Alle beslissingen met betrekking tot de 504 geschiktheid van een student, plaatsing en het verstrekken van noodzakelijke aanpassingen en/of gerelateerde hulpmiddelen of diensten zullen worden gemaakt door het 504 Team, en moeten worden gebaseerd op informatie uit verschillende bronnen, waarbij informatie uit alle bronnen zorgvuldig moet worden overwogen en gedocumenteerd.
De leden van het 504-team kunnen de 504-coördinator van het gebouw of een goedgekeurde aangewezen persoon zijn, een schoolverpleegkundige indien nodig, en ander geschikt schoolpersoneel dat op de hoogte is van de leerling en/of de evaluatie-informatie. De leerling en zijn/haar ouder/voogd worden gewoonlijk uitgenodigd om deel te nemen aan de 504-teamvergadering en krijgen de gelegenheid om alle relevante onderwijsdocumenten in te zien. De school en de ouder/voogd kunnen andere personen met kennis over het kind en/of het proces uitnodigen voor de 504-vergadering.
De ouder/voogd wordt vóór de vergadering schriftelijk op de hoogte gesteld van het tijdstip, de plaats en het doel van de vergadering.
De 504-coördinator van het gebouw of een door hem/haar aangewezen persoon zit de vergadering voor. Er kunnen notulen van de vergadering worden gemaakt en in dat geval wordt een kopie van de notulen binnen een redelijke termijn na de vergadering aan de ouder/voogd ter beschikking gesteld en bij het onderwijsdossier van de leerling gevoegd.
De beslissingen van het team moeten bij consensus worden genomen. Het is niet aangewezen om beslissingen over toelaatbaarheid of programmering te nemen op basis van een “stemming” bij meerderheid. Als er geen consensus is, neemt de 504-coördinator of de door hem aangewezen persoon op de vergadering de uiteindelijke beslissing over de geschiktheid van een kind en, indien nodig, de aanpassingen en gerelateerde hulpmiddelen en/of diensten die het kind nodig heeft om toegang te krijgen tot de schoolprogrammering.
Het schooldistrict zal de ouder/voogd op de hoogte brengen van de beslissing van het district. De ouder/voogd heeft het recht om geschillen op te lossen via de plaatselijke klachtenprocedure of door een onpartijdige hoorzitting te organiseren.