Hoewel het nieuwe schema C voor het planjaar 2009 in het algemeen pas in 2010 moet worden ingediend, moeten plansponsors en dienstverleners zich vertrouwd maken met de nieuwe rapportagevereisten om goed voorbereid te zijn om op de vereiste datum te voldoen.
Het nieuwe schema C
De nieuwe Schedule C openbaarmakingsvereisten zijn bedoeld om de transparantie te vergroten met betrekking tot vergoedingen en uitgaven betaald door employee benefit-plannen, en om ervoor te zorgen dat planfunctionarissen de informatie krijgen die ze nodig hebben om de redelijkheid te beoordelen van vergoedingen betaald voor diensten die aan het plan zijn verleend.
Schema C moet worden bijgevoegd bij het formulier 5500 dat wordt ingediend voor een grote pensioen- of welzijnsuitkeringsregeling, of een entiteit voor directe indiening (bijv. gemeenschappelijke en collectieve trust), om personen te melden die diensten aan het plan hebben verleend en direct of indirect $ 5000 of meer aan te melden vergoedingen hebben ontvangen in verband met de aan het plan verleende diensten, of in verband met hun functie bij het plan. Directe compensatie omvat betalingen die rechtstreeks door het plan worden gedaan voor diensten die aan het plan zijn verleend of vanwege de positie van een persoon bij het plan. Voorbeelden van directe vergoedingen zijn directe betalingen door de regeling vanaf een fondsrekening, ten laste van verbeuringsrekeningen van het fonds en directe ten laste van individuele accounts van deelnemers aan het fonds. Betalingen door een sponsor van een regeling die niet door de regeling worden vergoed, zijn niet onderworpen aan de vereisten voor verslaglegging volgens schema C. Vergoedingen ontvangen door een dienstverlener in verband met diensten verleend aan het plan of in verband met zijn positie bij het plan die niet rechtstreeks van het plan of de sponsor van het plan worden ontvangen, moeten worden gerapporteerd als indirecte vergoedingen. Voorbeelden van te rapporteren indirecte vergoedingen zijn vergoedingen voor sub-transferagentschappen, vergoedingen voor aandeelhoudersdiensten, vergoedingen voor het bijhouden van rekeningen, 12b-1 distributievergoedingen, findersvergoedingen, floatinkomsten, makelaarscommissies en soft dollars. Het niveau van openbaarmaking dat voor een bepaalde dienstverlener vereist is, hangt af van de vraag of de dienstverlener alleen “in aanmerking komende indirecte compensatie” of andere compensatie dan “in aanmerking komende indirecte compensatie” heeft ontvangen.”
In aanmerking komende indirecte compensatie
In aanmerking komende indirecte compensatie omvat vergoedingen of onkostenvergoedingen die aan beleggingsfondsen in rekening worden gebracht en tot uitdrukking komen in de waarde van de belegging of in het rendement op de belegging (bijv. provisies voor vinders, “soft dollar”-inkomsten, float-inkomsten, en/of makelaarscommissies). Opdat dergelijke indirecte compensatie in aanmerking zou komen, moet de sponsor van de regeling de volgende informatie schriftelijk bekendgemaakt hebben gekregen:
- het bestaan van de indirecte compensatie
- de voor de indirecte compensatie geleverde diensten of het doel van de betaling van de indirecte compensatie
- het bedrag (of de schatting) van de compensatie of een beschrijving van de formule die wordt gebruikt om de compensatie te berekenen of te bepalen
- de identiteit van de partij of partijen die de compensatie betalen en ontvangen
Als een dienstverlener alleen in aanmerking komende indirecte compensatie heeft ontvangen, moet de sponsor van het plan alleen de persoon identificeren die de nodige informatie over de indirecte compensatie heeft verstrekt.
Indirecte compensatie en directe compensatie
Voor personen die directe compensatie of indirecte compensatie ontvingen die niet in aanmerking komt als in aanmerking komende indirecte compensatie, moet meer gedetailleerde openbaarmaking worden gedaan. Dergelijke dienstverleners moeten de naam, het adres en de EIN van de dienstverlener vermelden, de dienstcode die de aan het plan verleende diensten beschrijft, de relatie van de dienstverlener tot het plan, het bedrag van de door het plan betaalde directe compensatie en het bedrag van de ontvangen indirecte compensatie (of als alternatief, de formule die wordt gebruikt om het bedrag van de indirecte compensatie te bepalen).
FAQs Additional Guidance
De DOL ontving tal van vragen over de nieuwe rapportagevereisten voor Schedule C, en de FAQ’s werden gepubliceerd om veel van die vragen te beantwoorden. Onderwerpen die door de FAQ’s worden behandeld, zijn onder meer de volgende:
- vereisten voor de beperkte rapportage van in aanmerking komende indirecte compensatie
- rapportage van compensatie die wordt verstrekt via een gebundelde regeling of een “alliantie” regeling
- rapportage van zwevende inkomsten
- rapportagevereisten voor een dienstverlener die zowel in aanmerking komende indirecte beloning als indirecte beloning ontving die geen in aanmerking komende indirecte beloning is
- gebruik van een formule of een raming om indirecte beloning te melden
- methoden om te voldoen aan de meldingsplicht voor in aanmerking komende indirecte beloning (bijv.g., elektronische bekendmaking)
- melding van niet-geldelijke vergoedingen (bijv, geschenken, amusement) ontvangen door dienstverleners
Falen of weigeren informatie te verstrekken
Deel II van schema C vereist dat een sponsor van een regeling identificeerbare informatie bekendmaakt voor elke dienstverlener die heeft nagelaten of geweigerd de informatie te verstrekken die nodig is voor het invullen van schema C. Als erkenning van de moeilijkheden die veel dienstverleners ondervinden bij het verstrekken van de informatie die nodig is om te voldoen aan de nieuwe rapportagevereisten van schema C aan hun klanten van employee benefit-regelingen, biedt de DOL enige overgangsverlichting. Voor het planjaar 2009 zullen planbeheerders niet verplicht zijn om een dienstverlener op Deel II te vermelden als de planbeheerder van de dienstverlener een verklaring ontvangt dat de dienstverlener te goeder trouw heeft geprobeerd om tijdig alle noodzakelijke wijzigingen in de administratie en het informatiesysteem aan te brengen, en ondanks dergelijke inspanningen was de dienstverlener niet in staat om de wijzigingen op tijd te voltooien om de informatie voor het planjaar 2009 te verstrekken.
De volledige tekst van de FAQ’s is hier te vinden.
Neem contact met ons op voor meer informatie over het voldoen aan deze nieuwe vereisten.